«Рутина» — свежий взгляд на управление задачами

От автора

Один из наших постоянных читателей, Яков Жуковский, разработал собственную систему управления задачами и приоритетами под названием «Рутина». Некоторое время назад, когда я рассказывал о своей системе управления задачами, Яков предложил прочитать его книгу и обсудить предложенную методику. Я пообещал что так и сделаю, и, естественно, обещание выполнил. Мы поговорили с Яковом и решили поделиться разработанной методикой с читателями Лайфхакера.

Сразу озвучу свое мнение — методика интересная, рациональных зерен там много, хотя и вопросов хватает. Но где их нет? Всем кто интересуется управлением задачами - очень рекомендую ознакомится. Книга Якова мне так же очень понравилась. Это не профессиональное издание. Это просто история создания и использования, разработанной Яковом, системы. Книга не большая так что рекомендую выделить на нее час для прочтения. Итак — свежий взгляд на управление задачами.

Кому может быть полезна система «Рутина»?

• Для всех кто, составляет списки дел.
• Всем кто, испытывает, проблемы с расстановкой приоритетов.

Как появилась данная система?

Я понял, что нужна система, которая могла бы помочь упорядочить нескончаемый поток дел и проектов, и должна быть:

• Достаточно простая
• Достаточно гибкая
• Не требующая больших усилий
• Помогающая быстро расставить приоритеты

Для этого пришлось перечитать большое количество книг по тайм менеджменту. В них я не нашел понятного, ясного ответа на вопрос «как расставить свои приоритеты?». Но на основании полученной информации родилась идея, которая постепенно переросла в методологию. Эту методологию я назвал «Рутина».

Как-то раз я обратил внимание на листок, с планом на неделю. Листок был расчерчен на несколько столбцов. В первом столбце ─ кризисные ситуации, во втором ─ рутина, в третьем ─ будущая рутина и в четвертом ─ идеи. Позже к этому списку добавился еще один раздел ─ цели.

Я стал думать о том, почему у меня именно такие направления? И понял - таким образом я могу делать быстрый обзор планов. Мне удалось ясно увидеть, чем стоит заниматься и, что по-настоящему необходимо. Тут меня и осенило. Ведь это же и есть приоритеты!

Что такое рутина

Думая о рутине, я осознал, что, как правило, задачи имеют свои временные рамки, и это значит, что они могут перерасти в проблемы. Стало ясно, что важно иметь список приближающихся проектов, чтобы вовремя поместить их в рутинные проекты и таким образом предотвратить их попадание в проблемы.

Немного изменив названия, получил следующие разделы:

1. Проблемы.
2. Рутина. (Список проектов и задач)
3. Приближающиеся проекты.
4. Цели.
5. Идеи.

Я стал думать о временных рамках этих разделов. Например, если это проблема, то, сколько на нее уйдет времени, как скоро я должен завершить задачу или проект? Так появились следующие временные рамки:

1. Проблемы ─ это то, что суперсрочно нужно сделать сегодня, прямо сейчас. В крайнем случае, завтра.
2. Рутина ─ то, что нужно сделать сегодня или завтра, в общем, на этой неделе.
3. Приближающиеся проекты ─ диапазон может быть очень широкий. Но, как правило, что-то, что произойдет в этом или следующем месяце.
4. Цели могут быть и в этом году или вообще могут не быть.
5. Идеи могут быть или не быть вообще.

Например, вы получили счет на оплату электричества. У вас есть еще месяц, прежде чем придет «красный» счет. Значит, пока можно положить его в списки приближающие проекты. Через пару недель вам нужно будет переместить его в список проекты. Но если вы этого не сделаете во время, то ваш счет на электричество попадет в список проблемы.

Временные рамки всегда можно изменить под себя, то есть для кого-то определение проблемы может варьироваться от часа до недели. Все будет зависеть от темпа и насыщенности жизни, а также от конкретных ситуаций.

Итак, события в вашем календаре, приближающиеся проекты, список проектов и список проблем все это и есть рутина!

То есть все, что требует действий сейчас или в ближайшем будущем и, в случае не выполнения, влечет за собой негативные последствия. К примеру, вы проигнорировали ваш счет на электричество, и тогда вам придется оплатить его и штраф, это в лучшем случае. А если вам отключат электричество?

Выводы

1. Рутинные проекты это проекты, которые имеют негативные последствия в случае их не выполнения.
2. Идеи и цели, как правило, не приводят к негативным последствиям и, по этому, не являются частью рутины.

К примеру, вам пришла в голову идея, оплатить счет на электричество через интернет. Но после долгих часов за компьютером вы начинаете понимать, что это сделать не возможно. Так вы и счет не оплатили и время потеряли.

Вот почему так важно научится отделять идеи и цели от рутинных задач и проектов.

Сортировка задач и проектов

На рисунке видно, как я сортирую свои входящие. Обычно сортировка забирает у меня 15 минут. Бывает, я не подхожу к системе, по несколько недель, а бывает, работаю с ней каждый день. Хорошо разбирать входящие каждый день, но не принципиально — главное чтобы ваши проекты не перерастали в проблемы.

Все распределяется по папкам:

1. Календарь
2. Архив
3. Идеи
4. Цели
5. Приближающиеся Проекты
6. Проекты
7. Проблемы

Есть семь направлений, куда могут попасть наши задачи и проекты. Я не помещаю «посещение врача» в проекты. Если у меня есть дата и время, и от меня ожидается только прийти во время, то это событие я просто заношу в календарь.

Итак, у нас есть списки дел: проблемы, проекты, приближающиеся проекты + календарь, это и есть ваша рутина. Особняком стоят списки идей и целей, давайте разберемся почему?

Работа со списками идеи и цели

Как я определяю, что передо мной идея или цель? Я просто задаю себе вопрос «Что будет, если я не сделаю этого никогда?» и если ответ «Ничего», то я смело отправляю эту задачу в список идей.

Это помогает:

• Не загружать списки задач.
• Не загружать свой мозг.

Теперь посмотрите на рисунок работы с идеями и целями:

Идея может перерасти в цель, а цель попасть в списки проектов. Как это работает и что для этого нужно?

Идея в Цели

Чтобы идея попала в цели очень важно понимать свои жизненные ценности и принципы. Необходимо понять, зачем вам это нужно. Поэтому нужно задать себе как можно больше вопросов. Это могут быть вопросы такого плана как:

1. Может ли это повлиять положительно на мою повседневную рутину?
2. Может ли это сделать меня более свободным?
3. Может ли это сделать меня более счастливым?
4. Может ли это как то обогатить мою жизнь? (духовно, физически, материально)

Если вы ответите себе, для чего вам это нужно, и это будет действительно полезная идея, тогда можете переместить ее в папку цели.

Из Целей в Проекты

Папка целей у меня состоит из нескольких подпапок. Первая папка это новые цели, потом цели месяца, потом области жизни и потом выполненные цели. Выглядит это примерно так.

Сначала я должен понять, к какой области моя новая цель относится. После того как моя новая цель попала в список, скажем «работа», она может там пролежать, как минимум, до начала следующего месяца. Как только наступит новый месяц я стану решать, что из моих списков («работа», «дом», «семья») я захочу перенести в список цели месяца.

Допустим у вас, сформировался новый список цели месяца. Очень хорошо, но есть еще один важный шаг для того чтобы помести задачи из этого списка в список проектов. Вам нужно постараться понять, как вы можете получить то, что хотите. Насколько это реально.

Предположим, вы решили купить беговую дорожку. До того как помещать эту задачу в проекты, убедитесь что они есть в продаже, что вам есть где это поставить, что вы знаете где это продают, сколько это стоит и что у вас есть деньги. Если вы не ответите на эти вопросы, то ваша цель будет еще долго лежать в списке проектов и никуда не двигаться. Если вы ответите на эти вопросы, то можете помещать эту задачу (проект) в список проектов и легко определить первый шаг по проекту.

Работа со списками рутины

Здесь все просто. Раз в неделю можно бегло пробежаться по приближающимся проектам. Нужно понять, когда пришло время для какой-то задачи переместиться в список проектов.

Список проблемы это самое важное, если там что-то есть, значит нужно решать прямо сейчас/сегодня это фактически ваш приоритет №2 (приоритет №1 это ваш календарь). Не бойтесь, в списке проблем не так часто и много будет попадать задач. Остается список проектов. У меня он состоит из двух папок. Входящие проекты и Активные проекты. Во входящих проектах я определяю первый шаг проекта, например, позвонить в Банк. И уже тогда помещаю его в Активные проекты. Вот и все.

Софт

Я пользуюсь Еvernote для ведения системы. Почему такой выбор? На это есть две причины.

Первое. Я перебрал огромное количество различных менеджеров задач. Стало понятно, что система должна быть достаточно простая для того, чтобы ей можно было пользоваться и без компьютера. Evernote — это просто блокнот, который меня полностью устраивает.

Второе. Я понял, что для успешного выполнения задач и проектов мне нужно не столько todo интерфейсы с возможностью поставить галочку, но возможность писать и добавлять информацию к каждому проекту. То есть – искать ответы на вопрос «как» и «зачем». А так же думать какой первый шаг. К тому же, как правило, почти все задачи и проекты наполнены материалами по проекту, которые отлично усваиваются Evernote.

Резюме

Итак, что мы имеем? Данная система позволяет быстро разбирать входящие. Не надо буксовать в списках проектов, так как становится понятно и видно, что есть идеи и цели, которые не являются частью ваше повседневной рутины. Не стоит думать, что мы игнорируем идеи и цели. Наоборот – с системой возможно достигать больше целей, поскольку происходит концентрация на доведении идей и целей до состояния их реального выполнения.

Заключение

Ни одна система, в том числе моя, это не панацея от всех проблем. Здесь нет секретного ключика. ТМ это всего лишь зеркало вашего характера. Растите в себе характер и дорожите временем.