Онлайн-касса: кому она нужна и как сэкономить на покупке

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — устройство, которое способно не только печатать чеки, но и передавать информацию обо всех операциях в онлайн-режиме через оператора фискальных данных в налоговую службу. Использовать такие кассы предписывает Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием электронных средств платежа».

Условно онлайн-касса — это комбинация кассового оборудования с фискальным накопителем и программного обеспечения с выходом в интернет для обмена данными с налоговой службой.

При расчётах предприниматели и организации должны выдавать покупателям кассовый чек или бланк строгой отчётности. Если до момента расчёта клиент предоставил свой абонентский номер или адрес электронной почты, чек или бланк нужно продублировать ещё и в электронной форме.

Кому нужны такие кассы

Закон разрешает некоторым категориям предпринимателей и организаций обходиться без онлайн-касс. Например, можно вести расчёты без контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности:

• Продажа ценных бумаг.
• Торговля на розничных рынках, ярмарках и в выставочных комплексах.
• Разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (исключение — технически сложные товары и продукты питания, требующие определённых условий хранения и продажи).
• Торговля в киосках мороженым или безалкогольными напитками в розлив.
• Торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой или керосином.
• Ремонт и окраска обуви.

Переход на онлайн-кассы — поэтапный процесс, завершится он к 2019 году. Полный список тех, кому нужно установить кассу уже в этом году, и предпринимателей, которые могут обойтись без этого оборудования, вы найдёте здесь.

Как выбрать подходящую кассу

Цена здесь не главное. Куда важнее технические возможности и цели, для которых вам нужна онлайн-касса.

Фискальный регистратор

Рабочая комбинация выглядит так: фискальный регистратор (то, что будет печатать чеки) + телефон, планшет или ПК (в качестве управляющего кассовыми операциями устройства). Вариация «фискальный регистратор + телефон» относительно недорогая и подойдёт для любых небольших торгово-сервисных предприятий.

На управляющее устройство можно установить товароучётную систему и автоматизировать многие торговые операции в магазине (закупка товаров, инвентаризация, контроль неликвидного товара).

Автономная касса

Если в день вы обслуживаете до 100 покупателей, в ассортименте до 50 товарных наименований и ваша основная цель — соблюдение ФЗ № 54, подойдёт относительно бюджетный вариант — автономная касса. У неё минимальные требования к техническим характеристикам и возможностям программного обеспечения. Такие кассы подойдут для небольших магазинов без продажи алкоголя, выездной торговли и служб доставки.

Минусы работы с автономной кассой:

1. Она используется только для печати чеков, в кассе нет встроенной аналитики и удобных для кассира функций (смешанная оплата, отложенный чек, возможность применения скидки на товар в чеке).
2. Для ввода наименований товаров необходимо подключение к компьютеру.
3. Низкая скорость работы.
4. Нет интеграции с эквайрингом, суммы кассиру придётся вводить в двух местах.
5. Невозможно использовать системы лояльности, акции и управление ассортиментом.
6. Невозможно без дорогих дополнительных устройств работать с ЕГАИС.
7. Нет возможности управлять весами: касса не вносит автоматически в чек стоимость товара, исходя из веса.
8. Отсутствует функция поиска товара по наименованию.
9. Нет возможности работать с избранными товарами. Когда на панели кассы можно быстро выбрать популярные товары (хлеб, молоко и другие), увеличивается скорость обслуживания покупателей.
10. Нет возможности автоматизации торговли в целом. Извлечь дополнительную прибыль не получится.

Автономные кассы — устройства прошлого поколения. Сейчас на рынке представлены более современные умные модели. Они не намного дороже, но по возможностям превосходят автономные кассы.

Смарт-терминал

Он же умная касса. Это вариант для владельцев малого и среднего бизнеса, нацеленных на развитие компании.

Смарт-терминал — новое поколение кассовой техники с расширенными возможностями и улучшенными техническими показателями. Все необходимые для работы магазина функции собраны в одном месте: планшет для управления кассой, принтер для печати чеков.

В некоторые модели смарт-терминалов встроены сканер штрихкода, эквайринг и дополнительный экран для покупателя. Большинство моделей смарт-терминалов поддерживают автономную работу и могут без подзарядки продержаться от 10 до 48 часов в зависимости от модели.

Умная МТС Касса обладает не только базовым набором возможностей для проведения кассовых операций.

Она поддерживает следующие функции:

• Избранные товары — выбор востребованных товаров (хлеб, молоко, масло) с помощью панели быстрого поиска в главном меню кассы.
• Поиск товара по наименованию.
• Акции, скидки.
• Ручная скидка на чек / товар.
• Наличная, безналичная и комбинированная оплата.
• Продажа со свободной ценой.
• Работа с заказами (оплата, частичная оплата).
• Продажа весового товара, ограничение продажи товара без остатка в торговом зале.
• Работа с интернет-заказами.
• Отложенный чек.
• Бонусные и скидочные карты.
• Подарочные сертификаты.
• Выгрузка чеков по мере их появления.
• Отчёты о продажах, ABC-анализ.
• Управление кассой из центрального офиса предпринимателя.

Для удобства товарные позиции вносятся в кассу несколькими способами: вручную и загрузкой из файла Excel. Быстрее и удобнее всего заносить новый товар в базу через сканирование: касса ищет его в своём глобальном справочнике и выводит карточкой товара на экран. Остаётся только заполнить цену, количество и размерные ряды — всё, товар занесён в номенклатуру.

Можно перенести сведения в умную кассу, интегрировав её с данными, которые у вас уже имеются, например, в продуктах «1С» или «Контур». Стоят умные кассы от МТС от 10 900 рублей.

Если вы торгуете алкоголем, онлайн-касса должна поддерживать возможность установки УТМ-модуля и работу со сканером для считывания акцизных марок. Обратите внимание, что сканеры также отличаются друг от друга. Для алкоголя нужен 2D-сканер.

Как сэкономить на покупке кассы

После покупки новой онлайн-кассы вы можете вернуть до 18 000 рублей.

Компенсация полагается:

• Индивидуальным предпринимателям, работающим на патенте.
• Индивидуальным предпринимателям на едином налоге на вменённый доход (ИП на ЕНВД).

Не могут претендовать на компенсацию за покупку онлайн-касс:

• Предприниматели на упрощённой системе налогообложения.
• Предприниматели на общей системе налогообложения.
• Предприниматели на едином сельскохозяйственном налоге.
• Организации на ЕНВД и патенте.

Сумма компенсации — не более 18 000 рублей на каждый экземпляр контрольно-кассовой техники.

Компенсации подлежат:

• Стоимость кассы, фискального накопителя.
• Стоимость программного обеспечения для кассы.
• Расходы на настройку и модернизацию оборудования.

Компенсацию вы получаете в форме налогового вычета (бланк можно скачать здесь). Если сумма компенсации больше, чем налог, который вы платите, остаток можно использовать позже: для ИП с наёмными работниками — до конца 2018 года, для ИП без наёмных работников — до конца 2018 года.

Предприниматели, работающие по патентной системе налогообложения, могут применить остаток вычета для уменьшения стоимости патента по прочим видам деятельности, где тоже предусмотрено использование контрольно-кассовой техники.

Как выбрать подходящее программное обеспечение

Без специального софта не обойтись. Если вы не разбираетесь в теме, то лучше приобретать кассу с уже установленным программным обеспечением. Это залог того, что касса будет совместима с ним и проблем с работой не возникнет.

Например, с помощью МТС Касс с установленным родным софтом можно не просто оптимизировать товарооборот, но и увеличить прибыль на 20–30%.

Простое и удобное в использовании программное обеспечение LiteBox позволяет:

• Снизить уровень неликвидных товаров на складе и связанные с этим убытки. МТС Касса составляет рейтинги самых ходовых и наименее востребованных товаров — через месяц вы ясно увидите слабое звено в своём товарном ассортименте. Распродажа неликвида позволит возместить вложенные средства и освободит место на складе для ликвидного товара.
• Быстро проводить инвентаризацию. В МТС Кассе приход и расход товара учитываются в режиме реального времени, а остатки сортируются по выбранным категориям. Достаточно выгрузить из товароучётной системы файл с остатками в нужном отделе (молочная продукция, овощи, бакалея) и проверить их реальное количество в магазине. На всё это нужно лишь 20 минут. Инвентаризацию можно провести без закрытия магазина — в часы, когда нет покупателей.
• Настроить автозаказ товаров по мере их реализации в магазине. Система сама рассчитает нужное количество товара с учётом скорости его продаж, даты следующей поставки и остатков на складе, а затем автоматически сформирует накладную. С автозаказом неликвид никогда не попадёт в список закупок.
• Установить автоматический запрет на заказ. Ваши сотрудники не смогут по ошибке заказать позицию, которая и так представлена в переизбытке.
• Создать программу лояльности для покупателей. С облачным сервисом МТС Касса бонусная карта будет действовать во всех заведениях сети. Вы сможете не только повысить лояльность клиентов и увеличить их средний чек с покупки, но и всегда будете видеть, на какую сумму предоставлены скидки за отчётный период, а также историю покупок по каждой карте.

По мере освоения программы можно внести настройки в ценообразование, детально вести аналитику продаж, используя доступные в программе финансовые инструменты (например, ABC-анализ) и удалённо контролировать работу персонала.

«Изначально перед нами стояла задача автоматизировать торговые операции непосредственно на кассе в соответствии с 54-ФЗ, но сейчас мы активно используем возможности товароучётной системы, — говорит Елена Цимбалюк, генеральный директор ООО „Каиса“. — Мы увеличили оборот на 35% в первые три месяца за счёт анализа востребованных продуктов — программа помогает не допускать их отсутствия на торговых полках. ПО отслеживает товары, не пользующиеся спросом, — по ним мы снизили поставку. Мы активно используем панель „Избранные товары“ — так продавцы не забывают сообщать покупателям о самых популярных и акционных предложениях магазина.

В пик продаж незаменимым стал автозаказ: программа сама анализирует, какие объёмы товара были реализованы за неделю, сколько осталось на складе и какова скорость продаж. Исходя из этого, ПО автоматически формирует заказ поставщику. Мы ввели программу лояльности для покупателей и выпустили дисконтные карты. В итоге средний чек по постоянным клиентам увеличился на 17%».

МТС Касса автоматизирует бизнес-процессы на предприятии, а расширенная аналитика и статистика продаж позволяют контролировать и управлять бизнесом. В бесплатной тестовой версии есть возможность поработать с системой и понять, насколько это вам подходит.

Стоимость использования программного обеспечения МТС Кассы — от 500 рублей в месяц. За эти деньги вы получаете полный контроль над тем, как идут дела в магазине, удобные инструменты для анализа ситуации и управления, а также круглосуточную службу технической поддержки.

Что делать, если возникли неполадки

В работе с любой онлайн-кассой не исключены технические неисправности. Продажи останавливаются, прибыль магазина падает, поэтому без хорошей технической поддержки не обойтись. При оценке работы службы поддержки учитывайте следующие моменты: как быстро её специалисты решают возникшие проблемы, каким образом и сколько это будет стоить.

Допустим, у вас торговая сеть по области и периодически бывают сбои с интернетом. Если в течение 30 часов онлайн-касса не будет отправлять чеки в налоговую инспекцию, она заблокируется. Для возобновления работы может потребоваться помощь специалистов.

Программное обеспечение хранится в облаке, на сервере разработчика, все необходимые обновления производятся своевременно и автоматически, а возникающие проблемы решает круглосуточная техническая поддержка. Именно так работает МТС Касса.

«Коробочные» программы устанавливаются на компьютер и требуют дальнейшего сопровождения и обслуживания, которые дополнительной нагрузкой ложатся на плечи владельца бизнеса. Обновление и устранение технических неполадок придётся осуществлять самостоятельно, а значит, нужно принимать в штат или нанимать на аутсорсинг программиста. В итоге стоимость технического обслуживания «коробочных» решений может в разы превышать обслуживание облачных.

Как правило, компании ограничивают число обращений в службу поддержки, к примеру, раз в месяц или только в рабочие часы и дни. Круглосуточную поддержку оказывают единицы. Вроде бы мелочь, но для владельцев бизнеса это может стать причиной убытков, если продажи встанут. Чтобы такого не случилось, уточните, как работает служба техподдержки.

Онлайн-кассы способны сделать ваш бизнес более прибыльным и значительно облегчить процесс управления продажами. Чтобы не переплачивать зря, выбирайте проверенные модели и заранее выясняйте, как работает служба технической поддержки.