8 ошибок, из-за которых списки дел не работают

Краткую версию статьи можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Список дел помогает чётко распланировать день и сфокусироваться на важных задачах. Но нужно быть аккуратным: один недочёт — и этот полезный инструмент превращается в хаотичную свалку, с которой невозможно разобраться. Вот каких распространённых ошибок при составлении списка дел стоит опасаться прежде всего.

1. Не записывать дела

Очевидный пункт, но о нём всё равно стоит напомнить: если вы будете держать список задач исключительно в голове, то точно что-нибудь забудете. Запись дел в бумажном блокноте, в заметках в телефоне или в документе на компьютере поможет составить наглядную картину, даже когда мысли начинают путаться от усталости. Это также позволяет более ответственно относиться к задачам. Разные дела, которые тянут вас в разные стороны, просто исчезают, потому что у вас перед глазами появляется чёткий план.

2. Относиться к списку дел как к списку желаний

Конечно, было бы неплохо реализовать идею, которая пришла вам в голову пару дней назад, но спросите себя: «Действительно ли я хочу сделать это именно сегодня?»

Эксперт по тайм-менеджменту и автор книги «Чувство штиля. Продуктивность и спокойствие в эпоху вечных дедлайнов» Лора Вандеркам считает, что нет смысла добавлять в список те задачи, которые вы не планируете выполнить. По её словам, они точно так же останутся несделанными, если вы не включите их в список, к тому же это поможет избежать чувства вины.

Создайте отдельный перечень для больших дел и проектов, которыми хотелось бы заняться, но позже. Эксперт по продуктивности, создатель популярного метода Getting Things Done Дэвид Аллен называет это списком «может быть когда-нибудь». Такой подход позволяет сохранять свои идеи и не перегружать ежедневную повестку.

Помните, что список дел — это инструмент для повышения продуктивности, а не волшебный перечень того, чего вы хотели бы добиться.

3. Добавлять в список слишком много задач

По мнению Лоры Вандеркам, одна из самых больших ошибок — быть слишком амбициозным в составлении списка. Лучше сделать его короче и распределить задачи по приоритетности.

Список дел должен состоять из 3–5 задач, которые вы собираетесь выполнить сегодня. Скорее всего, вашего внимания требуют гораздо больше проектов. Но в идеале список дел — своеобразный контракт с самим собой: вы обещаете себе выполнить именно эти задачи, какие бы другие дела ни появились.

А менее важные задачи всегда можно распределить по ближайшим дням недели или месяца.

4. Не разбивать большие дела на маленькие шаги

Часто в список проникают задачи, для выполнения которых нужно сделать сразу несколько шагов. К таким крупным проектам нужно относиться осторожно, поскольку без разделения больших дел на маленькие части достичь максимального результата не получится.

При неоднородном списке из крупных, например создание сайта, и мелких дел, скажем, заказа новой партии визиток, мы с гораздо большей вероятностью будем откладывать серьёзные проекты на потом.

Так происходит, потому что когда мы находимся в режиме действия, нам хочется браться за простые задачи, которые точно получится решить. Это как затягивающая компьютерная игра. Нам никогда не предлагают спасти мир от зомби или найти клад за один шаг. Вместо этого мы проходим один уровень за другим и выполняем все миссии по очереди.

5. Неправильно формулировать

Эксперты советуют всегда использовать глаголы. Вместо коротких формулировок вроде «Серёжа, электронная почта» придерживайтесь чётких фраз, например: «Отправить Серёже показатели продаж по электронной почте».

Представьте, что вам нужно передать обязанности кому-то. Если вы начнёте описание задачи с глагола, человеку будет гораздо проще понять, что от него требуется. Вы из будущего и есть тот самый человек. Упростите себе задачу и избавьтесь от туманных формулировок.

6. Воспринимать как список дел папку «Входящие»

Если вы позволите письмам, которые приходят на почту, контролировать ваш день, то потратите всё своё время на решение чужих проблем. Поток сообщений никогда не иссякает, поэтому неудивительно, что нам кажется, что у нас не хватает сил ни на что другое.

Подумайте о своих стратегических целях — амбициозных проактивных проектах, желаниях на год или глобальных направлениях развития. Как часто что-то из этого появляется в вашей электронной почте? Если редко, значит, лучше обратить своё внимание на другие задачи.

7. Не выделять время для отдыха

Периодические перерывы, например прогулка в парке или пятиминутное дыхательное упражнение, помогают перезагрузиться и набраться сил. А это не менее важно, чем вычеркнуть из списка очередную задачу.

Многим кажется бессмысленным добавлять в свой список что-то «непродуктивное». Однако небольшой отдых помогает глубже и эффективнее сосредоточиться на последующих делах. Пусть перерывы будут для вас чем-то естественным и не терпящим возражений. Это позволит сбалансировать энергию, оставаться сфокусированным и предотвратить выгорание.

8. Включать в список ненужные задачи

Вычёркивать выполненные дела всегда приятно. Но это не значит, что стоит добавлять в своё расписание большое количество элементарных задач.

У записи маленьких дел и привычек есть свои плюсы, но есть и минусы. Например, нам становится сложнее распределять задачи по приоритетности, список усложняется, а иногда возникает и токсичная продуктивность, которая приводит к переутомлению и прокрастинации. Кроме того, может появиться ложное чувство, будто мы успели сделать за день очень многое, хотя на самом деле возились с элементарными вещами.

Для мелких привычек и ритуалов, например напоминаний о приёме витаминов или о тренировках, лучше использовать специальные приложения вроде трекеров привычек.