Почему системы GTD часто не работают?

© photo

Если вы пользуетесь лучшей, на ваш взгляд, системой GTD, но не видите результатов, вряд ли проблема кроется в системе, скорее проблема в убеждении, что идеально выстроенный список дел позволит вам выполнять в 10 раз больше работы, чем ваши коллеги. Ни один метод повышения продуктивности не станет для вас эффективным, пока вы не начнёте мыслить реалистично. Об этом и поговорим в статье.

Невозможно сделать «всё» в один день

Каждый день у вас появляется очень много дел, которые непременно нужно выполнить сегодня. Вы вроде бы и понимаете, что невозможно сделать всё и сразу, но тем не менее с завидным упорством пытаетесь доказать обратное, что в итоге приводит к ощущению, что целый день вы крутились как белка в колесе, но ничего так и не успели. Избежать такого чувства просто — нужно расставлять приоритеты. Решите, что действительно необходимо сделать сегодня, а что вполне может подождать до завтра. Выполнив за день небольшой список задач, вы почувствуете прогресс, а значит на следующий день с большим энтузиазмом возьмётесь за дела.

Наверняка вы уже подумали о том, что это, на самом деле, сложно — расставить приоритеты. Не всегда можно понять, какое дело важнее на сегодняшний день. В своём видео-блоге известный блогер Ze Frank даёт такой совет:

напишите список всех дел, которые нужно закончить, потом начните читать список с конца, прислушиваясь к своим внутренним ощущениям. Если понимаете, что этот пункт действительно важный, оставляйте его, если есть хоть малейшие сомнения — безжалостно вычёркивайте. Оставшиеся дела начинайте выполнять с первого в списке.

Помните, что в сутках 24 часа, вы ограничены этим временем. Запланировав лишнего, к вечеру вы будете разочарованы тем, что снова ничего не успели. Лучше наоборот поставить себе слишком простую цель, с которой вы точно справитесь. А потом сделать какое-то дополнительное дело. В конце дня вы будете ощущать себя победителем, ведь кроме необходимых дел вы успели сделать ещё что-то.

Забудьте о многозадачности и сфокусируйтесь на одном деле

Человеку очень сложно работать в режиме многозадачности, но тем не менее многие любят это делать, потому что так чувствуют себя более активными и продуктивными. Каждые пять минут мы можем прервать выполнение какого-либо дела, чтобы ответить по телефону или на электронное послание. Многозадачность сильно рассеивает наше внимание и вот почему: каждый раз, переключив своё внимание с одной задачи на другую, вы будете потом мучительно возвращаться к первой, вспоминая, на чём же вы остановились.

В идеальном мире мы смогли бы полностью отказаться от многозадачности, но в реальном всё-таки возникают ситуации, когда избежать её невозможно. В таком случае стоит пойти на компромисс, воспользовавшись, например, техникой «помидорного планирования», когда вы в течение 25 минут сосредотачиваетесь исключительно на одной задачей, не позволяя себе отвлекаться.

Работайте над одной задачей, а через 25 минут пересмотрите список и выберите следующую, которая в данный момент требует вашего немедленного внимания. Так вы сможет работать в режиме многозадачности, но сохранять сфокусированность на конкретном деле.

Внимательно выбирайте и мудро применяйте советы по продуктивности

Множество статей написано на тему продуктивности и эффективной работы, бесконечно появляются новые техники и хаки, но ничего из этого не поможет вам, если вы не решите проблемы, которые описаны выше. И даже решив их, нужно научиться правильно и к месту применять систему GTD.

Как уже говорилось в одном из наших постов, если вам важно то, что вы делаете, вам не понадобятся системы, списки и напоминания. Вам не сложно будет держать в голове то, что вам нужно сделать. Если задача, которую вы решаете будет глобальной, то вы наверняка разобьёте её на части, написав список последовательных дел, но сделаете это без мысли: «О, я применяю GTD!» Так для чего же нужны системы GTD и прочие советы по продуктивности? Для того чтобы вовремя делать рутинные и скучные вещи: оплата счетов, звонки, отчёты. Это то, что вы всей душой мечтаете отложить на «завтра», которое всё никак не наступит.

Однако любую систему продуктивности не стоит применять слепо, нужно прежде обдумать, как вы можете «заточить» её под себя, чтобы получить максимальную отдачу. Системы GTD — это не волшебная палочка, которую нужно применять, чётко следуя инструкции, это инструмент, работу которого необходимо тщательно настроить, изучив перед этим себя и те методы работы, которые заставляют вас чувствовать удовлетворение в конце рабочего дня.