Как планировать дела, чтобы всё успевать: метод консультанта по продуктивности в Google

Лора Мэй Мартин — главный консультант по продуктивности в Google. Она написала книгу «Аптайм» о том, как грамотно использовать «часы силы» — время, в течение которого вы максимально эффективно решаете рабочие и личные задачи. С разрешения издательства «Альпина Паблишер» мы публикуем главу «Воронка списков». Из неё вы узнаете, как сгруппировать разрозненные дела в стройные списки и не утонуть в хаосе планирования.

Считается, что составление списков свидетельствует о высоком уровне продуктивности. Известное исследование Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета Калифорнии показало, что составление списков увеличивает вероятность достижения целей на 42%. Списки приносят огромную пользу, но иногда становятся источником проблем. Как могут в списке дел одновременно оказаться пункты «Когда-нибудь научиться играть на пианино» и «Закончить презентацию сегодня к 17:00»? Вы можете хотеть сделать и то и другое, но у этих планов совершенно разные временные рамки, и для их воплощения требуется разное количество усилий. Один из них — это видение большой перспективы, а другой — то, что должно произойти сегодня. Как их совместить?

Списки действительно являются основой продуктивности. Они могут помочь управлять жизнью, но использовать их нужно правильно. Они нужны для того, чтобы вы точно знали, что и когда нужно сделать. Они дают уверенность в том, что вы ничего не забудете. Они освобождают ваш мозг для других дел. Планирование имеет огромное значение для того, сколько вы успеваете сделать в долгосрочной перспективе.

В книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать» Брайан Трейси пишет о том, что, если уделить 10–12 минут планированию своего дня, можно сэкономить до двух часов (100–120 минут), не потратив их впустую на попытки сфокусировать внимание. Например, список продуктов: на его составление нужно 5 минут, после чего на покупки потребуется всего 20 — вместо 40 минут блужданий по магазину в попытках вспомнить, какие товары нужны и где они находятся. Пять минут, потраченные на предварительное планирование, экономят 15 минут в долгосрочной перспективе.

Списки дел можно представить в виде воронки: на верхнем уровне в них можно перечислять всё, что вы могли бы или хотели бы сделать, а внизу — то, что будете делать именно сегодня, час за часом, исходя из времени, энергии и приоритетов. Концепцию «воронки списков» я успешно
преподавала в Google в течение многих лет. И если вам постоянно приходится мысленно отслеживать всё, что происходит, смешивая личные и рабочие дела, жонглируя задачами из разных сфер жизни, то воронка списков вам подойдёт.

Вы можете использовать как отдельные части воронки списков, так и всю её целиком. Адаптируйте её, как считаете нужным, в зависимости от вашего вида деятельности, должности или обязанностей, в любом случае — это комплексная система, которая поможет вам отслеживать все дела. На её основе многие создают собственные органайзеры, панели управления и многоразовые шаблоны. И те, кто освоил этот метод, рассказывали, как он сэкономил им время и сделал их более продуктивными.

Продвижение по воронке

Воронка списков строится от верхнего уровня к нижнему. Она начинается с основного списка — это вид с высоты птичьего полета на всё, что происходит: здесь перечисляются ваши незавершённые циклы без учёта времени и графика. Помните, что не существует «рабочего» и «личного» — поэтому основной список включает в себя все дела, одна голова — один список.

После того как вы составили основной список, начинайте переносить дела из него в еженедельный — конкретные дела из основного списка, которые необходимо выполнить на этой неделе, в конкретные дни. Далее идёт ежедневный список — это план вашего дня, включающий наиболее важные приоритеты и время для их реализации, а также рутинные задачи, которые вы хотели бы включить в ежедневный график.

Частью ежедневного списка является почасовой план, в котором расписано, как именно пройдёт ваш день и когда будет выполнена та или иная задача. Если каждый час у вас пройдёт по плану, вы будете реализовывать все свои крупные дела по частям, ежечасно. Эти списки можно вести как на бумаге, так и виртуально. [...] Самое главное, чтобы все они были и дополняли друг друга.

Основной список

Основной список должен быть у вас всегда. Я веду его в блокноте, но можно делать это и в электронном виде. (Совет: если составляете список на бумаге, тут же фотографируйте его — потеряв бумажку, вы не потеряете список.)

Основной список делится на конкретные типы действий в соответствии со всеми задачами, которые вам нужно выполнить, почти как приборная панель. В моём примере рабочие дела отделены от личных, и все они упорядочены по типам действий, необходимых для их осуществления.

Есть дела, которыми можно заниматься, когда вам предстоит долгий перелёт, во время которого можно пользоваться компьютером, но нельзя звонить по телефону. Есть задачи, которые вы выполняете дома, но не сидя за компьютером. Предусмотрены случаи, когда вы ездите по делам и у вас образуется свободное время перед тем, как забрать детей из школы. Группируя таким образом похожие действия, вы обеспечиваете себе успех в будущем.

Это мои шесть стандартных категорий, вы можете придумать свои — так, чтобы сгруппировались однотипные действия. Большую часть своей работы я выполняю на компьютере, но у вас всё может быть по-другому (однако вряд ли стоит выделять более трёх типов рабочих действий). Например, если вы юрист по сопровождению сделок, у вас могут быть пункты «Составление договоров» и «Подготовка к переговорам», а если вы фотограф, включите в список позиции «Ответы клиентам» и «Обработка снимков».

Задача не в том, чтобы иметь подраздел для каждого проекта, а в том, чтобы сгруппировать их по схожим типам работы. Пока можете считать, что в основной список идёт всё, что появляется в вашей голове. Позже мы поговорим о том, как в этот список попадают новые пункты (например, дела из электронных писем или решения по итогам совещаний) и как он изменяется. Вы будете просматривать этот список еженедельно и вычёркивать из него выполненные дела.

Если вы собираетесь выполнить только одну рекомендацию из всей главы, сделайте именно это. Эта рекомендация станет самым большим шагом к повышению продуктивности. Освободите свою голову — и начните с категорий, перечисленных выше.

Еженедельный список

Самое большое препятствие к тому, чтобы стать продуктивным, это, на мой взгляд, составление списка важных дел без указания сроков.

Одна из сотрудниц, с которой я работала, жаловалась на бесконечный список дел, которые постоянно переносились на будущее. Я попросила её принести свой список на нашу первую коуч-сессию и распечатала её календарь. Мы сели, просмотрели каждый пункт её списка, и я сказала: «Хорошо, но когда вы планируете это сделать?» Почти по всем пунктам она ответила: «Я не знаю, у меня весь день встречи и нет времени… может быть, поздно вечером?» Никто не хочет делать всю свою работу по вечерам, особенно после того, как весь день провёл на совещаниях, — это самый короткий путь к выгоранию. Мы должны включить дела в своё еженедельное расписание и выделять для них время так же, как и для встреч.

В начале каждой недели (приучитесь делать это в воскресенье вечером или в понедельник утром) вы просматриваете свой основной список и формируете из него список на неделю. Работа только с основным списком слишком распыляет внимание — приходится тратить энергию на анализ пунктов, которые вы не собираетесь делать на этой неделе (подробнее о работе со списком — далее).

Составив список на неделю, откройте своё расписание. Теперь распределите дела из списка, которые вы планируете завершить, по свободным временным интервалам. Помните, что основной список — это ваш итоговый план, так что если некоторые дела не удастся запланировать на эту неделю, ничего страшного.

Мне нравится брать пункты основного списка и каждую неделю создавать из них задачи. В пятницу вечером я занимаюсь текущими делами. В среду вечером работаю на компьютере, выполняя личные задачи. Во вторник вечером не включаю компьютер и делаю работу по дому. В воскресенье вечером покупаю всё необходимое через интернет. Такая схема помогает обеспечить выполнение каждого пункта из моего основного списка хотя бы раз в неделю.

Просматривая свой календарь, вы можете заметить, что на этой неделе у вас нет свободного времени для выполнения дел из списка. Это значит, вам нужно:

• либо реалистично оценивать свои возможности, учитывая график поездок и встреч;
• либо начать выделять в календаре время для этих дел.

Внимательное отношение к еженедельному списку поможет вам в конце рабочей недели избежать неприятного сюрприза, что вы ничего не успели и вам придётся работать все выходные или отстать от графика на будущей неделе. [...]

В списке на неделю есть раздел, в котором перечислены некоторые из ежедневных тем. Как уже говорилось, это поможет вам управлять своей энергией и распределять нагрузку как в долгосрочной перспективе, так и в краткосрочной — в течение недели. Допустим, вы каждый вечер готовите ужин. Очень утомительно каждый раз начинать этот процесс с вопроса: «Что приготовить сегодня?» Представьте, что вместо этого у вас есть установки, например: понедельник — без мяса, вторник — итальянская кухня, среда — новый рецепт, четверг — суп и так далее. Установки значительно упростят планирование ужина, вы станете часто пробовать новые рецепты и не будете есть блюда итальянской кухни три вечера подряд (а жаль!).

Аналогичные установки для рабочих дней позволят вам каждую неделю уделять внимание всем своим приоритетам и не забывать о каком-то одном деле надолго. Вы можете сделать четверг «днём административных задач и расходов», а пятницу — «днём работы с клиентами». Установки стоит сохранять из недели в неделю, когда вы составляете свой еженедельный список, чтобы они стали шаблонами.

Вы можете создавать установки, основываясь на том, что уже происходит в этот день: если по понедельникам вы проводите собрание сотрудников, вероятно, установка этого дня — «управление персоналом», и стоит также запланировать на этот день индивидуальные встречи с подчинёнными. Вы можете создавать установки на основе блоков своего основного списка. Иногда они будут меняться в зависимости от поездок и других обязательств. Однако систематичность помогает, когда у вас неожиданно появляется свободное время — тогда вы можете обратиться к своей установке и решить, чем заняться.

В еженедельном списке вы указываете дела из основного, которые можете сделать на этой неделе, и время, когда их запланировали. Если на совещании вам поручают дело, которое должно быть выполнено на этой неделе, и вы знаете, что не успеете сделать его сегодня, добавьте его в еженедельный список. В нём также есть место для отслеживания привычек, которые вы пытаетесь выработать, например медитации или занятий спортом. Еженедельный список поможет вам создавать списки на каждый день.

Ежедневный список

Ежедневный список включает все дела, здесь и сейчас. Вы будете заглядывать в него каждый день. Некоторые сотрудники Google, с которыми я работала, ламинировали шаблоны для ежедневных списков, чтобы писать на них стираемыми маркерами, другие делали такие шаблоны из своих маркерных досок, третьи — создавали на компьютере. В любом случае вы фиксируете в ежедневном списке мелкие детали, отдельные задачи и встречи, чтобы успеть всё — и даже больше.

Первый раздел посвящён вашему главному приоритету. Какую задачу вы должны выполнять каждый день? Пока она не решена, всё остальное будет отвлекать. Мы обычно стремимся сделать сначала более лёгкие мелкие дела, потому что на них уходит меньше энергии. Но в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать» Брайан Трейси утверждает, что сначала по возможности нужно сделать самую сложную и важную задачу. Так вы зарядитесь удовольствием от её выполнения на весь оставшийся день, вместо того чтобы работать под грузом невыполненных обязательств. [...]

Список «Другие приоритеты» составляется на основе еженедельного списка. Что вы должны сделать в этот день? Что входит в установку каждого дня, что в неё можно вписать? Если вам трудно составить этот список, представьте, что вам сказали: либо вы завтра уедете в отпуск на месяц, либо не уедете в отпуск вообще. Что бы вы обязательно сделали до отъезда? С этого и начните.

Если утром у вас была встреча и вам поручили дело, которое необходимо завершить до конца дня, сразу добавьте его в раздел «Другие приоритеты» в ежедневном списке. Самое главное, чтобы каждый пункт раздела «Другие приоритеты» попал в почасовой план. Если он есть в вашем списке, значит, должен быть и в календаре. Почасовой план также должен включать время в пути на работу, тренировки, встречи, время на проверку и обработку электронной почты [...] и любые другие обязательства. Представьте, что это генеральная репетиция того, как пройдёт ваш день. Это может быть список на бумаге [...] или блоки в электронном календаре.

Раздел для небольших дел служит для мелких задач или фрагментов больших действий, на которые хватит 5 минут в перерыве между встречами. Здесь также могут быть дела, которые появляются в течение дня и которые нужно завершить до его окончания. Если утром вы вспомнили, что сегодня нужно позвонить арендодателю, добавьте этот звонок в список небольших дел — и сделайте его при первой возможности. Одна из встреч закончилась чуть
раньше? Быстро сделайте онлайн-заказ из того же списка. Список небольших дел гарантирует, что каждая минута вашего дня будет проведена с пользой и вы не потратите время между делами, пытаясь понять, «что делать дальше».

В конце ежедневного списка вы можете отметить невыполненные пункты, которые нужно перенести на следующий день. Вычеркните всё выполненное из списка на неделю. Этот шаг очень важен для того, чтобы точно знать, что вы не упустили из виду взятые на себя, но ещё не выполненные обязательства. Дела не вычёркиваются из верхнего списка воронки до тех пор, пока не будут завершены, чтобы вы помнили о них, просматривая списки. Я заполняю ежедневный список накануне вечером [...]. Раздел о том, за что вы благодарны, расширяет взгляд на мир и вашу жизнь. Мне нравится, занимаясь делами, поглядывать в верхнюю часть списка и вспоминать о том, что приносит мне сегодня радость.

Другие списки

Есть и не упомянутые мной вспомогательные списки, которые не входят в обычную воронку списков, потому что организованы по-другому.

Хранилище

Хорошие идеи редко приходят к нам в голову, когда мы сидим за компьютером или формируем списки дел. Это бывает в душе, в дороге или во время прогулки с собакой. Из введения вы узнали об одном из пяти компонентов продуктивности — сохранении. Здесь вы фиксируете все циклы, которые запускаются в вашем мозгу. Они отправляются в хранилище, пока вы не сможете рассортировать их по разделам основного списка. Мы часто говорим себе: «Не забудь», но слишком большое количество мысленных заметок забивает мозг, поэтому лучше сделать заметку реальную.

Два наиболее важных аспекта этого списка:

• Он должен всегда быть в доступе (обычно на мобильном телефоне и на компьютере).
• У него должна быть функция голосового ввода.

Пусть это будет сборная солянка из идей, которые пришли вам в голову, включая различные дела, которые нужно отсортировать. Всё что угодно — от звонка в школу о том, что Джульетты не будет на следующей неделе, до письма домовладельцу о ландшафтном дизайне и покупки новой лампочки для фонаря на крыльце. Все эти вещи — случайные мысли о том, что вам нужно или
хочется сделать. Сложите их вместе: один мозг — одно хранилище. Затем, когда вы на неделе будете обновлять свой основной список, перенесите туда дела из хранилища. [...]

Коллекция

Это список всего, чему вы в принципе хотели бы уделить внимание, — но не из списка ваших повседневных дел. Это могут быть книги, которые вы планируете прочитать, пьесы для фортепиано, которые хотите разучить, рецепты, которые вам интересно попробовать. [...]

Он должен находиться вне вашего основного списка, хотя, вероятно, будет дополнять его. Вы можете возвращаться к нему, как и к основному списку, ежемесячно — или делать это по мере необходимости (когда вы дочитали книгу и вам нужна новая).

Список продуктов

Вряд ли стоит записывать все необходимые продукты в раздел «Покупки» основного списка. Заведите отдельный список продуктов и держите его всегда под рукой. Пусть он будет на вашем мобильном устройстве, синхронизирован с компьютером, доступен супругу (партнёру, соседу по комнате). Важно, чтобы вы могли добавлять в него продукты с помощью голосового ввода (например, разбив в миску последнее яйцо, сразу же голосом добавить яйца к списку продуктов). [...]

Как работает воронка списков

Правильно построенная воронка списков поднимает продуктивность на новый уровень. Составление основного списка в первый раз займёт некоторое время, но после этого вам понадобится всего несколько минут в день, чтобы поддерживать эту систему. На рисунке далее показано, как это выглядит каждую неделю. Пункты появляются и исчезают, но сам список остаётся стабильным.

Если у вас электронный основной список, вы просто каждую неделю удаляете пункты из него, а если он у вас на бумаге, можете его переписывать, когда вычеркнуто достаточно пунктов, — примерно раз в месяц. Каждую неделю (в воскресенье вечером или в понедельник утром) вы составляете еженедельный и ежедневный списки, дополняя их делами из хранилища. Может показаться, что это долгий процесс, но на самом деле он занимает всего лишь несколько минут. Включите их в своё расписание и рабочий процесс — и они войдут в привычку.

Именно автоматизация процесса превращает разрозненные списки в систему. Вы привыкаете просматривать списки в определённое время, и это избавляет вас от стресса по поводу дедлайнов, потому что вы действуете на опережение. Если в моём основном списке есть проект, который должен быть завершён через два месяца, то, просматривая основной список раз в неделю, я точно не пропущу дедлайн и заблаговременно выделю на эту работу необходимое количество времени. Расписание, использующее воронку списков для создания бесперебойного рабочего процесса, будет выглядеть примерно так, как показано ниже.

Иногда оказывается, что нужно переносить дела из хранилища в основной список чаще, возможно, два или три раза в неделю — или даже каждый вечер, когда вы составляете ежедневный список на следующий день. Если идея приходит вам в голову, когда вы редактируете основной список, не нужно сначала помещать её в хранилище — запишите её прямо в основной список. А если новое дело нужно выполнить в тот же день, добавьте его в ежедневный список — обязательно выделив время!

Списки — плоть и кровь продуктивности

Эффективное использование списков — ключевой момент. Они дают понимание того, что делать, когда у вас есть идея или свободное время, и в них можно увидеть всё, что вы сделали или не сделали в любой момент времени, — это очень важно. Воронка списков решает все эти проблемы.

Сгруппировав свои задачи, обязанности и дела в списки, организованные от большого к малому, вы получите более чёткое ощущение объёма задач и приоритетов и сможете лучше управлять своим ежедневным и еженедельным расписанием. Постепенно это войдёт в привычку. Списки и воронка списков — фундамент продуктивности, но чтобы довести их эффективность до максимума, мы должны понимать, по каким правилам выделять время на все их пункты.

Книга «Аптайм» пригодится тем, что хочет достичь высокого уровня работоспособности. Из неё вы узнаете, как грамотно расставлять приоритеты, определять свои пики продуктивности и использовать их, чтобы достигать отличных результатов без выгорания.