В чём разница между продуктивностью и эффективностью и что важнее

Краткую версию статьи можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Андре Григгс

Специалист по психологическому настрою и борьбе со страхами, основатель коучинговой компании Forecast Hope.

Продуктивность отражает количество результатов

Измерить продуктивность обычно просто, поэтому многие концентрируются именно на ней. Для этого подсчитывают объём полученных результатов за два одинаковых временных периода. Например, если в декабре вы прочитали две книги, а в феврале — четыре, значит, в феврале вы были продуктивнее.

Компании высчитывают продуктивность, сравнивая результаты сотрудников, отделов и подразделений. Если, к примеру, офис компании в Калифорнии за месяц выручил 60 000 долларов, а офис во Флориде — 50 000, первый считается более продуктивным.

Кажется, что продуктивность отражает полную картину работы. Например, когда руководитель просит вас подготовить отчёт к концу дня, он считает эту просьбу разумной. Хотя на это действительно уходит не очень много времени, вы вполне можете не успеть. Ведь у вас наверняка есть свои постоянные обязанности и непредвиденные срочные задачи.

Эффективность измеряет качество

Если продуктивность заостряет внимание на результатах, то эффективность — на качестве работы. Поэтому продуктивность можно представить как выручку с продажи, а эффективность — как сумму, которая останется у вас на руках после всех вычетов.

Вернёмся к предыдущему примеру. Калифорнийский офис компании выручил с продаж 60 000 долларов, но 20 000 из них пришлось потратить на организацию семинара и транспортные расходы. Во флоридском офисе семинар провели с помощью недорогой онлайн-платформы. В итоге их выручка оказалась больше, а сами они — эффективнее.

Также эффективность можно измерить по соотношению качества работы и затраченного времени. Например, двое сотрудников кол-центра за день должны опросить 100 клиентов. Первый выполнил норму, обзвонив 150 человек, а второй — обзвонив 300. Хотя они оба достигли необходимого результата, первый оказался более эффективным. Он сделал всего 50 лишних звонков, тогда как второй — 200.

Зациклившись на качестве, мы начинаем сомневаться в себе, волноваться и прокрастинировать. Если при этом вы занимаете руководящую должность, вашей команде трудно будет создать что-то из-за страха совершить ошибку.

По этой причине многие застревают на стадии анализа, пытаясь предвидеть все возможные последствия. Хотя есть примеры успешных перфекционистов вроде Стива Джобса, исследования подтверждают, что большинство успешных людей в любой сфере не склонны к перфекционизму. Он мешает принимать решения, а боязнь ошибиться не даёт двигаться вперёд.

Нужно найти баланс

Нельзя сказать, что одно важнее другого. Нужно улучшать оба показателя. Да, приятно достигать целей и сдерживать данные себе обещания, но сначала стоит оценить затраты.

Следите, сколько времени и ресурсов вы вложили в достижение цели. Если ваша производительность настолько высока, что в результатах работы много ошибок, на которые потом придётся тратить дополнительное внимание, в силу вступает закон убывающих доходов. То же самое происходит, когда вы думаете только о качестве и ударяетесь в перфекционизм. Страх перед провалом мешает работать на оптимальном уровне.

3 способа улучшить свои результаты

1. Осознанно подходите к времени и ресурсам

Попробуйте сохранить текущее количество результатов, сократив используемые ресурсы. Для этого осознанно подходите к своим целям.

Например, вы контролируете маркетинговый бюджет компании с многомиллиардным оборотом. Возможно, вы получаете необходимый результат только потому, что наводняете рынок рекламой.

Просмотрите все ваши маркетинговые кампании и оцените каждую с точки зрения окупаемости инвестиций. Чтобы повысить и эффективность, и продуктивность, перераспределите затраты. Вложите деньги, которые сейчас тратите на 10% кампаний в конце списка окупаемости, в первые 10% кампаний в этом списке.

2. Сократите потери

Найдите более дешёвые, но надёжные альтернативы, которые помогут вам добиться тех же результатов, что вы получаете сейчас. Для этого полезно каждый год просматривать свои расходы. Так вы заметите сферы, в которых можно сэкономить. Если вы не уверены, присмотритесь к ценам на рынке. Этот метод можно применять и для рабочих, и для личных финансов.

3. Выделите главные цели

Перфекционизм заставляет думать, что нужно всё или ничего. Если не хотите попасть в эту ловушку, придётся признать, что всё не может идти именно так, как вам хочется. Решите, что для вас важнее всего, и будьте готовы пожертвовать менее важными целями.

Возьмём, к примеру, грузовые перевозки. В этой сфере очень высокая конкуренция, поэтому водителям постоянно нужно думать о сокращении расходов и повышении эффективности. Чтобы снизить затраты, они никогда не ездят без груза. То есть, если нужно отвезти груз в какой-то город, должен быть и груз на обратную дорогу из этого города.

Если в месте выгрузки нет нового заказа по такой же цене, они соглашаются и на более низкую оплату. Потому что главная цель — не ездить пустым. Такой вариант гораздо менее накладный, чем ехать в другой город без груза. Ведь выбор не между сниженной и обычной ценой, а между сниженной ценой и поездкой вхолостую. В итоге решение снизить цену за перевозку повышает продуктивность.

Представьте, что сможете добиться только одной или двух целей. От какой будет наибольший эффект? Потом обдумайте, что нужно изменить в вашей продуктивности или эффективности, чтобы достичь этой цели.