4 актуальные проблемы в организации командировок и как их избежать. Разбираемся с экспертом
1. Нужно забронировать отель за границей
Проблемы могут возникнуть, если у бизнеса есть только карты и счета российского банка, а страна, в которой будет командировка, их не принимает. В сервисе «OneTwoTrip для бизнеса» более 2 млн отелей по всему миру. Их услуги компания может оплачивать в рублях через приложение или сайт любым удобным способом: корпоративной картой, депозитом, с помощью постоплаты по счёту или овердрафта по запросу. Кстати, купить авиабилеты иностранного перевозчика через «OneTwoTrip для бизнеса» тоже получится в пару кликов.
Если во время поездки или при оформлении возникли проблемы, можно обратиться в службу поддержки — прямо в приложении, в чате на сайте или Telegram, по почте или телефону. К примеру, не открывается бронь, не подтверждается оплата и так далее. Менеджеры готовы помочь с любой проблемой.
2. Нужно оптимизировать бюджет
Если командировок в компании много, ездят в них разноранговые сотрудники и география рабочих поездок широкая, расходы перестанут быть прозрачными и предсказуемыми. Например, цена билета на один и тот же рейс зависит от даты покупки. Чтобы в отчётах не возникало большого разброса, удобнее всего установить для всех сотрудников правило — например, покупать билет не позже чем за две недели до вылета.
Настроить такие фильтры и оптимизировать бюджет поможет тревел-политика — корпоративный документ, в котором собраны все важные детали. Например, ограничения по стоимости и условиям проезда и проживания, а также перечень расходов, которые компания готова взять на себя и которые сотрудник должен компенсировать сам.
С помощью тревел-политики удобно настроить фильтры для подбора отелей: ограничить звёздность, указать рамки бюджета и задать условия брони — например, заезд только в будние дни. Это сузит область поиска, и подходящий вариант найдётся быстрее. То же для авиабилетов: можно установить ограничение на тариф, чтобы компания не разорилась на полётах бизнес-классом.
Ещё одна полезная практика для оптимизации расходов — ретроспектива командировок. Периодически просматривайте отчёты сотрудников и сравнивайте их — это поможет найти избыточные траты и скорректировать подход к компенсации расходов.
Создать тревел-политику и следить за финансами сотрудников в рабочих поездках можно через специальные инструменты на сайте «OneTwoTrip для бизнеса». А ещё сервис позволит дополнительно оптимизировать расходы за счёт прямых контрактов со многими объектами размещений: корпоративным клиентам доступны специальные тарифы в отелях России — со скидками до 30%. Другой способ упорядочить бюджет — программа лояльности: за каждый заказ вы получите бонусы, которые позже потратите на новые командировки. Если же в момент бронирования всей необходимой суммой компания не располагает, по запросу можно получить овердрафт.
3. Нужно позаботиться о перемещениях сотрудника
Общественный транспорт — это, конечно, хорошо, но разбираться в автобусных маршрутах в неизвестном городе не очень хочется. Чтобы организовать комфортные перемещения сотрудника в деловой поездке по России, заранее оформите в сервисе ваучер на «Яндекс Такси». Во время заказа машины командированный просто выберет соответствующий способ оплаты в приложении.
За границей решение тоже есть. Через «OneTwoTrip для бизнеса» можно заказать трансфер. Когда сотрудник прилетит в страну, водитель уже будет ждать его в месте назначения. Никаких задержек, лишних вопросов по обмену валюты и заоблачных тарифов от таксистов, ожидающих у аэропорта.
После бронирования трансфера и поездок по ваучеру «Яндекс Такси» все чеки автоматически попадают в отчёты — так дополнительные расходы становятся гораздо прозрачнее.
4. Нужно организовать корпоратив распределённой команды
Согласно опросу «Работы.ру», дистанционный формат допускается более чем в половине российских компаний. Часто вне офиса трудятся сотрудники из IT-сферы, маркетологи и менеджеры по продажам. Но некоторые компании дают возможность работать удалённо HR-специалистам и бухгалтерам.
Организовать групповую поездку для удалёнщиков и собрать всех сотрудников в одном месте — тот ещё квест. Самостоятельно оформлять брони сложно — нужно найти отель с большим количеством свободных номеров и не перепутать данные пассажиров при покупке билетов. В общем, потребуется много времени и особая внимательность.
«OneTwoTrip для бизнеса» поможет не запутаться, если оформлять предстоит групповую командировку, а сотрудники находятся в разных городах. Например, у нас есть услуга «Заказ по заявке»: организовать командировку помогут менеджеры сервиса. От клиента требуется лишь предоставить данные, а мы подыщем варианты, согласуем их с вами и позаботимся, чтобы в самолёте коллеги сидели на соседних местах.
