5 признаков онлайн-кассы, которая станет проблемой

1. Модель онлайн-кассы не входит в реестр налоговой службы

Онлайн-кассы появились в 2017 году. Как их применять, какими они должны быть и что уметь, указано в федеральном законе №54. Там же сказано, что пользоваться можно только онлайн-кассами, которые входят в официальный реестр. Если аппарата, который собираетесь купить, в нём нет, у вас не получится вести бизнес законно. Касса не будет передавать данные в налоговую, а вам придётся заплатить штраф. По 54-ФЗ за неподходящее оборудование должностному лицу нужно заплатить до 3 000 рублей, а юридическому лицу — до 10 000 рублей. А при повторном нарушении закона бизнес может быть остановлен на 90 дней.

Сейчас реестр ФНС включает 168 онлайн-касс. Узнать, входит ли аппарат в этот список, можно на сайте налоговой службы. Там есть спецраздел «Проверить ККТ». Вам нужно лишь выбрать название модели из предложенного перечня и вбить заводской номер. Эти данные можно посмотреть на упаковке и тыльной стороне устройства.

Кассы различаются по типу:

• Кнопочные кассы — похожи на привычные кассовые аппараты: имеют маленький экран и клавиатуру. Как правило, нельзя интегрировать с внешними программами. Для настройки и обновления требуется помощь специалиста.
• Фискальный регистратор — записывает данные о совершённых операциях и печатает чеки. Не может работать самостоятельно — обязательно нужен смартфон, планшет или компьютер.
• Смарт-терминалы — устройства с сенсорным экраном, похожи на смартфон или планшет. Бывают как мобильные, так и стационарные. Легко настроить самостоятельно, обновляются автоматически, можно подключить другие программы.

2. Онлайн-касса не подключается к товароучётной системе

Современная касса должна подключаться к товароучётной системе. Это позволит целиком автоматизировать торговые процессы от приёмки товара до продажи или списания. Программа также помогает контролировать остатки и движение товара, анализировать доходы и траты. Например, товароучётная система «МТС Кассы» составляет более 40 отчётов по продажам, в том числе средний чек, рейтинг популярности товаров, динамику продаж и валовой прибыли.

Кроме того, с «МТС Кассой» можно удалённо контролировать сотрудников: проверять во сколько они открывают и закрывают смену, сколько продаж и возвратов делают за день, сколько выручки приносят. Мотивация кассира рассчитывается автоматически. В товароучётной системе вы можете запустить акции и скидки, сформировать бонусные карты или сертификаты.

Во время интеграции кассового устройства и товароучётной системы могут возникнуть проблемы, если их создавали разные бренды. Поэтому лучше взять кассу с родной программой.

Треть клиентов МТС уже пользуются товароучётной системой «МТС Кассы». За счёт грамотного использования аналитики, которая позволяет создать успешную маркетинговую стратегию и усилить контроль за торговлей, их прибыль выросла на 15%.

Сергей Музыкантов

Технический директор сервиса «МТС Касса»

3. Обновление программного обеспечения платное и требует помощи специалиста на месте

54-ФЗ, как и любой другой закон, могут редактировать и вносить в него новые требования к онлайн-кассам. Программное обеспечение должно им соответствовать, иначе возникнут проблемы. Один из недавних примеров — изменение ставки (Федеральный закон № 303) налога на добавленную стоимость: в начале 2019 года она увеличилась с 18% до 20%. Поэтому те, кто не смог обновить кассу под новую ставку, печатали чеки с неверной информацией, а это нарушение закона.

В 2019 году началось введение маркировки товаров. По словам чиновников, в ближайшие годы она появится на всех видах продукции. Уже сейчас маркировка есть на алкоголе, табаке и меховых изделиях. Позднее в 2019 году она появится на лекарствах, фотоаппаратах, одежде, духах и шинах. В феврале 2020 года запретят оборот немаркированной обуви. Каждый новый этап маркировки будет требовать обновления программного обеспечения. Чтобы соответствовать правилам, предстоит передавать онлайн в национальную систему «Честный знак» факт продажи каждого маркированного товара. Если онлайн-касса не может сканировать и передавать код маркировки, продажу признают незаконной, а вам выпишут штраф до 300 000 рублей.

Информация о маркировке товара должна отображаться в реквизите «Код товара» кассового чека. Он актуален для всей продукции. Если у товара нет официальной маркировки, для него прописывается номер товарной позиции, который определён в соответствии с единой базой ТН ВЭД. Сейчас это правило распространяется лишь на ряд предпринимателей, но с 2021 года по 54-ФЗ «Код товара» станет обязательным реквизитом для всех. На автономных кассах работать в таком формате с товарами неудобно и затратно, так как требуется подключение к компьютеру и соответствующие настройки. К тому же на таких аппаратах сложный процесс заведения товаров в справочник с присвоением индивидуального кода каждому. Ввести даже несколько товарных позиции затруднительно, поэтому в скором времени кнопочные кассы однозначно придётся менять на другие устройства.

Чтобы не забивать голову, выбирайте смарт-терминал, который обновляет ПО автоматически и работает с номенклатурой даже маркированного товара без подключения к компьютеру. Тогда не получится так, что программа уже устарела, а вы незаметно для себя стали нарушителем. Обязательно поинтересуйтесь стоимостью обновления ПО. Бывает, что нужно оплачивать каждое обновление прошивки, а иногда можно сразу оплатить годовую лицензию.

4. Онлайн-касса с платным и не круглосуточным техобслуживанием

У онлайн-кассы есть функции, в которых с первого раза разобраться сложно. Можно применить метод проб и ошибок: жать на кнопки, открывать программы и надеяться, что в конце концов всё получится. Но тогда есть шанс навредить себе.

Помочь разобраться в онлайн-кассе могут специалисты консультационно-технического обслуживания. Проверьте, чтобы у компании-производителя вашего аппарата оно было. И главное, чтобы за него не пришлось доплачивать. Иначе, пока вы изучаете технику, набежит серьёзный счёт.

Убедитесь, чтобы техобслуживание работало круглосуточно. В некоторых компаниях за консультацией можно обращаться только по будням с 9:00 до 18:00. Сложно придётся, если вы работаете до 22:00 или в ночное время. Касса сломалась, а специалисты техобслуживания уже ушли домой.

5. Касса неизвестного или маленького бренда

Когда вы покупаете аппарат небольшой компании, можете столкнуться с такими проблемами, как:

• Дорогие детали. Онлайн-касса, как и любая другая техника, может ломаться. Если детали производят в небольших объёмах, замена может стоить недёшево. Неприятно, когда замена фискального накопителя стоит больше, чем сама онлайн-касса.
• Отсутствие партнёрских сервисных центров. Ремонт у мастеров на дому или в частных сервисах может занять недели. В этом случае вы потеряете возможную выручку.
• Сложная настройка программного обеспечения. Может случиться так, что кассу для перепрошивки придётся вскрывать, а это дополнительное время и риски.

Что в итоге

Рынок онлайн-касс большой. Аппараты различаются по цене, функциональности, стоимости обслуживания и удобству. Перед покупкой соотнесите все эти показатели и выберите оптимальный для себя вариант. Больше всего проблем принесут онлайн-классы кнопочного типа: хотя они стоят несколько дешевле смарт-терминалов, их сложно обновлять, подключать к дополнительным сервисам и подстраивать под изменения закона. Они прослужат меньше, а их содержание будет стоить дороже.