Обзор Notion — универсального инструмента продуктивности для работы и жизни

Что такое Notion

Notion объединяет в себе огромное количество инструментов. Заметки и списки дел, документы и таблицы, канбан-доски и базы знаний — здесь есть всё, с чем нам приходится иметь дело ежедневно.

Сервис представляет всё это в виде единого рабочего пространства. Подобно деталям LEGO, в него легко добавить нужные элементы и собрать свой идеальный инструмент продуктивности для хранения идей, планирования и совместной работы с коллегами.

Можно сравнить Notion с гибридом Evernote, Google Docs, Trello и Todoist. Главная цель приложения — заменить множество сервисов для решения конкретных задач, чтобы сделать работу проще и удобнее.

Вместо жонглирования сайтами и переключения между интерфейсами программ Notion позволяет вести все процессы в чистой, универсальной среде и держать их под контролем.

Как этот инструмент работает

Сложно представить удобную работу при таком количестве функций. Но на самом деле интерфейс Notion даже минималистичнее, чем у отдельных программ, которые он заменяет.

Весь контент здесь хранится на страницах, которые состоят из разнообразных блоков — главной сущности сервиса. Ими могут быть тексты, списки, код, изображения или ссылки.

В любой момент блоки легко трансформировать, за секунду превратив маркированный список в контрольный, а текст — в отдельную страницу, блок кода или цитату.

На одной странице можно собрать несколько других, которые в свою очередь могут прятаться внутри многоуровневых раскрывающихся списков. К ним можно добавлять таблицы, канбан-доски, устраивать вики и базы данных.

Это открывает почти безграничные возможности для раскладывания по полочкам чего угодно. Для навигации по записям используется боковая панель с древовидной структурой, удобно отображающая весь контент, а также быстрый поиск с подсказками.

При создании нового файла открывается диалог, где можно начать с пустой страницы или выбрать один из множества готовых шаблонов для самых разных целей.

При нажатии на / раскрывается меню команд, которое служит для добавления базовых блоков вроде подзаголовков, списков и разделителей, а также напоминаний, таблиц, досок и календарей.

Кроме того, здесь доступно встраивание медиа и файлов из различных сервисов, включая Google Drive, GitHub Gist, Framer, Figma и многих других.

Знакомясь с Notion впервые, довольно сложно понять его концепцию, поэтому разработчики сделали живую демо-страницу, которая доступна без регистрации прямо в окне браузера и работает точно так же, как и в самом приложении.

Для чего можно использовать Notion

Все функции Notion создатели разделяют на четыре основные составляющие: Notes & Docs, Knowledge Base, Tasks & Projects и Spreadsheets & Databases. Первая позиционируется как альтернатива Google Docs и Evernote и служит для работы с текстами и заметками.

Вторая призвана заменить GitHub Wiki и Confluence и помогает создавать базы знаний. Третья берёт на себя функции Trello, Asana и Jira, соответственно, упрощая работу с задачами и проектами. И наконец, последняя заменяет Google Sheets и Airtable и служит для создания таблиц и баз данных.

1. Заметки и документы

1 / 0

2 / 0

Для организации заметок и работы с документами в Notion есть всё, что только можно пожелать. Начиная с веб-клиппера и удобных сниппетов добавляемых ссылок и заканчивая функциональным редактором с поддержкой Markdown-разметки и вставки медиа.

Любыми созданными материалами можно делиться с другими людьми и совместно работать над ними в режиме реального времени. При этом доступны контроль версий, комментарии и управление доступами.

2. Базы знаний

1 / 0

2 / 0

Без каких-либо навыков в Notion легко сделать удобную и хорошо читаемую вики. Для этого достаточно создать пустую страницу и разместить на ней другие. Их заголовки будут работать как ссылки, а внутри может быть всё что угодно, включая другие вложенные страницы.

На главной можно добавить разделы, а саму вики легко перелинковать с другими базами знаний. При этом каждую страницу можно оформить с помощью обложек и эмодзи, которые отображаются рядом с заголовком и упрощают навигацию.

3. Задачи и управление проектами

1 / 0

2 / 0

Для организации задач доступна масса возможностей. Простые дела быстрее вести с помощью контрольных и вложенных списков, а для сложных проектов удобнее использовать канбан-доски.

Последние выглядят и работают точно так же, как в Trello, причём даже позволяют перенести проекты оттуда в один клик. Помимо этого, есть дорожные карты, календарь и планировщик на неделю.

4. Таблицы и базы данных

1 / 0

2 / 0

По части таблиц Notion способен заменить Google Sheets и Excel, но только для не очень сложных и базовых вещей. Хотя, если вам не нужны изощренные математические формулы, встроенных возможностей будет вполне достаточно.

Таблицы можно создавать с нуля, импортировать их из других приложений, а также вставлять в документы и размещать на страницах.

Какие сценарии использования инструмента существуют

Самый распространённый вариант использования Notion — это заметки и написание текстов, однако на этом его сферы применения не заканчиваются.

Только во встроенной галерее есть 20 готовых шаблонов для различных нужд, покрывающих практически любые задачи. Однако благодаря концепции конструктора всегда можно собрать и уникальный шаблон под свои цели.

Помимо очевидных заметок, менеджера задач, управления проектами и баз знаний, у приложения есть масса других сценариев использования. Для понимания возможностей приведём в качестве примера несколько интересных вариантов:

• Хранилище — собирайте идеи, ссылки на статьи, видео и другую информацию, которую нужно обработать позже.
• Цели — наметьте, чего хотите добиться, и сверяйтесь со списком, чтобы не свернуть с пути.
• Домашние дела — запишите планы, сохраните понравившиеся идеи для ремонта и благоустройства.
• Путешествия — соберите воедино информацию о предстоящих поездках и местах, где хотите побывать.
• Финансы — контролируйте поступления, отслеживайте платежи и расходы.
• Редакционный календарь — планируйте публикации для блога или канала.
• Журнал тренировок — отмечайте занятия, фиксируйте прогресс, ведите дневник питания.

Что с синхронизацией и наличием мобильных приложений

Notion доступен на любых платформах и работает как в приложениях, так и в браузере. Помимо настольных клиентов для Mac и ПК, есть также мобильные версии для iOS и Android, предлагающие аналогичные функции.

Весь контент хранится в собственном облаке Notion и синхронизируется между устройствами, причём появляется при правках почти мгновенно.

Что выяснилось в процессе использования

Я слышал о Notion давно. Дважды устанавливал приложение для Mac, пытался изучить его и начать пользоваться, но обе попытки не увенчались особым успехом.

Мне в основном приходится работать с текстами, поэтому я рассчитывал вести в Notion заметки и писать черновики статей. С короткими записями, как и со списками дел, получилось легко, а вот с текстами не задалось.

Мне очень не хватало полноценной поддержки Markdown и ещё больше — настроек отображения шрифтов: в редакторе лишь три гарнитуры, два размера шрифтов и полей.

Считаю, что без переноса всех процессов в Notion пользоваться им нет смысла, поскольку ломается вся стройная концепция единого пространства. Поэтому продолжаю пользоваться Bear, в котором пишу тексты, храню заметки и веду несложные списки.

Но при этом внимательно слежу за Notion и жду, пока появится больше настроек. Всё-таки приложение очень мощное и перспективное, а идея универсального инструмента для меня заманчива.

У нашего шеф-редактора всё сложилось удачнее. Он с удовольствием пользуется Notion и вот что говорит по этому поводу.

Павел Федоров

Шеф-редактор Лайфхакера

Чтобы Notion начал работать, надо потратить несколько часов на его настройку: изучить шаблоны, разобраться с механикой, посмотреть видосов на YouTube, придумать сценарии использования. Это долго и местами нудно.

Но! Как только ты подстроишь Notion под себя, начнётся сказка: другие приложения для заметок и задач станут не нужны. Таблицы, чек-листы, форматирование текста блоками — здесь столько скрытых фич, что крышу сносит, когда находишь что-то новое.

Место у меня закончилось через месяц, но благодаря реферальной программе и паре постов у меня есть два года подписки.

Сколько стоит Notion

Notion можно пользоваться бесплатно, но по большому счёту такой вариант подойдёт лишь для ознакомления. В бесплатном аккаунте работает синхронизация и доступны все функции, а подвох кроется в ограничении в 1 000 блоков контента.

Для начала этого хватит, но если перенести в приложение все процессы, лимит быстро закончится.

Платная подписка снимает все ограничения, а также открывает историю версий, настройки доступов и приоритетную техподдержку. Если оформить годовой абонемент, личный аккаунт обойдётся в 4 доллара в месяц, а при работе в команде придётся выложить по 8 долларов за человека.

При этом после регистрации и установки приложений начисляется 15 долларов, которые можно потратить на оплату подписки. Дополнительные бонусы даются за приглашение друзей — вам в таком случае начисляется 5 долларов, а другу — 10.

Кстати, если хотите, регистрируйтесь по моей ссылке, если нет, то ниже есть нереферальная.

Попробовать Notion →

Что в итоге

Notion действительно мощный инструмент, освоив возможности которого, можно наладить личные и рабочие дела. Сервис экономит время и помогает быть продуктивнее за счёт единого пространства, в котором собраны заметки, документы, дела и проекты. Равных по функциям аналогов у него, по сути, нет.

Но не стоит обольщаться, ведь Notion всего лишь инструмент, и он не сделает всю работу за вас. С его помощью можно добиться успеха, но лишь тем, кто привык всё раскладывать по полочкам и готов потратить время на организацию своих записей.

Плюсы:

• Универсальность — заменяет уйму разных приложений и сервисов.
• Совместная работа — можно публиковать документы, предоставляя доступ по ссылке даже тем, кто не зарегистрирован.
• Удобный интерфейс — несмотря на обилие функций, всё как на ладони.
• Кроссплатформенность — возможен доступ с любого устройства.

Минусы:

• Сложность — из-за большого количества функций разобраться, что и как делать, не так-то просто.
• Слабая типографика — настройки отображения шрифтов очень скудные, их почти нет.
• Отсутствие локализации — вместе со сложностью освоения для некоторых это будет проблемой.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.