Как продуктивно работать в open space

Чем плох open space

Офисы open space известны ещё со времён работы инженеров Генри Форда и до сих пор остаются одним из самых популярных видов планировки. Многочисленные исследования доказывают, что такой формат изжил себя: эффективность работы ниже, чем в офисах кабинетного типа, а сотрудники быстрее устают и меньше успевают.

Главные проблемы, возникающие в open space:

1. Шум, который производят люди и работающая техника.
2. Риск распространения заразы, если кто-то из «ответственных» коллег приходит в офис больным.
3. Невозможность достичь состояния потока в работе из-за частых прерываний и совещаний.

Если вам лучше всего работается с утра или вечером, когда большей части ваших коллег нет на рабочем месте, а за два часа вы успеваете то, что не сделали за остальные шесть, присмотритесь к нашим рекомендациям.

Покидаем офис

Гибкий график работы

Если формат вашей работы позволяет, воспользуйтесь гибким графиком. Одним лучше и удобнее работать по утрам, когда большей части коллег ещё нет на рабочем месте, другие просыпаются ближе к вечеру.

Договориться о таком графике с начальством может быть непросто, но стоит хотя бы попробовать. Если поставленная задача будет выполнена, то какая разница, в какой именно промежуток времени?

Практика издательства, в котором я работала, показала эффективность такого подхода. Чёткое время начала рабочего дня и его окончания было только у сотрудников, завязанных на обслуживании клиентов, и продажников. Редакция, промоушен и другие отделы формально начинали работать в 10:00, но даже внутри одного отдела были разграничения для сов и жаворонков.

Переход на частичную удалёнку

Опыт компании 37Signals, которая почти полностью состоит из удалённых сотрудников, доказал, что для эффективной работы людям важно пересекаться на четыре часа в день онлайн. Остальные четыре часа люди работали в своём графике.

Это позволило компании, находящейся в Штатах, объединить в своей команде программистов из Гонконга, России, Дании, Швеции и разных городов США. Подробнее вы можете почитать об этом в книге «Remote. Офис не обязателен», которую написали владельцы компании Джейсон Фрайд и Дэвид Хенссон.

Мы не предлагаем вам покинуть офис и полностью перейти на удалёнку, так как такой график будет очень сложно согласовать с вашим начальником.

Но, например, перед сдачей проекта или перед каким-то ответственным дедлайном вполне реально договориться о паре дней работы из дома, чтобы максимально сосредоточиться на поставленной задаче.

Если присутствие в офисе всё-таки необходимо

Договариваемся с коллегами

Одна из самых раздражающих вещей — разговоры не по делу, слушателями которых становятся все коллеги, оказавшиеся рядом. Перенесите обсуждения в переговорку или на кухню.

Назначение совещаний и обсуждение прочих рабочих моментов, информация о которых касается только части людей, переведите в электронную почту, Skype, Telegram или любой другой мессенджер, удобный для большинства сотрудников.

В офисах, где принят гибкий график работы, всё равно существует прописанное начало рабочего дня. Договоритесь, что после официальных 9 утра все вошедшие после не здороваются на всю комнату и не отвлекают уже работающих коллег.

Примите за правило переключать телефон на беззвучный режим и выходить из помещения, когда вам позвонили.

Датские учёные провели исследование среди 2 403 сотрудников, работающих в разных типах офисов, и пришли к выводу, что люди из open space болеют на 62% чаще, чем сотрудники, имеющие личный кабинет.

Установите график проветриваний, тогда вы избежите недовольства, что на кого-то опять дует. Выйти в коридор и размяться в течение 10 минут — полезно как для глаз, так и для вашей продуктивности.

Если эти правила будут прописаны в политике компании и должностных инструкциях, никто не будет обижаться, когда вы тактично о них напомните.

Покупаем наушники с шумоподавлением

Избавиться от навязчивого гула помогут наушники с шумоподавлением. Оно бывает двух типов: активное и пассивное.

Пассивное подавление шумов достигается за счёт перекрывания внешних звуков плотными амбушюрами или «затычками». И здесь при выборе единого рецепта нет. Надо перемерить множество пар, чтобы подобрать то, что будет комфортно конкретно для вас и понравится по звуку.

Наушники с активным шумоподавлением эффективнее глушат посторонние звуки, но и стоят значительно дороже. Их принцип работы строится на том, что на наушниках установлен дополнительный микрофон, который улавливает внешние шумы и воспроизводит их в противофазе.

Мерное гудение компьютеров, вентиляции и принтеров уйдёт полностью, как только вы наденете наушники. Чтобы перестать слышать и разговоры, достаточно будет включить подходящую музыку.

У некоторых людей ношение наушников с активным шумоподавлением может вызвать головокружение или головную боль. И дело здесь не в качестве исполнения самих наушников, а в анатомических особенностях конкретного человека и его вестибулярного аппарата.

Чтобы не потратить деньги впустую, попросите у друзей, у которых есть такие наушники, одолжить их на пару дней, или перед покупкой узнайте в магазине об особенностях возврата, если вдруг наушники вам не подойдут.

По закону «О защите прав потребителей» и статье 502 Гражданского кодекса вы можете вернуть товар надлежащего качества в магазин в течение 14 дней с момента покупки. Но магазин может настоять, что эти наушники относятся к технически сложным товарам, возврат и обмен которых не осуществляется.

Занимаемся перепланировкой

Посмотрите критически на планировку места, в котором работаете. Есть ли у вас выделенное место для кухни и что она собой представляет: отдельное помещение, загородку или стол в середине комнаты с чайником и кофеваркой?

Кофеварку и прочие шумные бытовые приборы стоит максимально изолировать от основного помещения. Если есть отдельная загородка, то попробуйте договориться о том, чтобы довести её до потолка и отделить кухню от общей зоны дверью.

Принтеры и кулеры должны стоять как можно дальше от рабочих мест.

Офис должен быть разделён на шумные и тихие зоны. Селить вместе маркетологов и программистов — плохая идея для обоих отделов.

Организуйте рабочее место так, чтобы вам было приятно там находиться, ведь на работе мы проводим большую часть дня. Комфортное рабочее место — это баланс между открытостью и личным пространством. Вы можете отгородиться от коллег цветами, перегородкой или шкафчиком, не покидая общего пространства.

Бережём время

Опасность open space в том, что каждый сотрудник находится почти что на расстоянии вытянутой руки. Так преимущество такой планировки превращается в проклятие, потому что вас постоянно отвлекают. При этом то, что для вашего коллеги может быть срочной и важной задачей, для вас оборачивается несрочной и неважной.

При назначении встреч придерживайтесь правила выделять обязательных и необязательных участников, по окончании планёрки разошлите всем протокол с конечными решениями и сроками выполнения задач.

Выделите время, которое будет только вашим для выполнения ваших задач, когда никто из коллег не будет вас отвлекать по своим вопросам. Заранее оповестите сослуживцев, что готовитесь к важному для всей команды дедлайну, поэтому просите их не беспокоить вас в определённый день или часы.

Работа в open space — череда компромиссов. Начните изменения с себя и своего ближайшего окружения, тогда постепенно к новым стандартам подтянутся и остальные коллеги. Даже если вы не руководитель, а рядовой сотрудник, вы можете изменить жизнь вашего офиса к лучшему. Достаточно занять активную позицию и продвинуть свои идеи.

Расскажите, как проблемы работы в open space решаете вы?