50 золотых советов для повышения продуктивности

Планирование

1. Ставьте цели правильно

Чтобы достичь цели, сначала нужно правильно её сформулировать. Используйте систему SMART: цели должны быть конкретными и измеримыми, реалистичными и достижимыми, значимыми именно для вас и иметь чёткие сроки.

2. Сосредоточьтесь на процессе

Ставьте цели исходя из процесса, а не результата. «Стать танцором» — неудачная постановка задачи. К ней сложно подступиться, ведь непонятно, с чего начать. Поставьте себе цель «записаться на танцы и ходить на занятия три раза в неделю», она даст больший эффект. По крайней мере вы поймёте, готовы ради своей мечты потратить годы на тренировки или нет.

3. Используйте методику GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы бизнес-тренера Дэвида Аллена. Её главная цель — завершить все имеющиеся дела и одновременно разгрузить мозг от бесконечного планирования. Суть методики — записывать абсолютно все задачи, используя разные списки, и постоянно их обновлять. Так даже самые мелкие и на первый взгляд неважные задачи не будут забивать голову и отвлекать от работы. А ход их выполнения всегда будет у вас перед глазами.

4. Осознайте разницу между занятостью и эффективностью

Вы можете быть постоянно заняты, но это ещё не значит, что вы продуктивны. Обдумайте, насколько полезны ваши действия, как они относятся к работе и есть ли в вашем плане задачи, которые не приближают вас к цели. Если есть — исключите их.

5. Используйте календари вместо to-do-листов

Планирование дел прямо в календаре поможет отличить намерение что-то сделать от обязательства приступить к конкретной задаче в определённый момент времени. С ним проще распределить дела на неделю и месяц и быстро найти свободное время, чтобы что-то изменить в своём расписании.

6. Забудьте о многозадачности

Делать несколько вещей одновременно можно, но вряд ли вы добьётесь хороших результатов. Многочисленные исследования доказали, что многозадачность снижает эффективность работы. Вы получаете лишь чувство удовлетворения, которое длится недолго и сменяется выгоранием. Привыкайте делать задачи последовательно, и эффективность только возрастёт.

7. Определите приоритеты

Правильно распределить задачи по их приоритетности поможет матрица 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Все задачи нужно просто распределить на четыре группы:

1. Важные и срочные.
2. Важные и несрочные.
3. Неважные и срочные.
4. Неважные и несрочные.

Так вы увидите, с чем нужно разобраться сразу, что передать другим, а что делать вообще не обязательно.

8. Сократите список важных обязанностей до трёх

Не пытайтесь забить расписание на день только сложными задачами — так недалеко до истощения или профессионального выгорания. И ни о какой продуктивности говорить не придётся. Берите на себя не больше трёх существенных задач в день, чередуйте их с простыми и находите время отдохнуть.

9. Ставьте себе дедлайны

Если вы привыкли откладывать важные дела на потом, а после делаете всё в спешке, самостоятельно придумывайте себе личные сроки. Например, начальник требует от вас сдать два больших отчёта в пятницу — поставьте сами одному из них дедлайн до среды.

10. Тратьте час в день на несрочные дела

Погрязнуть в рутине ежедневных срочных задач и бесконечно откладывать другие важные и несрочные дела очень просто. Но так можно никогда к ним не приступить. Не надейтесь, что когда-нибудь выдастся день посвободнее. Хотите дочитать книгу — уделяйте ей время каждый день. Мечтаете стать известным художником — практикуйте рисование ежедневно.

Мотивация

11. Не бойтесь совершать ошибки

Страх сделать что-то не так часто заставляет стоять на месте и не делать вообще ничего. Учитесь воспринимать ошибки как толчок к развитию. Потерпев неудачу, подумайте, из-за чего вы провалились, и устраните брешь в своих знаниях и навыках. Со временем вы станете даже благодарны своим промахам.

12. Просите покритиковать вас

Не оценивайте себя строго — пригласите кого-нибудь объективно оценить вашу работу. Попросите у начальника обратную связь. За искреннее желание разглядеть свои ошибки и улучшить производительность выговор вам не грозит. Ну а похвала поможет вдохновиться и продолжать двигаться вперёд.

13. Прокачивайте свои навыки

Без постоянного обучения и самообразования долго оставаться продуктивным невозможно. Рано или поздно вам станет скучно или вы достигнете потолка в своей профессии. Поэтому стремитесь всё время узнавать новое: беритесь за необычные задачи и не отказывайтесь от интересных проектов.

14. Избегайте нытиков, пессимистов и паникёров

Людям свойственно становиться зависимыми от эмоций других. Если кто-то в вашем окружении постоянно твердит, как всё плохо, однажды и на вас накатит депрессия. Паника коллеги, у которого каждую неделю горят сроки, точно перекинется и на вас. Поэтому уходите, прекращайте общение и рвите отношения — не дайте испортить себе настрой.

15. Окружите себя умными людьми

Круг общения влияет на наше развитие. Окружите себя наставниками и просто интересными людьми — пусть они постоянно мотивируют и вдохновляют вас, заставляя стремиться к их уровню. Ходите на профильные семинары, конференции, вливайтесь в профессиональные сообщества и заводите новые знакомства.

16. Не следите за чужими успехами

Слишком сильная зацикленность на достижениях других только мешает нам. Перестаньте завидовать знакомому, открывшему свой бизнес, или однокласснице, которая успешно зарабатывает на своём хобби. Отключитесь от слежки за жизнями других людей и примитесь за достижение своей цели.

17. Обращайтесь за помощью

Не надейтесь сделать большое дело в одиночку. Если вам нужна помощь — попросите её. Взвалить на себя сложную задачу и тянуть её самому — это не повод для гордости, а скорее глупость. Поймите, что вы работаете на результат, и ради него не пренебрегайте опытом и советами других.

18. Создайте свою методику продуктивности

Не следуйте слепо всем техникам тайм-менеджмента, советам по отдыху и экономии времени. Проанализируйте, что вам действительно помогает, и откажитесь от того, что не приносит пользы. Ваша цель — быть эффективным, а не побить рекорд по количеству использованных инструментов для повышения продуктивности.

Концентрация

19. Освободите мозг от бытовых проблем

Составьте капсульный гардероб, чтобы не думать, что надеть утром в офис. Обозначьте расписание для уборки и домашних дел. Ходите за продуктами в выходные и составляйте меню сразу на неделю. Когда все бытовые дела улажены и распланированы, вы сосредоточены на работе.

20. Найдите свой пик активности

Кто-то советует делать сложные задачи в начале рабочего дня, а мелкие дела оставлять на вечер. Но этот способ не подойдёт совам или тем, кому нужно разогнаться. Поэтому определите периоды, когда вы можете работать наиболее эффективно, и планируйте трудоёмкие задачи на это время. Чтобы их обозначить, достаточно несколько недель отмечать уровень вашей концентрации в течение дня. Или использовать специальный калькулятор продуктивности.

21. Не откладывайте дела, из-за которых нервничаете

Волнуетесь ли вы перед важным звонком или боитесь уточнить что-то у начальника — не тяните. Решайте пугающие задачи сразу, даже если одна мысль о них заставляет вас переживать. Потому что именно эти мысли отвлекают от работы и снижают концентрацию. Чем быстрее сделаете, тем быстрее успокоитесь.

22. Делайте заметки от руки

Случайно посетившим голову интересным идеям свойственно тут же забываться. Порой мы теряем мысль, пока открываем на смартфоне приложение для записей. А иногда отвлекаемся на что-то другое: сообщения, новости и социальные сети. Поэтому записывайте на бумаге — рукописные заметки ещё и заставят вас лучше запомнить информацию. Купите маленький черновой блокнот, на котором не жалко быстро чиркнуть пару слов, или блок со стикерами и держите их под рукой.

23. Ставьте напоминания

Необходимость что-то сделать в определённое время рождает внутреннее беспокойство, которое отвлекает от основной работы. Причём подсознательный страх забыть о каких-то делах может даже не ощущаться. Поэтому ставьте звуковые напоминания о вещах, привязанных к конкретному времени. Это освободит от постоянных взглядов на часы и лишней нервозности.

24. Поддерживайте порядок на рабочем месте

Каждый день, завершая работу, наводите на столе порядок: рассортируйте записи, разложите документы, помойте чашку. Кстати, рабочий стол на компьютере тоже считается. Закройте все ненужные вкладки, удалите временные файлы.

25. Следите за освещением

Учёные доказали, что освещение сильно влияет на нашу продуктивность. Свет в офисе должен быть максимально приближен к естественному дневному, не быть тёплым или слишком холодным. Оптимальное значение — 4 500–5 000 К. В конце рабочего дня можно перейти на тёплый свет, чтобы расслабиться и подготовиться к отдыху.

Выполнение задач

26. Работайте спринтами

Вы наверняка слышали о технике Pomodoro — организации работы 25-минутными отрезками с 5-минутными перерывами. Вам могут не подойти такие временные рамки, но главное заключается в её сути. Обозначьте для себя короткие периоды полной концентрации — от 20 минут до часа — когда вы не будете отвлекаться вообще ни на что, а между ними устраивайте перерывы.

Используйте приложения:

tomatime — неофициальное приложение в Microsoft Store

DynamiCode Цена: Бесплатно

Загрузить

27. Не бросайтесь выполнять новые поручения

Не оставляйте свои дела незаконченными из-за внезапно поступившей задачи или чьей-то просьбы. Конечно, важно обозначить приоритеты: если новое задание важнее и сделать его нужно как можно скорее, отвлекитесь и пожертвуйте текущими делами. Если нет — отложите. Даже если очень просят.

28. Визуализируйте

Визуализация поможет сэкономить время, лучше запомнить информацию, разобраться в новой теме и принять взвешенное решение. Используйте разные техники: маркируйте задачи по категориям, рисуйте графики, таблицы и ментальные карты.

29. Оставляйте задачи незаконченными

Не спешите выполнять большие и сложные задачи за раз. Положитесь на эффект Зейгарник. Его суть в том, что мозг лучше помнит о незавершённых действиях и подсознательно продолжает о них думать. Если вас очень страшит трудная задача, начните её и отложите — пока вы занимаетесь другими делами, в голову может прийти много интересных идей.

30. Начните с малого

Если приступить к задаче никак не удаётся, выделите на неё только 10 минут. С большой вероятностью вы втянетесь и продолжите работу. Ну а если нет, то хотя бы начнёте. А заодно и проверите на себе эффективность предыдущего пункта.

Экономия времени

31. Выясните, на что вы тратите время

Проведите эксперимент: попробуйте в течение одной недели записывать абсолютно все, даже самые мелкие дела и количество времени, потраченное на каждое из них. В конце проанализируйте получившийся список.

32. Откажитесь от звонков

Старайтесь меньше разговаривать по телефону. Звонок отнимает больше времени, чем написание и чтение сообщения. Тем более не всем приходит в голову о нём предупредить, а это значит, что вас могут внезапно и совсем не вовремя отвлечь от работы. Если всё-таки нужно сделать важный звонок — запланируйте его и занесите в список дел, чтобы чётко распределить время на остальные задачи.

33. Отключите оповещения

Отключите уведомления приложений, мессенджеров, социальных сетей и почты. Много времени они не отнимают, но сильно отвлекают и могут утянуть вас в путешествие по интернету. Если никак не можете избавиться от соблазна проверять сообщения — оставьте уведомления о них только от важных контактов.

34. Проверяйте почту во второй половине дня

Исключите утреннюю проверку почты, чтобы не отвлекаться от уже запланированных задач и не подстраиваться под чужой распорядок дня. Если вы привыкли отвечать сразу и не можете удержаться от переписки, разговор может растянуться на весь день. Не держите вкладку в браузере открытой, а для быстрого ответа на сообщения используйте шаблоны.

35. Очищайте папку входящих писем

Стремитесь к тому, чтобы среди непрочитанных сообщений оставались только важные. Ненужный спам удаляйте сразу, а для личной почты и интересных подписок заведите отдельный ящик. Так не придётся долго просматривать почту и искать среди всех писем действительно нужные.

36. Научитесь печатать вслепую

При работе за компьютером слепая печать значительно экономит время. Навык можно освоить с помощью онлайн-сервисов ВСЕ10, Klavarog, Stamina. Главное — уделять время этому занятию ежедневно.

37. Используйте горячие клавиши

Горячие клавиши созданы для быстрой работы. Запомните их сочетания, они здорово упрощают пользование компьютером и отдельными программами.

38. Сохраняйте файлы сразу в нужную папку

Скачивая или создавая документ, сразу давайте ему имя и отправляйте в нужную папку. Вам может быть некогда, но в конечном счёте это намного быстрее и проще, чем потом проверять и рассортировывать все загрузки на компьютере или разгребать файлы в облачном хранилище.

39. Не оправдывайтесь

Просто не тратьте на это время. Оправдания непродуктивны, непрофессиональны и раздражают. Лучше стойко признайте свою ошибку и сразу приступайте к её исправлению.

Отдых

40. Сядьте на информационную диету

Огромные потоки информации нагружают нервную систему и мешают расслабляться. По статистике, на один только телевизор каждый человек тратит около 2,7 часа в день. Прибавьте к этому интернет и соцсети. Новостные сайты, каналы и сообщества беспрестанно борются за наше внимание, часто говоря об одном и том же. Поэтому не обязательно выделять время на их просмотр — о важных новостях вы всё равно узнаете.

41. Делайте большие перерывы

Если вам предстоит сложная и требующая большой концентрации задача — отключитесь от работы хотя бы на полчаса. Встаньте из-за рабочего стола и займитесь какой-нибудь физической активностью.

42. Слушайте музыку

Исследования доказывают, что музыка повышает продуктивность, креативность и настроение в целом. Если с ней вам тяжело сосредоточиться, слушайте любимых исполнителей в перерывах.

43. Чаще выходите на улицу

Желательно прямо во время рабочего дня. Спёртый воздух в офисе снижает продуктивность, приводит к головным болям и стрессу. Учёные даже ввели термин «синдром больного здания» — это состояние, когда люди испытывают болезненные симптомы из-за плохой вентиляции, освещения и отопления зданий. И хотя ваш офис вполне может быть здоровым, свежий воздух всё равно понравится вашему организму больше.

44. Планируйте свой вечер и выходные заранее

Решайте заблаговременно, как проведёте время отдыха, и старайтесь заполнить его любимыми делами. Бесцельное лежание на диване приведёт только к ещё большей усталости, а в предвкушении интересных выходных и работается лучше.

45. Один день в неделю вообще не думайте о работе

Пообещайте себе не прикасаться к работе в выходной день и вообще не возвращаться к мыслям о ней. Даже если предстоит важная встреча или остались незаконченные дела. Помните, что у вас есть и другая жизнь — этот день полностью посвятите ей.

46. Берите отгулы

Если вы исправно ходите на работу, не отпрашиваетесь по семейным делам каждую неделю и редко берёте больничный — возьмите отгул просто так. Проведите лишний день дома после завершения крупного проекта или перед презентацией. Позвольте себе перезагрузиться, не дожидаясь выходных.

Здоровье

47. Живите по расписанию

Не воспринимайте режим дня как строгие рамки, в которые вам нужно себя загнать. Просто установите одно время для отхода ко сну, пробуждения и приёмов пищи. И старайтесь следовать ему каждый день. Вы всегда будете чувствовать себя активным, не страдать от сонливости и внезапных приступов голода, мешающих сосредоточиться.

48. Не используйте алкоголь как способ расслабиться

Откажитесь от спиртного перед сном, даже если вам сложно расслабиться после трудного рабочего дня. Алкоголь действительно может помочь вам заснуть, но уже через несколько часов начнёт действовать негативно — а это чревато частыми пробуждениями под утро, дневной сонливостью и потерей концентрации.

49. Ешьте чаще

Плотный обед перегружает организм: он бросает все силы на переваривание пищи, поэтому становится сложно концентрироваться на выполнении задач. Если после обеда вас клонит в сон, разделите привычную порцию на два приёма пищи.

Вместо тяжёлых блюд включите в диету продукты, которые улучшают внимание и концентрацию: овощи, зелень, жирную рыбу, орехи и горький шоколад. И не налегайте на кофе — в больших количествах он не бодрит, а даёт, скорее, обратный эффект.

50. Занимайтесь спортом

Физические нагрузки не только укрепляют здоровье, но и улучшают внимание, концентрацию и скорость работы мозга. А ещё поднимают самооценку и делают более устойчивым к стрессовым ситуациям. Это огромный плюс к продуктивности, так что делайте хотя бы зарядку.