Как метла и треугольник помогут всё успевать

Лена Володина

Руководитель проекта «Леди Mail.Ru», блогер и автор книги «Дзен в большом городе». Профиль в Instagram*.

1. Руководствуйтесь бизнес-треугольником «деньги — время — качество»

И помните, что треугольник стоит всегда на двух точках. Это, пожалуй, лучший наглядный пример по расстановке приоритетов.

Хотите сделать задачу быстро и хорошо? Будьте готовы вложить деньги в дополнительные ресурсы. Хотите сэкономить? Выбирайте, чем готовы пожертвовать: временем или качеством? То есть задачу можно выполнять долго, но хорошо. Или сделать её быстро, но, возможно, не в полном объёме.

Рекомендую не только использовать этот бизнес-треугольник при решении своих рабочих вопросов, но и напоминать о нём коллегам или даже руководителям.

2. Делегируйте все «дешёвые» задачи

Правило, которому я научилась от своего бывшего начальника. О мелких делах он говорил: «Моё время стоит слишком дорого, чтобы этим заниматься».

Используйте закон Парето: тратьте 20% сил и времени на то, что принесёт 80% пользы. Не разменивайтесь по мелочам. Главный секрет тайм-менеджмента: всех дел не переделаешь, поэтому сразу смиритесь, что нерелевантные задачи никогда не будут выполнены. Если можете — делегируйте. Не можете — отказывайтесь от мелких задач.

3. Познакомьтесь с метлой

Важно: если всё время делегировать, то в какой-то момент может оказаться, что ты очень плохо представляешь, как устроены процессы на местном уровне. Поэтому время от времени нужно делать обычные рутинные задачи самостоятельно. Например, заверстать статью в админке или создать рекламный слот.

Считается, что идеальный главный редактор — тот, кто сможет в случае ЧП выполнить все работы по сайту: от написания статьи до подбора фотографии, её обработки и постановки. Этого может никогда не произойти, но понимание тонкостей внутренней кухни делает тебя более сильным руководителем.

Умение делать чёрную работу — это не микроменеджмент. Чаще всего благодаря таким «вылазкам» и точечным проверкам ты узнаёшь, что ещё в проекте можно усовершенствовать. Специально подбирать момент, чтобы заняться ручной работой, не нужно. Обычно всё само случается, когда кто-то из подчинённых или коллег уходит в отпуск и ты на время берёшь на себя их обязанности.

Американский предприниматель Эндрю Карнеги, обращаясь к студентам колледжа в Питтсбурге, говорил, что очень полезно на начальном этапе карьеры «познакомиться с метлой». Однако вспоминать про метлу полезно даже тогда, когда, как тебе кажется, ты достиг вершин.

В сериале «Острые козырьки» есть такой диалог:

— What are you doing Tommy? (Что ты делаешь, Томми?)

— Shovelling shit, Curly. Just like you. (Разгребаю навоз лопатой, Кёрли. Прямо как ты.)

— Why're you doing that Tommy? (Почему ты это делаешь, Томми?)

— To remind myself, who I'd be, if I wasn't who I am. (Чтобы напомнить себе, кем бы я был, если бы не был тем, кто я есть).

4. Удалите Facebook* с телефона

Читайте ленту с компьютера за чаем, но нечасто. Не тратьте время на бесконечный просмотр чужих страниц. Пока вы это делаете, проходит ваша собственная жизнь. Мессенджеры, так и быть, оставьте, только отключите в них уведомления. Не существует таких важных дел, которые бы не могли подождать даже несколько часов. Если у человека действительно будет что-то срочное, он позвонит. А вы не будете отвлекаться и сможете сосредоточиться на основных задачах.

5. Освойте скорочтение

Мы живём в век информации, и чтобы всё успевать, нужно уметь в ней ориентироваться. Скорочтение помогает быстрее сёрфить / сканировать источники информации. Многие переживают, что после скорочтения уже не получится читать книги в расслабленном режиме, но всё не так. Это навык, который можно контролировать, и только вы решаете, в какой момент его применять. Грубо говоря, вы можете пройти пять километров за час, а можете пробежать за 20 минут. Всё зависит от ваших задач.

Скорочтение не подразумевает понимание всего, что вы читаете. Этот метод создан прежде всего для того, чтобы схватывать общий смысл и вычленять из общей массы (и иногда воды) действительно нужную вам информацию.

Скорочтению можно отдельно научиться. Например, по книгам или на курсах. И возможно, у вас уже сформировалось так называемое интуитивное скорочтение. Обычно к нему приходят люди, которые много читали и в какой-то момент выработали свою систему быстрого поглощения информации, зачастую сами не осознавая этого. Например, только когда я пошла на курсы скорочтения, узнала, что у меня и так неплохой результат — 535 слов в минуту.

6. Используйте голосовой набор

Десятипальцевую слепую печать на компьютере мы давно освоили, но в телефонах с такой же скоростью набирать текст всё ещё не получается. Когда вы в дороге или на ходу, используйте голосовое распознавание речи. Например, такая функция по умолчанию встроена в клавиатуру Gboard. Да, где-то придётся поправить, но в целом это очень удобно.

Также недооценена функция T9. Сегодняшняя автозамена очень умная, она запоминает популярные сценарии и предлагает наиболее вероятные в употреблении слова и фразы.

7. Не отвечайте сразу на письма

Я называю это правилом 10 минут. Не отвечайте на письмо сразу, как только оно к вам придёт. Дайте ему «отлежаться». Рекомендую это делать по трём причинам.

• Чем быстрее вы ответите, тем быстрее придёт вам в ответ новое письмо. То есть вы лишь ускорите колесо сообщений.
• Нам часто приходят не самые приятные письма, и быстрые ответы получаются резкими и грубыми. Пауза хотя бы в 10 минут помогает успокоиться и взвешенно ответить.
• Не отвечая сию минуту на письма, вы учите людей самостоятельно решать их вопросы. Очень часто мы «пуляем» друг в друга сообщениями, хотя есть вопросы, которые можно решить и другими способами. Помните, в «Фитиле», советском сатирическом видеожурнале, был сюжет про вагоны и депо? Подождите 10 минут — и за это время ситуация может 10 раз поменяться или вообще стать неактуальной.

8. В последнюю пятницу месяца берите выходной

В счёт отпуска или даже за свой счёт, чтобы приводить дела в порядок. Магическая уборка нужна не только в доме. Разобраться с документами, сходить к врачу, устроить шопинг в пустом торговом центре или элементарно выспаться — вы удивитесь, когда увидите, как много дел наберётся. А в конце дня почувствуете облегчение или даже лёгкую эйфорию — примерно такую же, как после разбора гардероба.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.