15 систем управления задачами, которые облегчат жизнь вашей команде
Чтобы было проще выбирать, мы обратили внимание на их интересные функции и уникальные возможности.
YouGile
Система управления проектами с упором на коммуникации. Больше всего подходит для операционного менеджмента компаний в сфере строительства и производства.
- Чат в каждой задаче. При клике на карточку пользователь первым делом попадает не в описание, а в мини‑мессенджер. Там можно общаться с коллегами, используя смайлы и упоминания.
- Сводки. Помогают мониторить всё, что происходит в компании. Для этого выставляются подходящие фильтры, и нужные карточки выводятся в отдельную колонку. Например, так можно собирать задачи с пометкой «Важно», чтобы контролировать их исполнение.
- Зеркальные столбики. Можно сделать точное «зеркало» любого столбика и разместить его в разных проектах. Все действия в родительском варианте будут повторяться в режиме реального времени в новых. Это удобный способ взаимодействия между отделами.
- Личный планировщик. Функция неуникальная, но продуманная. Кроме привычных agile‑досок для команды, есть блоки «Мои задачи» и «Чужие задачи». С их помощью легко разобраться, что поручено вам, а что поручили вы. Также можно создавать приватные таски, отмечать избранные и по‑разному сортировать всё.
- Доски, доступные по ссылке. На любую можно пригласить неограниченное число пользователей без регистрации в системе и настроить их права. Например, разрешить создавать задачи и общаться в их чатах. Получается пространство для новых идей. Так, для b2b легко организовать сбор мнений или даже компактный help‑desk.
- Система прав по ролевой модели. Обычно они задаются на уровне команды, а здесь можно самостоятельно создать абсолютно любую роль и разрешить или запретить более 30 действий. Удобно для крупных компаний: легко сделать уникальные роли для разных сотрудников и должностей.
Trello
Очень популярный планировщик и таск‑трекер, который лучше всего подходит для творческих команд и небольших коллективов.
- Рабочие пространства. Пользователи долго просили добавить эту функцию, и это наконец сделали. Теперь доски можно группировать и распределять по рабочим областям. А значит, навести порядок легче.
- Автоматизация. Можно настроить автоматические действия с карточками при определённых условиях. Например, по понедельникам сортировать задачи по приоритету. Или каждый раз, когда таск перетаскивают в колонку «Выполнено», присваивать ему метку «Готово». Функция неплохо экономит время.
- Шаблоны. Есть готовые варианты под разные отделы и цели: для личных дел, для команды маркетинга, для дизайнеров, технической поддержки, продаж, управления персоналом и прочего. Помогают выстроить процессы в начале работы.
- Интеграция с почтой. У каждой карточки есть имейл‑адрес, и оставлять комментарии можно прямо из электронного ящика без авторизации в системе.
- Хронология. На временной шкале отображаются все взаимосвязи между членами команды. Можно разбивать работу над проектом на этапы и контролировать каждый из них, чтобы равномерно распределять нагрузку в команде.
- Визуализация данных в «Панели». Ключевые показатели представлены в форме диаграмм и дашбордов. Благодаря этому руководители могут быстро оценить, как продвигаются задачи и насколько загружена команда.
Приложение не найдено
«Битрикс24»
Это скорее корпоративный портал для крупных команд. Система заточена под отделы продаж и маркетинга, чаще используется как CRM.
- CRM‑система. Здесь есть карточки, история, контроль сделок, телефония, записи разговоров, настройка стадий лидов, обработка лидов с сайта и так далее. Благодаря этому вести клиентов намного удобнее.
- Конструктор лендингов со своей CMS и конструктор имейл‑рассылок. Позволяют работать в одном месте и отказаться от сторонних инструментов.
- Сквозная аналитика. Благодаря ей маркетологи прямо в «Битрикс24» могут рассчитывать ROMI, эффективность рекламы на разных площадках: от «Яндекс.Директа» и Google Ads до различных социальных сетей.
- Звонки и связь. Есть аудио- и видеозвонки, групповые и личные чаты, колтрекинг, рассылки SMS‑сообщений. Всё работает без сбоев, не хуже, чем в мессенджерах.
- Облачное хранилище. Файлы и документы легко редактировать прямо в системе.
- Группы. Их можно создавать по разным темам и направлениям работы, делать папки внутри, хранить в них файлы и вести общение.
- Контакт‑центр. «Битрикс24» интегрирован с почтой, мессенджерами и социальными сетями. Тут есть телефония, онлайн‑чат, а также статистика диалогов и звонков — с числом обращений и процентом довольных клиентов.
Asana
Система для планирования, операционного менеджмента и управления задачами. Лучше всего подойдёт небольшим командам: веб‑студиям, агентствам и маркетинговым отделам.
- Гибкая настройка задач. Можно помечать их любыми тегами, выделять разными цветами, добавлять картинки на обложку карточки и делать список подзадач. Да что там. Настроить анимацию, например летающих единорогов, как награду за выполнение задач тоже получится.
- Вехи. Они обозначают достижение промежуточного результата, по которому можно судить об успешности проекта в целом. Функция помогает визуально обозначать ключевые контрольные точки, чтобы лучше следить за происходящим.
- Работа на уровне проектов. Их можно копировать, экспортировать, делать из них шаблоны и синхронизировать задачи.
- Панель мониторинга. На ней в режиме реального времени можно видеть все важные данные по проектам. Готовый набор графиков легко настроить под себя.
- Цели. Их можно указать заранее и связать с рабочим процессом, чтобы потом отслеживать прогресс. Цели должны быть конкретными и измеримыми, например «увеличить оборот компании до 10 миллионов». Они помогают связать бизнес‑стратегию с ежедневными задачами и показать сотрудникам, что их работа влияет на всю компанию.
- Файлы. В отдельной вкладке можно посмотреть все документы, прикреплённые к проекту. Очень удобно, ведь все важные файлы имеют волшебное свойство теряться.
Todoist
Система предназначена для составления личных списков дел. Однако небольшие команды могут применять Todoist и как таск‑трекер.
- Уровни приоритета. Задачи с наивысшим автоматически передвигаются на самый верх списка дел на день.
- Карма. За каждую вовремя выполненную задачу сотрудник получает очки к карме. Чем больше баллов, тем выше уровень и статус. Игровой элемент мотивирует и повышает эффективность.
- Визуализация прогресса. Можно задавать цели на день или на неделю и затем отслеживать прогресс с помощью графиков. Они покажут, сколько задач выполнено и на какие проекты было потрачено больше времени.
- Быстрое добавление. Эта функция автоматически распознаёт, чего человек хочет, и предлагает нужные данные. Например, можно ввести в срок задачи «завтра в 15:00» или «каждый понедельник начиная с 1 сентября», и система сама выставит нужные даты.
- Гибкие фильтры. Приложение запоминает историю поиска и позволяет мгновенно находить задачи по указанным параметрам. Например, выводит все дела на сегодня с меткой @email.
Wrike
Система управления, которая позволяет создавать и вести масштабные проекты с многоступенчатой иерархией. Идеальна для больших команд.
- Элементы искусственного интеллекта. Нейросети способны прогнозировать потенциальные задержки в проекте и предупреждать пользователей, если существует риск просрочить дедлайн по задаче. Для этого ИИ оценивает сложность проекта, количество выполненных и просроченных тасков, число исполнителей и даже предыдущую активность сотрудников.
- Готовые шаблоны проектов. Их больше 15, они заточены под разные цели, команды и процессы.
- Массовое редактирование. Позволяет вносить изменения сразу в несколько задач и подзадач. Очень удобно, когда тасков много.
- Параллельное редактирование документов. Можно вносить правки и делать заметки в файлах Word и Excel одновременно с коллегами прямо в интерфейсах системы в режиме реального времени.
- Конструктор отчётов. Помогает наглядно отображать статус проектов и все данные по ним. Есть настраиваемые шаблоны.
- Графики рабочей загрузки. Показывает часы, приоритеты и занятость каждого сотрудника. Сразу становится понятно, кто свободнее в конкретный момент.
- Гостевой доступ. Это удобно при работе с подрядчиками и клиентами. Например, есть возможность настроить гостевое утверждение задач и проектов от заказчика.
Приложение не найдено
Monday
Популярная система для отделов продаж и маркетинга, часто используется как CRM и инструментарий для построения воронки продаж.
- Шаблоны досок и задач. Их больше 200, каждый заточен под определённую цель.
- Гостевой доступ. Его можно выдавать подрядчикам, фрилансерам и заказчикам.
- Инфобоксы. В карточках удобно хранить важные файлы, оставлять заметки и держать всё нужное под рукой.
- Автоматизация. Для любых постоянных процессов можно настроить действия, которые будут выполняться регулярно. Например, мгновенную отправку писем при наступлении дедлайна или автоматический перенос сделанных задач в другой столбик на доске.
- Продуманные дашборды. Они могут быть открытые или приватные, ссылками на них можно поделиться с коллегами и гостями. На одном дашборде получится собрать и визуализировать данные сразу с нескольких досок — от 5 до 50.
- Совместная работа с документами. Их можно коллективно дополнять или исправлять с помощью Workdocs. Этот особый формат также позволяет встраивать в документы доски и дашборды.
Приложение не найдено
Jira
Очень популярная система, которая обычно используется для работы с кодом и как баг‑трекер. Подходит для команд от 100 человек.
- Модули для разных команд. Конечно, в первую очередь для разработчиков: Scrum, Kanban, Basic software development. Но есть модули и для отделов продаж и маркетинга: Process management, Project management, Task management.
- Приложения Jira Software. В систему легко интегрируется больше 3 000 приложений. С их помощью Jira можно настроить индивидуально под задачи конкретной команды.
- Работа с кодом в задачах. Благодаря интеграции с хостингом исходного кода Bitbucket программисты могут писать код и обсуждать его внутри тасков.
- Модуль Confluence. Удобный способ вести документацию. Можно систематизировать информацию, например часто используемые формы и реестры, и контролировать версии.
- Создание задач прямо из чата техподдержки. Из‑за этой функции систему часто используют как баг‑трекер: проблемы легко зафиксировать и сразу начать решать.
- 16 видов отчётов. Диаграммы сгорания задач (чтобы видеть прогресс в достижении цели спринта) и скорости команды, отчёты по спринтам и по загруженности пользователей, контрольный график и так далее.
- Дорожные карты. Позволяют составить подробный план как внутри одной команды, так и для нескольких сразу.
Приложение не найдено
Pyrus
Система управления задачами, заточенная под ведение документооборота. Пригодится бухгалтерам и консалтинговым компаниям.
- Маршрутизация документооборота. Можно задать определённый путь для согласования бумаги, знакомства с ней и отправки на подпись. Маршрут автоматически корректируется в зависимости от типа документа, отдела, исполнителя и других условий.
- Готовые формы для задач и документов. Например, счёт на оплату или договор аренды.
- Карточка документа. Прилагается к каждой бумаге и позволяет оставлять комментарии и обсуждать рабочие вопросы.
- Чат‑боты. Они выполняют рутинные задачи, например автоматически генерируют платёжное поручение при согласовании оплаты.
- Шаблоны документов с автозаполнением. Данные по организациям и сотрудникам подтягиваются автоматически.
«ПланФикс»
Система управления проектами с CRM и электронным документооборотом. Подходит для бухгалтерии и отдела продаж.
- Обработка контактов. Система аккумулирует все внешние коммуникации с клиентами: электронные письма с почты, сообщения из мессенджеров, заказы с сайта, комментарии из социальных сетей.
- Гостевой доступ. Клиенты, подрядчики и фрилансеры получают ограниченные права и могут работать в системе.
- Ежедневник. Можно запланировать время работы, составить почасовое расписание и отсортировать дела по приоритетам.
- Автоматические сценарии. Их можно создавать на уровне проектов или задач и сразу определять условия, например время и события, при которых они будут запущены.
- Массовое редактирование. Некоторые параметры в проектах и задачах можно изменять сразу группами.
GanttPro
В основе системы лежат диаграмма Ганта и принцип визуализации данных. Подходит для IT‑компаний, консалтинговых и строительных фирм, отделов маркетинга.
- Управление ресурсами проекта. Прямо на диаграмме Ганта их можно распределять между разными тасками и рассчитывать затраты на выполнение задачи.
- Бюджет проекта. Система автоматически подсчитывает расходы на основании единиц оплаты, вида ресурса и длительности работы над задачей.
- Доступ по ссылке. Любой диаграммой можно поделиться, если создать публичную ссылку на неё.
- Экспорт диаграмм. Они сохраняются в разных форматах: PDF, PNG, XLSX, XML.
- Автоматическое планирование. При корректировке задач система будет сама пересчитывать все показатели, а также определять новые сроки работы.
- Готовые шаблоны. Причём как для отдельных проектов, так и для блоков задач.
«Яндекс.Трекер»
Альтернатива Jira для разработчиков. Также подходит для отдела кадров и дизайнерских бюро.
- Очереди задач. Таски можно группировать не по отделам или проектам, а собирать в очереди. Например, если отделы маркетинга и продаж совместно работают над проектом, из их задач можно сделать отдельную очередь со своим циклом — воркфлоу.
- Готовые решения для разных отделов. Для разработки есть спринты, для маркетинга — дашборды, графики и доски, для бухгалтерии — совместная работа с документами и так далее.
- Автоматизация. Выполнена довольно оригинально. Так, есть триггеры, или автоматические действия с задачами, которые происходят при соблюдении ряда условий. А ещё — автодействия, которые выполняются в заданное время, и макросы, которые запускает сам пользователь.
- Командная оценка задач. Каждый участник выставляет свою оценку, и затем они синхронизируются и выводятся в одну общую. Функция помогает лучше распределять нагрузку.
- Диаграмма сгорания задач. Позволяет понять скорость, с которой они выполняются, и посмотреть, сколько ещё осталось сделать в рамках одного спринта. Полезно, чтобы понимать, успеет ли команда закончить работу в срок.
- Автоматизация документооборота. Например, можно переадресовывать все заявки с почты или формы на сайте в систему.
Worksection
Система управления проектами для веб‑студий, агентств маркетинга и дизайна. Удобна для работы с внешними подрядчиками и клиентами.
- Защита данных. На любой проект можно повесить замочек и скрыть от клиента, подрядчика или коллег из другого отдела. Ну или можно перечислить поимённо, у кого из сотрудников есть доступ.
- Отчёты по проектам. Можно рассчитать количество денег, затраченное на каждый, и сравнить, на что ушло больше времени и средств.
- Сравнение плана и факта. Показывает, сколько средств было запланировано и потрачено в итоге.
- Гостевой доступ. В систему удобно приглашать заказчиков, подрядчиков и фрилансеров для совместной работы над проектами.
- Хранилище. Файловая система с привязкой документов к задачам. Есть настройки безопасности и резервное копирование.
- База контактов. Содержит всю информацию о сотрудниках и клиентах.
Приложение не найдено
ActiveCollab
Альтернатива Jira. Это система управления задачами для отдела разработки, а также творческих команд.
- Учёт времени и денег. Можно рассчитать стоимость каждого проекта и узнать, сколько рабочих часов на него было потрачено.
- Выставление счетов. Они создаются в системе и отправляются клиентам прямо из неё. Также можно настроить автоматические напоминания для тех, кто не оплатил счёт.
- Совместные заметки. Сотрудники могут одновременно редактировать один и тот же документ.
- Календарь. Полезен тем, что позволяет создавать разные виды событий, отмечать их цветом, настраивать повторяющиеся дела и делиться с коллегами.
- Отчёты о бюджете. Функции учёта рабочего времени помогают создавать детальные таблицы.
Приложение не найдено
«Мегаплан»
Это больше CRM, чем система управления проектами, однако учёт задач в ней тоже есть. Подходит для ведения клиентской базы в отделе продаж.
- CRM. Есть все возможности для управления базой клиентов, обработки заявок и приёма платежей. Можно строить полноценные воронки продаж. Легко объединить работу отделов продаж и маркетинга в одной системе.
- Работа с документами. Можно делать что угодно: от выставления счетов до согласования платежей.
- Иерархия задач. Можно создавать многоуровневые проекты с подпроектами, подзадачами, вехами и делами.
- Интеграция с WhatsApp. Вся переписка дублируется в карточку клиента в CRM. Менеджер может общаться с заказчиком или покупателем прямо в системе.
- Видеоконференции. Защищены сквозным шифрованием и работают не хуже сторонних приложений.
- Автоматизация работы с документами. При добавлении плательщика автоматически заполняются реквизиты. Есть шаблоны документов и сценарии сделок.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Лучшие предложения
Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары
10 полезных товаров дешевле 500 рублей
Находки AliExpress: 20 полезных товаров дешевле 1 000 рублей
Новый год как в детстве: 6 праздничных традиций, которые поможет соблюсти техника Gorenje
Отборные скидки до 64% от AliExpress, Redmond и других магазинов
15 стильных пуховиков стоимостью от 3 000 до 15 000 рублей
10 наборов для вышивания, с которыми захочется заняться рукоделием
12 комфортных дутиков для зимних прогулок
Обзор TECNO Spark 30 Pro — доступного смартфона, который не выбеливает селфи
Брать или не брать: хитрый тест для самых бережливых
Гид по пластиковым окнам. Какие купить, чтобы точно спать в тишине и не страдать от сквозняков
12 идей подарков на «Мегамаркете» для тех, кто участвует в «Тайном Санте»