Как делать то, что вы считали невозможным

Скотт Хансельман — не только один из самых уважаемых в мире специалистов по веб-технологиям Microsoft. Он великолепный оратор. В своём блоге, подкасте и видеороликах он рассказывает о гаджетах, IT и личной эффективности. Вот что Скотт Хансельман думает о продуктивности.

Не бойтесь совершать ошибки

«Сплоховать порой полезно. Не бойтесь наломать дров», — слышать этот совет от такого суперэффективного человека, как Хансельман, даже странно. Он на пике карьеры, кажется, успевает всё: ведёт блог и Twitter, записывает подкасты, регулярно выступает на конференциях. За последние годы стал соавтором более полудюжины книг. Притом что у него жена и двое детей.

Как ему это удаётся? Ответ интересует не только вас. Многие недоумевают: «Скотт, зачем такая бурная деятельность? Ты вообще спишь?» Хансельман отвечает: «Потому что я должен танцевать! Всякий раз, когда начинаю думать, что надо бы остановиться, вспоминаю этот мем и этого воодушевлённого мальчика».

«Чем меньше вы делаете, тем больше сможете сделать. Это типичный закон масштабирования», — говорит Хансельман. Масштабирование — это изменение границ своих возможностей путём изменения подхода к продуктивности.

Свои секреты продуктивности Хансельман раскрыл в 42-минутном выступлении. Все его советы, начиная с правила одного письма и заканчивая поиском своего Роберта Скобла, выполнимы.

По его словам, он просто адаптировал методики продуктивности Дэвида Аллена (Getting Things Done), Стивена Кови («Семь навыков высокоэффективных людей»), Джей Ди Мейера (Getting Results the Agile Way), Франческо Чирилло (техника Pomodoro) и Кэти Сьерры.

Написанное ниже — это тезисное изложение речи Хансельмана на конференции GOTO-2012 и резюме его выступления на конференции Webstock-2014.

Смотрите на знаки, предупреждающие об опасности

Быть сфокусированным не всегда было сложно. Не всегда интернет пестрил сотнями страниц свежего, ещё не прочитанного контента. Информационный поток, отвлекающий вас, не всегда был непрерывен. Хансельман вспоминает, что, когда он только учился программировать, все нужные ему знания помещались в двух книгах.

Остановитесь! Это знак, предупреждающий об опасности. Если вы ловите себя на мысли, что нужно посидеть допоздна, чтобы нагнать график, у вас проблема. Большая проблема, и решение её не такое простое, как «Надеюсь, я подчищу все таски в своём to-do list».

«Надежда — это не план, — говорит Хансельман. — Надежда — это ожидание, когда вы просто плывёте по течению».

Осознайте разницу между продуктивностью и эффективностью

Итак, что же делать, видя знак, предупреждающий об опасности? У Хансельмана есть решение. Но прежде чем раскрыть его, Скотт даёт определения понятиям «продуктивность» и «эффективность» и противопоставляет их.

• Продуктивность направлена на достижение цели. Важно решить, что делать. Продуктивность — это в первую очередь выбор правильных задач и целей, а потом уже их достижение.
• Эффективность — это выполнение задач наиболее эргономичным, ориентированным на процесс способом.

Когда вы поймёте, что это две разные вещи, вы поймёте, насколько это мощные инструменты.

Определите, что значит «работа»

Также Хансельман акцентирует внимание на тройственности понятия «работа», описанной Дэвидом Алленом.

1. Предопределённая работа — та, которую запланировали заранее.
2. Появляющаяся работа — та, что отвлекает вас от плана.
3. Определяемая работа — та, когда вы садитесь и думаете о том, что вам нужно сделать.

По мнению Хансельмана, необходимо уделять больше времени третьему пункту. Как часто в своём расписании вы выделяете час на то, чтобы хорошенько обдумать дальнейшую работу? Вместо этого, глядя в to-do list, мы паникуем, перекраиваем список задач в надежде залатать дыры. Но по факту список от этого только разрастается.

Уделяйте время обдумыванию дальнейшей работы. У профессионалов это занимает в среднем не больше часа в день.

Делайте, бросайте, делегируйте, откладывайте

Хансельман выделяет ещё одну методику Аллена из знаменитого Getting Things Done: делайте, бросайте, делегируйте или откладывайте.

Это отличное решение для работы с электронной почтой. Делайте задачу из email, если она займёт минуту и была запланирована. В противном случае бросайте, делегируйте или откладывайте её — сделаете это позже или поручите кому-то другому.

«Не бойтесь наломать дров» звучит противоестественно. На самом деле такой подход позволяет лучше фокусироваться на работе, чем ситуация, когда груз ответственности перманентно давит на психику.

Говорить «нет» трудно. Но чувство вины, сопряжённое со словом «да», намного хуже дискомфорта от отказа. Везде, в том числе в интернете, можно контролировать и сортировать потоки данных.

Чтобы фильтровать информацию и планировать дела, Хансельман рекомендует матрицу управления временем Стивена Кови.

Когда происходит что-то одновременно срочное и важное, например рожает жена или случился приступ аппендицита, следует действовать молниеносно. Если дело несрочное и неважное, его вообще лучше не делать. И, увы, зачастую мы тратим время на то, что является срочным, но неважным. Действовать безотлагательно — пагубная привычка многих из нас.

Разберитесь с электронной почтой

Скотт Хансельман ежедневно получает сотни писем и делится своим подходом к работе с «Входящими».

Применяйте правило одного письма

Изменение настроек входящих писем кардинально меняет подход к работе с электронной почтой. Создайте папку для писем, в которых вы стоите в копии, и отдельно папку для сообщений, где вы являетесь единственным адресатом. Письма, попадающие в первую папку, априори неважные.

Но что если босс отправит вам копией задачу, а потом спросит: «Почему ты не выполнил моё поручение?» Ответ прост: «Я был в копии, подумал, что вы меня просто информируете». Начальник больше никогда так не поступит.

Будучи архитектором по проектам с сообществами в Microsoft, Хансельман использует ещё одну папку в почтовом ящике — «Внешние» (External). «Это люди, которые не работают на компанию, но важны для меня. Я отвечаю на все их письма», — пояснил Скотт.

Не проверяйте почту утром или ночью

Всё просто: ответили на письмо утром, получили сразу же ответ, снова ответили… В результате переписка, на которую вы планировали потратить меньше часа, может занять половину дня.

Более того, отвечая на письма по утрам (или по ночам), вы приучаете людей к этому времени. Однажды ответив на письмо в два часа ночи, вы создали репутацию человека, пишущего письма в два часа ночи, а ещё просигнализировали о своей привычке к безотлагательности.

Проверяйте почту в полдень, согласно своему распорядку, и будете поражены, сколько всего успеете сделать за день.

Найдите своего Роберта Скобла

Не стоит то и дело проверять почту из-за страха что-то упустить. «Обычно у меня пустые «Входящие», но, когда я на отдыхе, там может быть и 500 писем», — поясняет Хансельман.

Часто на конференциях можно видеть спикеров, которые, едва закончив своё выступление, скорее бегут к ноутбуку заглянуть в электронный ящик. Складывается впечатление, что их работа состоит в том, чтобы вовремя удалять письма.

Чтобы искоренить эту привычку, Хансельман советует использовать так называемых доверенных агрегаторов. Это коллеги, которые всегда в курсе текущего положения дел. В Microsoft таковым был Роберт Скобл.

Найдите в компании своего «доверенного агрегатора». Для этого просто спросите себя, кто тот человек, который всегда в курсе происходящего и охотно поделится с вами этим?

Оставайтесь в потоке

Что бы важного ни происходило в мире и вашей жизни, вы непременно узнаете об этом. Если случится очередное 11 сентября, вам сообщат.

Поэтому старайтесь оставаться в состоянии потока, как в коконе. Не позволяйте вниманию рассеиваться, постоянно нажимая Alt + Tab в Gmail.

Экономьте нажатия на клавиши

По примеру журналиста и евангелиста Microsoft Джона Аделла Хансельман призывает «экономить удары по клавиатуре». Что это значит, объяснит следующий пример.

Пишите короткие письма: три-четыре предложения. Всё, что длиннее, должно быть в блоге, «Википедии», FAQ, в базе знаний или любом другом документе. Электронная почта не место для сохранения знаний, ваши нажатия клавиш там «умирают».

Разберитесь с папкой «Входящие» в своей жизни

Сортировать — значит отделять, отсеивать или отбирать что-либо.

Непрерывный поток информации поступает не только в вашу электронную почту, но и в условную папку «Входящие» в вашей жизни. Оповещения о сообщениях в социальных медиа, о выходе нового эпизода любимого сериала и тому подобное — всем этим мелким событиям мы уделяем время. А значит, их тоже нужно сортировать.

Хансельман предлагает несколько ужасающую аналогию: на парковке произошло ЧП, множество пострадавших. Нужно действовать! Ваша задача — повесить каждому на палец ярлык: жив или мёртв и как с ним следует обращаться. С папкой «Входящие» в своей жизни мы всегда гуманны: накладываем бинты на больного раком, в то время как кто-то другой вот-вот лишится руки. Мы делаем то, что сжигает время, но не имеет ценности.

Отсортируйте потоки информационного шума (Twitter, Facebook*, email, SMS, мессенджеры и так далее) в зависимости от ценности. Если что-то можно смело отбросить, сделайте это.

Избавьтесь от лишней ментальной нагрузки

Представьте, вы подписались на Netflix, радуясь, что теперь в любой момент сможете посмотреть второй сезон «Карточного домика». Например, сегодня же вечером, уложив детей спать.

Правда же в том, что, оформив подписку, вы отказались от проактивного поведения. Вы больше не решаете, что и когда вам делать. Пуши и различные подписки подчиняют вас внешним обстоятельствам и принуждают выполнять задачи извне. Вышла новая серия? Нужно смотреть — не пропадать же подписке!

Всё это давит на психику. Вы несёте ненужную ментальную нагрузку, которая засоряет сознание и мешает продуктивности.

Оставьте пятницу для обдумывания

Размышляя о предстоящих делах, всегда задавайте себе вопрос: какие три вещи я могу сделать уже сегодня, какие на текущей неделе, а какие в этом году? Это так называемое правило трёх. Его Хансельман почерпнул у своего товарища, руководителя программ Microsoft Джея Ди Мейера.

Напишите три задачи на сегодня, на неделю и на год.

В понедельник, в начале новой недели, у вас будет чёткое представление о ближайших днях. В пятницу следует остановиться, оглянуться назад, на прошедшую трудовую неделю, и подумать. Спрашивайте себя: «Это была успешная неделя? Мог ли я сделать что-то иначе? Что я могу изменить?» Важно заканчивать каждый день без чувства вины за бесцельно проведённое время.

Попробуйте технику Pomodoro

Эта техника управления временем предложена Франческо Чирилло в конце 1980-х. Суть в том, чтобы фокусироваться на задаче в течение 25 минут, а потом делать короткий перерыв.

Хансельман рекомендует эту методику. При этом он советует отслеживать все отвлечения, которые возникли у вас за 25 минут. Делайте отметку в блокноте, когда подумали о постороннем (внутреннее отвлечение) или кто-то, например коллега, отвлёк вас (внешние факторы).

Сначала у вас будет около шести отвлечений, затем одно, а потом они исчезнут. В результате вы будете измерять свою продуктивность количеством «помидоров», выполненных за день.

Осознайте, что постоянная занятость — одна из форм лени

Занят не значит продуктивен. Некоторые безумно занятые натуры будут удивлены, но быть креативным и что-то создавать — это нечто противоположное тому, чтобы просто тусоваться.

Хансельман приводит следующий пример: человек активно «твитит» — вроде как сильно занят, а потом пропадает на месяц, когда появляется действительно значимый проект. Когда занят делом, на Twitter и прочую ерунду просто нет времени.

Примите как факт: многозадачность — это миф

По мнению Хансельмана, оптимальное единовременное число задач — одна. Если думаете, что можете справляться со множеством задач одновременно, вы ошибаетесь.

Многозадачность — это просто переключение между задачами, требующее смены контекстов. Поясним на примере. Бывало ли у вас такое: работаешь над чем-то и вдруг звонит телефон? Вы злитесь. Это ваш отец, но вы всё равно злы, так как он звонит вам на работу в три часа дня, в момент, когда вы полностью сфокусированы. Вы снимаете трубку и говорите что-то вроде «Извини, но я тут вроде как работаю…» Потом вы ещё минут 10–15 грустите. Затем вам вновь нужно переключиться на работу: «Так о чём я там думал?»

Переключение контекстов не работает. Однако существует и допустимая многозадачность. Вещи, которые можно делать одновременно:

1. Гулять и жевать жвачку.
2. Тренироваться и слушать подкасты.
3. Вести машину и прослушивать голосовую почту.
4. Ехать на работу и читать (в общественном транспорте).
5. Ехать на работу и думать.
6. Использовать с пользой время простоя.

Избавьтесь от ментального шума

Хансельман советует изменить первую часть этой цитаты Кристофера Хоукинса. «Если это не помогает мне расширять бизнес (выплачивать ипотеку, проводить время с семьёй — подставьте то, что является вашей главной целью) — это ментальный шум».

Для Скотта таким приоритетом является семья: «Всё, что я делаю, каждое решение, которое принимаю, это для того, чтобы поскорее вернуться домой, к детям».

Домашнее задание

Заканчивается выступление Хансельмана следующим домашним заданием:

1. Отсортируйте свои потоки информации.
2. Планируйте рабочие спринты.
3. Избавьтесь от отвлекающих факторов.
4. Подумайте: работая со своей жизненной папкой «Входящие», вы эффективны или продуктивны?
5. Обдумайте свой личный список инструментов.

Обратите внимание, Хансельман не сказал ни слова об Evernote и других системах. «Вы можете потратить больше времени на чтение книг о продуктивности и создание системы, хотя, возможно, всё, что вам нужно, это список задач». Быть может, вам всего лишь нужно осознать разницу между тем, когда вы «заняты», и тем, когда делаете желанную работу.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.