4 способа вернуть смысл рабочим совещаниям

Мы научились ненавидеть собрания, потому что они стали олицетворять нашу неуверенность в себе и страхи, связанные с работой. Многим знакомо это чувство, когда встреча, к которой готовишься без особого энтузиазма, внезапно отменяется. Это радость и облегчение, ведь это значит, что впереди у тебя целый прекрасный день.

Тем не менее вычёркивать из своего графика совещания — не самая лучшая идея. Только если они не скучные и бесполезные, конечно. Прорывные идеи чаще возникают не в переписке по электронной почте, а во время живого общения в коллективе или один на одни. Чтобы совещания вновь обрели смысл, нужно превратить их в возможность для развлечения и роста. Вот как это сделать.

1. Находить причину

Самое важное, чего зачастую не хватает скучным рабочим совещаниям, — это причина. Коллегам иногда кажется, что им надо встретиться и обсудить какую‑то тему, но они не могут объяснить почему. Или они предлагают провести общее собрание, потому что хотят избавиться от ощущения личной непродуктивности. Поэтому всегда задавайте вопрос: для чего нужно это совещание?

Для встречи требуется веская причина, чтобы участники понимали, что руководитель уважает их время, и приходили на совещание готовыми к тому, чтобы учиться и профессионально развиваться.

Причины могут быть разными: поделиться важной информацией, собрать обратную связь, сплотиться для работы над новым проектом, решить проблему. Из чёткой цели следует чёткая повестка, в которой обозначаются темы для обсуждения, предполагаемые действия и ожидаемые результаты.

2. Всегда ставить обучение на первое место

Есть несколько случаев, когда совещания крайне необходимы, и обучение — один из них. Если встреча поможет сотрудникам освоить новые навыки или закрепить уже существующие компетенции, значит, она имеет важное значение для прогресса команды и успеха в работе.

Обучающие семинары и тренинги создают безопасную среду для неудач, позволяют смоделировать успех и дают возможность попрактиковаться и адаптироваться к обратной связи в реальном времени. Это факторы, которые нельзя воспроизвести где‑либо ещё.

3. Фокусироваться на ценности, а не на регулярности

Ежемесячные собрания, посвящённые состоянию дел в компании, не страхуют от потери клиентов. Если отчётные встречи не несут ценности и не влияют на цели клиентов — это напрасная трата времени. То же самое касается и сотрудников. Не обязательно устраивать совещания постоянно, но к каждому надо основательно готовиться: определять причину и цель, иметь чёткую и эффективную повестку и предлагать участникам возможности для роста.

Если вы руководитель и уверены в ценности совещаний, делайте их обязательными. Подчёркивайте их важность, перечисляя достоинства. Что получат участники? Как изменится взаимодействие коллег друг с другом? Встреча поможет улучшить коммуникацию в команде? Другими словами, сотрудники должны понимать, как совещание приблизит их к достижению целей, устранит существующие проблемы или сделает работу более эффективной и приятной.

4. Готовиться усерднее всех, если вы руководитель

Самые лучшие совещания совсем не те, во время которых руководитель читает сотрудникам лекцию. Наоборот, лучшие совещания включают в себя разнообразные элементы, нацеленные на вовлечённость и активное участие, например обсуждение тематических видео и статей или упражнения для развития профессиональных навыков.

Это означает, что руководителям нужно бросить все силы на планирование. Совещания могут напоминать тренировку по футболу или урок рисования. Смысл в том, чтобы запланировать занятия, которые мотивируют сотрудников встать со стула и начать тестировать свои навыки. Это может быть и ролевая игра, и открытое обсуждение работы руководства с возможностью проанализировать её и выразить конструктивную критику.