5 советов, как организовать рабочие переписки в мессенджерах и повысить продуктивность

Переписка с коллегами в мессенджерах может занимать половину рабочего дня. Чтобы отправить сообщение или ответить на него, приходится отвлекаться от дел, тратить время, а затем снова возвращаться к задачам. Это может плохо влиять на продуктивность. Навести порядок в чатах и тратить меньше времени на письменную коммуникацию помогут пять простых советов.

1. Создать папки, закрепить чаты и сообщения

Где работает: Telegram, Viber (папки и закреплённые чаты), WhatsApp (закреплённые сообщения).

Если общаться с коллегами и друзьями в одном и том же мессенджере, можно случайно отправить начальнику мем, а близкому — файл с презентацией проекта. И тогда придётся тратить время на объяснения и извинения. А если не сразу заметить новое сообщение, надо будет скроллить все переписки, чтобы его найти.

Сложите рабочие чаты в одну или несколько папок, а самые важные — закрепите. Так вы быстрее будете находить нужную информацию и уменьшите шансы отправить данные не тому человеку. Долго искать новые сообщения также не придётся — на иконке папки, в которой лежит чат, будет появляться уведомление.

2. Подключить бота

Где работает: Telegram.

Порой за целый день в групповом чате накапливаются сотни сообщений. Если необходимо быть в теме, приходится тратить время и читать всё подряд.

Чтобы упростить задачу, подключите бота, например Chat Norris или ChatLogixBot. Вообще, они бывают разными и различаются функциональностью — выбирайте любой с подходящими опциями и добавляйте его в переписку как обычного участника. Бот будет делать выжимку из всех сообщений за день и собирать полезные ссылки, которыми делились коллеги. Так вы не упустите важные моменты из рабочего чата.

3. Выделять конкретное время на общение в течение дня

Сначала один коллега стучится в личку с вопросом, спустя 15 минут HR-менеджер кидает в общий чат график отпусков, а через 30 минут прилетает задача от начальника. Если отвечать на каждое сообщение сразу, придётся постоянно отрываться от текущих дел и к концу дня может оказаться, что почти ничего не сделано.

Определите, когда и сколько времени вы готовы уделять общению в мессенджерах, и предупредите об этом коллег. Так вы будете меньше отвлекаться и сможете потом «оптом» отвечать на скопившиеся сообщения.

Например, можно выделять по 10 минут каждый час или полтора, а в остальное время отключать уведомления. Если в этот период появится срочный вопрос, а вы не отвечаете, в крайнем случае вам всегда смогут позвонить.

4. Тегать коллег

Где работает: Telegram, Viber, WhatsApp.

Если в чате находится несколько десятков или даже сотен участников, нужные коллеги могут случайно пропустить ваше сообщение. Если ответ вам требуется как можно быстрее, придётся идти к каждому в личку и дублировать просьбу или вопрос.

Чтобы не пересылать текст по несколько раз, расставляйте теги в сообщениях. Нужные участники чата получат уведомления, и будет меньше шансов, что они не заметят или проигнорируют ваше послание.

5. Использовать функцию отложенных сообщений

Где работает: Telegram.

Иногда в голове приходится держать много переписок одновременно. Например, через час надо напомнить коллегам о созвоне, а в конце рабочего дня отправить коммерческое предложение клиенту из другого часового пояса. Когда задач много, о них можно случайно забыть.

Чтобы ничего не упустить и повысить продуктивность, используйте отложенные сообщения. Как только появилась свободная минутка, напишите текст, установите дату и время отправки — и выдыхайте. Адресат получит сообщение в указанный срок, а у вас станет на одно дело меньше.