Как освободить 20% рабочего времени на важные дела

Предприниматель и блогер Томас Оппонг (Thomas Oppong) рассказал, как различать работу, которая имеет высокую и низкую ценность. Ко второй категории относятся дела, которые только отнимают время и отвлекают от важных задач. Важные задачи, наоборот, помогают двигаться к долгосрочным целям. Это, например, работа над книгой, которую вы хотите написать, или компанией, которую вы хотите основать.

Если не уделять должное внимание тому, на что вы тратите внимание, это будет отнимать слишком много вашего внимания.

Дэвид Аллен

автор методики организации задач Getting Things Done

Чтобы рабочее время было максимально продуктивным, каждая задача должна быть достижимой и ограниченной по времени. А главное, она должна продвигать вас к целям на день, неделю или месяц.

Решите, что для вас важнее всего, и найдите в себе смелость, чтобы с улыбкой и без оправданий  говорить «нет» всему остальному.

Стивен Кови

консультант по организационному управлению, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей»

1. Отключите лишние уведомления

Постоянные оповещения вредят продуктивности. По данным исследований, на полное восстановление концентрации после уведомления уходит в среднем 23 минуты.

2. Проверяйте почту в специально отведённое время

Сразу отвечая на каждое пришедшее письмо, вы подстраиваетесь под нужды других. Контролируйте своё время и сосредоточьтесь на той работе, которая имеет для вас ценность.

Рабочие сообщения должны быть короткими и простыми. Если какой-то вопрос нельзя быстро решить письменно, подойдите к коллеге лично или договоритесь о встрече. Вы спасёте себя и остальных от длинных раздражающих цепочек сообщений.

Джослин Гляй

автор книг о продуктивности и творческом подходе к работе

3. Автоматизируйте часть задач

Составьте график часто повторяющихся задач и воспользуйтесь средствами автоматизации. Так вы освободите время для более важных занятий.

4. Выделяйте меньше времени на дела, не имеющие ценности

В таком случае придётся тратить больше сил, чтобы справиться с ними быстрее. В итоге больше времени останется на важные задачи.

5. Защищайте рабочее время от посягательств

Оцените все задачи и обязанности, которые у вас бывают в течение дня. Выберите из них самые главные и найдите время, чтобы над ними поработать. Избегайте дел, которые только создают видимость занятости, но не несут никакой ценности для вашей работы и целей.

Чаще говорите «нет». Не давайте втянуть себя в то, на что у вас нет времени.