Почему вам стоит пересмотреть свои способы составления to-do списков

Каким образом мы выбираем первоочередные задачи в своих to-do списках? Очевидно, большинство существующих методик составления списков задач основывается на приоритетности. Однако, для многих людей, строящих списки лишь по единственному критерию приоритетности, становится понятно, что такая система периодически, если не постоянно, даёт сбой. Попробуем взглянуть на способ составления списков задач по-другому.

Источник проблемы

Дело в том, что приоритеты постоянно меняются, в том числе и при добавлении новых задач. К тому же, в такой системе не учитывается простой человеческий фактор. Тем не менее, список задач подразумевает упорядоченность. В одном из интервью, которое Дэвид Аллен, альфа и омега продуктивности, дал ресурсу GTD Times, объясняется необходимость отказа от сортировки задач лишь по параметру приоритетности. Это не значит, что нужно вообще отказаться от этого параметра, но списки, построенные по этому критерию, слишком часто «сливают» по нескольким причинам:

• Организация списка по приоритетам «A, B, C» или «высокий, средний, низкий» даёт на выходе негибкую систему, которая не способна адаптироваться под реальный ход вещей.
• Задача, имеющая наивысший приоритет в начале дня, уже к обеду может стать низкоприоритетной по целому ряду причин. Именно поэтому выставление приоритета сразу же по факту появления новой задачи не учитывает простой факт: зачастую приоритет задач меняется в течение нескольких минут.
• При выставлении дедлайна задачи часто не учитывается период времени, когда вы наиболее продуктивны.
• Установка приоритетности на основе дедлайна задачи не учитывает время, необходимое для выполнения этой задачи.

Из этих тезисов следует очевидная истина: приоритеты, актуальные для задач в начале рабочего дня, практически полностью теряют свою актуальность к концу рабочего дня. Есть ли вообще смысл в выставлении приоритетов в начале дня? Представьте конец рабочего дня, когда вы измотаны и мечтаете скорее попасть домой. Никакая приоритетность не заставит вас в это время взяться за очередной крупный проект. Поэтому список задач должен учитывать часы, когда вы наиболее продуктивны и способны выполнять определённые задачи. Конечно, вы можете постоянно менять приоритеты для задач на протяжении дня, но это противоречит самим основам продуктивности: излишняя трата времени на организацию работы вместо выполнения работы недопустима.

Альтернативный подход

Скорее всего, в реальной жизни вы будете решать что делать на основе четырёх критериев (в порядке важности каждого параметра):

• Контекст. Что вы можете сделать в данной конкретной ситуации?
• Время.
• Запас сил.
• Приоритет. Выполнение какой задачи даст наибольший результат?

В качестве примера можно рассмотреть типичную ситуацию. В 10 утра к вам приходит сообщение от руководства, в котором вас просят разобраться с проблемами на сервере. В сообщении говорится, что поручение довольно важное, но вы знаете, что работы на сервере могут вызвать его неработоспособность, а сейчас к нему обращается большое количество пользователей. Также вы знаете, что ближе к окончанию рабочего дня обращения к серверу практически прекратятся. А ещё вы знаете, что лучше всего вам работается по вечерам, так почему бы не перенести эту задачу на вечер, когда вы наиболее продуктивны и не мешаете деятельности других людей? Как видите, в процессе размышлений добавились дополнительные параметры. Такой подход к составлению списка задач определённо требует больше размышлений, но даёт на выходе и гораздо лучший результат.

А по каким параметрам вы составляете списки задач?