Как организовать документооборот и управлять проектами в небольшой организации

Организовав свою компанию, каждый руководитель конечно хочет, чтобы всё в ней работало, как часы. Особенно это касается документооборота, ведь сколько нервов обычно тратится на поиск какой-нибудь бумажки, которая пропала в самый неподходящий момент. Хочется, чтобы всё было чётко структурировано и лёгко находилось в одной системе. Также немаловажно всегда быть в курсе того, как проходит работа, как движется тот или иной проект, чем заняты сотрудники. Мы на Лайфхакере не раз рассказывали о сервисах и программах, которые помогают решить эти проблемы, и сегодняшний пост также посвящён подобной системе, точнее не системе, а облачному сервису, который позволяет построить единое информационное пространство бизнеса. Сервис «Простой бизнес» совмещает в себе все необходимые инструменты для управления проектами, задачами, персоналом, документами, продажами и т.д.

Для того, чтобы начать работу с сервисом, необходимо зарегистрироваться. На ваш электронный ящик придёт письмо, содержащее ссылку для скачивания десктопного агента.

Также вам потребуется выбрать необходимый вам тариф. «Простой бизнес» предлагает как платные, так и бесплатные версии программы, вам нужно выбрать ту, которая наиболее отвечает вашим потребностям.

А вот что вы сможете делать, установив программу «Простой бизнес».

1. Наладить документооборот

Все документы организации хранятся в базе системы. Используя поиск, нужный документ можно отыскать за несколько секунд. Полезная возможность: при помощи системы можно обмениваться документами с госучреждениями. Например, сдавать отчётность в налоговую, используя электронную цифровую подпись.

2. Управлять проектами и задачами

В этом разделе можно ставить задачи и срок их выполнения, назначать ответственных. Всегда у вас перед глазами будет вся история работы над проектами и задачами, переписка с клиентами и сотрудниками. Есть и ещё один полезный подраздел — «Мои дела», в котором каждый пользователь программы может организовать свои личные дела и расставить приоритеты для себя, также можно вести учёт личного времени.

3. Управлять персоналом

На сервисе можно хранить все необходимые данные о сотрудниках: анкеты, резюме и т.д. При помощи программы можно сформировать структуру компании (сделать, например, разбивку по отделам) и на её основе настроить доступ к проектам и задачам.

4. Связываться при помощи программы с сотрудниками и клиентами

«Простой бизнес» предоставляет множество инструментов для коммуникации и совместной работы: можно обмениваться файлами и документами, оставлять текстовые и голосовые комментарии. Программа позволяет проводить конференции в текстовом, аудио и видео формате.

Связь с клиентами можно поддерживать при помощи телефонии, SMS-сообщений, видеоконференции — всё это делается также через программу.

У программы интуитивный и приятный интерфейс. Название «Простой бизнес» оправдывает себя: её действительно просто и быстро установить и легко в ней разобраться. Я за несколько секунд находила нужные мне разделы.

Служба поддержки также работает отлично. Через несколько дней после установки программы, мне позвонила девушка и поинтересовалась, разобралась ли я с программой, всё ли прошло успешно и не нужна ли мне какая-либо помощь. Чуть позже на почте я обнаружила письмо, в котором подробно описывалось, как подключить некоторые полезные функции программы.

Те возможности, о которых я упомянула в статье, — это лишь верхушка айсберга, на самом деле у программы их гораздо больше, чтобы узнать о них подробнее, почитайте справку на портале «Простой бизнес» или посмотрите видео-уроки на prostoy.tv.

Кстати, сам портал также достоин пристального внимания. На нём вы сможете найти очень много полезной информации, посвященной организации бизнеса и личной эффективности.