Учитывайте свой стиль работы, чтобы стать продуктивнее

Базовые принципы продуктивности

У каждого из нас свои особенности, однако есть общие правила, которые работают для всех:

• Двигайтесь маленькими шагами. Не ждите, что рабочие привычки, формировавшиеся годами, изменятся за пару дней. Пробуйте по одному совету, смотрите, что вам подходит, а что нет. Постепенно у вас сложится собственная система продуктивности.
• Отчитывайтесь о прогрессе. Например, договоритесь с коллегой раз в неделю рассказывать о сделанной работе. Или оповещайте команду о собственных дедлайнах. Это станет дополнительным стимулом вовремя выполнять задачи.
• Будьте добрее к себе. Вы всего лишь человек. Смиритесь с тем, что иногда вы будете совершать ошибки, отвлекаться или плохо себя чувствовать. Не зацикливайтесь на этих неудачах и двигайтесь дальше.

Советы для любителей многозадачности

Перестаньте считать многозадачность полезной

Пропускная способность мозга ограниченна. В любой отрезок времени мы можем держать в уме только определённое количество мыслей и задач. Попробуйте говорить с коллегой, одновременно набирая сообщение и листая соцсети. Даже если вам кажется, что в этот момент вы очень продуктивны, скорее всего, каждое дело вы выполняете не очень хорошо.

Многозадачность человеку просто не под силу. Когда вы переключаетесь с одного на другое, нейронным сетям в вашем мозгу приходится вспоминать, на чём вы остановились, и перестраиваться.

Эрл Миллер

профессор нейронаук из Массачусетского технологического института

От этих дополнительных усилий вы работаете медленнее, а вероятность ошибок увеличивается.

Сфокусируйтесь на одной задаче

Не всегда есть возможность выделить несколько часов на задание и на это время застраховать себя от всех отвлечений. Но даже за 10–15 минут сосредоточенной работы можно сделать немало.

Начните с таких шагов:

• Оградите себя от соблазнов. Не заходите в соцсети просто так, пока работаете над какой‑то задачей. Если без посторонней помощи это не получается, воспользуйтесь приложениями, которые на время блокируют доступ к определённым сайтам. Например, SelfControl или Freedom.
• Работайте только на одном экране. Если вы за компьютером, уберите телефон и планшет. Выключите второй монитор, если он не нужен для выполнения этой задачи.
• Двигайтесь. Если замечаете, что не можете сосредоточиться (например, несколько раз читаете одно и то же предложение или постоянно переключаетесь на посторонние мысли), встаньте с места и немного пройдитесь. После этого сконцентрироваться будет легче.
• Делите рабочее время на интервалы. Поставьте таймер на 5–10 минут и не отвлекайтесь от дела в течение этого времени. Потом позвольте себе минутку отдыха и снова возвращайтесь к задаче.

Не ругайте себя за склонность отвлекаться. Она выработалась у людей очень давно, когда от быстрого переключения внимания зависело выживание. В процессе труда это часто мешает, а не помогает. Но не отчаивайтесь. Чем больше вы будете тренироваться в концентрации, тем проще это будет даваться.

Советы для прокрастинаторов

Отчитывайтесь кому‑то

Допустим, у вас впереди важный проект. Договоритесь с коллегой или руководителем, что будете регулярно сообщать о своём прогрессе. Важно, чтобы этот человек серьёзно подходил к своей роли. Он должен проявлять разочарование, если вы не достигли своей цели, и радость, когда у вас всё получилось.

Некоторые закоренелые прокрастинаторы соглашаются получать за следование дедлайнам награду или наказание. Зависит от того, что больше мотивирует конкретного человека. Например, наградой может быть бесплатный обед, а наказанием — письмо всему отделу, где сказано, что вы не уложились в сроки.

Составляйте списки задач

Если эффективно их использовать, они помогают не отклоняться от цели.

• В конце рабочего дня составляйте список из пяти‑восьми дел на завтра. При этом будьте реалистом и учитывайте, сколько всего вы действительно сможете успеть.
• Создавайте отдельный список личных дел на этот же день. Он должен включать не больше двух‑трёх пунктов. Не составляйте перечень на неделю вперёд: такое обилие дел только усилит стресс.
• Формулируйте задачи максимально конкретно. Например, не пишите «Закончить проект», лучше разбейте такой пункт на мелкие подпункты.

Не забывайте, что кроме обычной прокрастинации есть ещё так называемая структурированная. Во время неё мы занимаемся мелкими рабочими делами, чтобы избежать большой и сложной задачи. Составление списка тоже может стать формой такой прокрастинации, поэтому выделяйте на это не более 5–10 минут. Нельзя допускать, чтобы вы тратили на планирование больше времени, чем на выполнение дел.

Советы для гиперответственных

Делайте перерывы

Работа без отдыха и остановок по 10–12 часов в день не гарантирует выдающегося результата и не способствует креативности. Попробуйте вспомнить, где вы были, когда вам последний раз пришла в голову хорошая идея. Вряд ли за рабочим столом. Скорее всего, это произошло, пока вы лежали в ванной, гуляли или ехали куда‑то.

Так что, когда занимаетесь большим проектом, не старайтесь за день сделать всё. Давайте мозгу отдохнуть, в идеале несколько часов. Сон — лучший способ для этого. Во время него подсознание продолжает работать над задачей, в мозгу формируются новые связи, что и приводит к неожиданным идеям утром.

Если заметили, что умственных сил уже нет, остановитесь. Не стыдитесь сделать перерыв или закончить рабочий день пораньше, чтобы дать мозгу отдохнуть.

Глубоко дышите

Когда мы завалены работой, у нас включается реакция на стресс, отчего мы дышим часто и неглубоко. В результате в мозг поступает меньше кислорода, мы нервничаем ещё больше и не можем чётко мыслить. Чтобы справиться с этим, следите за дыханием.

Большинство людей дышит вертикально, приподнимая и опуская плечи и расширяя грудную клетку. Есть другой способ — горизонтальное дыхание. При этом нужно дышать диафрагмой, так в организм поступает больше кислорода. Этот способ характерен для маленьких детей. Попробуйте его, когда опять будете тонуть в задачах. В мозг будет попадать больше кислорода, а значит, вам легче будет думать.

Следите за своей позой

Старайтесь замечать напряжение в теле и менять позу. Например, некоторые при работе за компьютером слишком сильно напрягают кисти рук, когда держат мышку или печатают. А когда долго сидят за столом, приподнимают плечи вверх. При стрессе вообще все мышцы деревенеют. Со временем мы так привыкаем к напряжённой позе, что перестаём её замечать. В таком положении мы ещё больше нервничаем, не можем глубоко дышать.

Чтобы расслабиться, делайте такое упражнение:

• Представьте свою макушку.
• Дотроньтесь до неё (вполне возможно, вы удивитесь, что она находится ниже, чем вы предполагали).
• Мягко приподнимите её вверх.
• Выпрямите плечи, чтобы они развернулись наружу.
• Расправьте грудную клетку.
• Дышите глубоко.

Повторяйте упражнение, когда чувствуете, что снова вернулись в напряжённую позу.

Какие приёмы помогают эффективно работать вам? Делитесь в комментариях.