Как сделать работу с текстами на Mac быстрее и удобнее

Компаниям любого масштаба нужны удобные приложения для работы с документами, которые помогут действовать эффективно, без сложного обучения на старте и проблем в процессе. Офисные приложения Microsoft непрерывно совершенствуются, чтобы сделать работу с текстами, таблицами, презентациями и другими документами быстрее и комфортнее. «Microsoft Office для дома и бизнеса 2019» и «Microsoft 365 бизнес стандарт» — актуальные версии бизнес‑линейки.

В «Microsoft Office для дома и бизнеса 2019» входят классические офисные программы: Word, Excel, PowerPoint, а также Outlook. За покупку вы платите единоразово и можете пользоваться пакетом, пока не решите перейти на следующую версию.

«Microsoft 365 бизнес стандарт» позволяет пользоваться премиум‑версиями приложений Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook, бизнес‑сервисами, например почтой бизнес‑класса и облачным хранилищем, а также дополнительными возможностями безопасности. Microsoft Teams — мощный инструмент для командного взаимодействия (в том числе удалённого общения и работы) — также входит в комплект. Продукт доступен по подписке: вы покупаете лицензию (например, на год) и получаете программы самых последних, обновлённых версий.

Оба продукта доступны для компьютеров Apple. А их актуальные версии включают множество новых полезных функций в приложениях. Рассмотрим некоторые из них.

Делают работу на нескольких устройствах действительно удобной

С подпиской «Microsoft 365 бизнес стандарт» вы можете установить офисный софт не только на свой MacBook или iMac. Приложения, входящие в подписку, будут доступны и на других ваших компьютерах, смартфонах или планшетах: поддерживается до пяти устройств каждого типа.

Таким образом, вы сможете начать разбираться с документами на офисном компьютере, продолжить со смартфона в дороге, а дома завершить работу с iPad. Переключение выполняется бесшовно: приступить к редактированию можно с того места, на котором вы остановились, вне зависимости от устройства.

Помогают строить наглядные диаграммы и понятные графики

Мозг человека воспринимает наглядную визуальную информацию быстрее и полнее, чем страницы текста или таблицы цифр. Яркие диаграммы и логичные графики делают документ понятнее: с ними читатель с первого взгляда сможет разобраться, что вы хотели сказать, и сделать нужные выводы.

В Excel созданию графиков и диаграмм уделили особое внимание. С помощью мощных инструментов вы сможете проиллюстрировать любой документ и эффективнее донести информацию до коллег, клиентов или партнёров. В последних версиях Excel, включая Excel 2019, появились новые типы диаграмм и другие полезные функции.

Делают документы человечнее

В актуальных версиях офисных приложений Microsoft легко добавлять в документы значки — небольшие схематичные изображения. В коллекции значков вы найдёте популярные объекты: от автомобилей и электроники до инструментов аналитики и элементов интерфейса, от профессий и смайлов до головоломок и коммуникаций.

Значки помогают создавать понятные инструкции, обучающие материалы, презентации. Один значок может заменить сразу несколько слов: вы экономите место на странице и упрощаете восприятие документа.

Коллекция значков разбита по темам. Можно выбрать наиболее подходящий вариант или воспользоваться поиском по словам. Он найдёт нужный значок, даже если вы написали слово с ошибкой.

Позволяют готовить документы для людей с особыми потребностями

Если вы готовите документы для людей с особыми потребностями, пригодится функция «проверка читаемости». Она ищет распространённые проблемы в документах и помогает их решить.

Проверка читаемости в офисных приложениях Microsoft анализирует названия разделов, заголовки слайдов, структуру таблиц, цветовое оформление документов. К примеру, она напоминает, что все изображения должны дублироваться текстом. Если человек запустит чтение документа с экрана вслух, то будет знать, что показано на иллюстрации. Проверка обучаемая: искусственный интеллект постоянно совершенствуется и работает всё эффективнее.

Переводят документы на популярные мировые языки

Документы на иностранных языках, особенно со специфической лексикой, могут поставить в тупик. И даже если вы хорошо владеете языком, на ручной перевод уйдёт много времени. Привлекать специалиста‑переводчика долго и дорого, а переводить текстовый документ или таблицу в онлайн‑сервисах неудобно — форматирование точно пострадает.

В свежих версиях Office 2019 и Microsoft 365 для Mac можно перевести весь документ или только выделенный отрывок. Это выручает, когда вы не совсем понимаете, о чём идёт речь в тексте. К тому же вам не придётся никуда копировать фрагменты документов и потом восстанавливать их структуру.

Помогают подчеркнуть изменения

Переход «Трансформация» в PowerPoint «оживляет» различия между двумя последовательными слайдами. Он поможет анимировать изменение схем бизнес‑процессов, продемонстрировать, как из частей создаётся целое, как меняется состояние объектов или как растут показатели работы вашей компании.

Инструмент находится на вкладке «Переходы». Чтобы показать изменения в динамике, вам достаточно сделать копию слайда и отредактировать его. Вы можете работать с текстом, рисунками, фигурами, таблицами и другими объектами, варьировать их размер и цвет, перемещать по экрану. Затем нужно выбрать переход «Трансформация» — инструмент автоматически создаст эффектный переход между слайдами. Если нужно, вы также можете задать особые эффекты для анимации объектов разных типов.

Поддерживают вставку онлайн‑видео в презентации

В новой версии PowerPoint вы можете вставлять в презентации онлайн‑видео, например с YouTube или Vimeo. Они помогут проиллюстрировать ваши слайды, не отвлекаясь на переключение между презентацией и браузером.

При этом размер документа практически не изменится. Видео будет по‑прежнему храниться в Сети, но вы сможете в любой момент запустить его прямо из презентации.

Умеют читать документы вслух

Документы Word и OneNote можно автоматически читать вслух. Чтобы улучшить понимание текста, особенно на иностранном языке, система может выделить в нём глаголы, существительные и прилагательные, расставить пробелы между слогами.

Вы можете послушать, как программа озвучивает ваш документ, если глаза устали или если вы лучше воспринимаете информацию на слух.

Позволяют удобно редактировать таблицы

В новой версии Excel для Mac стало ещё комфортнее работать с электронными таблицами. Так, вы можете выделить большой фрагмент, а затем снять выделение с отдельных строк. Затем подсвеченные ячейки можно скопировать в новую таблицу или в другой документ.

Если вы часто пользуетесь Excel, то наверняка сталкивались с ситуацией, когда нечаянно выделили лишнее. Отмена последнего действия в этом случае не поможет. Но если зажать кнопку Cmd, то можно снять выделение с ошибочно выбранных ячеек, просто кликнув по ним.

Фильтруют данные в многопользовательском режиме

Совместное редактирование документов — отличная практика: она уменьшает количество согласований и ускоряет рабочие процессы. Но если вам, к примеру, нужно фильтровать данные в таблице одновременно с коллегами, это может привести к неудобствам.

В веб‑версии Excel в Microsoft 365 для Mac вы можете создать собственное представление документа. Тогда фильтры, которые вы применяете, не будут мешать вашим коллегам работать с документом.

Позволяют устанавливать гибкие настройки

В Outlook 2019 для Mac можно настраивать жесты для быстрой работы с почтой. К примеру, с помощью прокрутки влево вы можете пометить письмо как прочитанное, переместить в архив или удалить — установите действие, которое требуется вам чаще.

Персонализация панелей инструментов также помогает ускорить работу с письмами. Один раз настроив всё необходимое, вы будете тратить меньше времени на привычные операции.

Поддерживают сообщения с действиями

В Outlook в Microsoft 365 для Mac доступны «Быстрые действия». Вы можете одним кликом утверждать запросы участников, подтверждать заполнение опросов и выполнять другие действия, не переключаясь между почтовым клиентом и сторонними приложениями.

Для бизнеса это реально сократит время, которое каждый день тратится на выполнение рутинных операций. А значит, повысит эффективность работы и снизит издержки.