Метод Inbox Zero — лучший способ разобраться с тысячами непрочитанных писем

Куча непрочитанных писем, постоянно болтающихся в папке «Входящие», вызовут панику у кого угодно. Если у вас много деловых партнёров и коллег, с которыми вы взаимодействуете по переписке, вам просто необходимо держать свой электронный ящик в чистоте и порядке.

Генеральный директор компании JotForm Айтекин Тэнк предлагает интересный способ организации электронной почты под названием Inbox Zero. Как следует из названия, метод заключается в том, чтобы просто держать свою папку «Входящие» пустой.

Вообще, Тэнк не изобрёл ничего нового. Inbox Zero давным-давно создал писатель и блогер Мерлин Манн, и это проверенный и широко известный метод. Примерно такую технику работы с документами описывал ещё Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок». Тэнк просто приспособил её для веб-интерфейса Gmail.

Айтекин Тэнк

предприниматель, основатель и главный исполнительный директор JotForm

Я получаю и отправляю сотни писем ежедневно. Но в конце рабочего дня мой почтовый ящик неизменно пуст. У меня нет секретаря, который бы обрабатывал мою корреспонденцию. Я придерживаюсь принципа, который называется Inbox Zero. В этом нет ничего сложного.

Тэнк перечисляет преимущества метода Inbox Zero:

• Вы не пропустите важное сообщение, если ваша папка «Входящие» пуста.
• Вы не будете заставлять своих адресатов долго ждать, потому что сможете сразу отвечать на их письма.
• В вашем почтовом ящике не будут скапливаться сотни и тысячи непрочитанных писем.
• Вы сэкономите больше времени на действительно важные задачи и не будете часами возиться с электронной почтой.

Я знаю многих людей, которые бережно хранят все свои письма, не удаляя ни одного. В результате их почтовый ящик начинает смахивать на ленту Twitter. Это неудобно. Вы будете постоянно теряться в письмах.

Айтекин Тэнк

Предположим, вы используете Gmail — хотя этот метод можно адаптировать к любому провайдеру (Hotmail, «Яндекс», Yahoo) или почтовому клиенту (Outlook, Thunderbird или Sylpheed). Окинем взглядом залежи непрочитанных сообщений и приступим.

1. Очистите свой почтовый ящик

Итак, взяв на вооружение метод Inbox Zero, вы должны действовать решительно. Откройте «Входящие», выделите все скопившиеся там письма и архивируйте их все разом. Кому-то это покажется сущим безумием, но Тэнк рекомендует поступить именно так.

Вам необходимо начать с пустого почтового ящика. Это руководство вам не поможет, если во «Входящих» скопились десятки тысяч писем. Так что архивируйте всё подряд, и начнём с чистого листа.

Айтекин Тэнк

2. Обрабатывайте свои письма в хронологическом порядке

Чтобы выработать эту полезную привычку, вам понадобится определённая дисциплинированность. Когда вы обрабатываете свои письма, начинайте с самого старого сообщения и продвигайтесь к свежим. Таким образом вы будете сохранять хронологический порядок и не запутаетесь.

Обрабатывать письма вам помогут две функции в Gmail:

Включите функцию «Автопереход». Для этого откройте «Настройки» → «Общие», найдите пункт «Автопереход» и активируйте его. Теперь при ответе или архивации письма Gmail не будет возвращать вас в список входящих сообщений, а отобразит следующее письмо. Таким образом вы сможете обрабатывать письма одно за другим в порядке их получения, ни на что не отвлекаясь.

Затем включите кнопку «Отправить и архивировать», если она у вас не включена. Откройте «Настройки» → «Общие» и отыщите пункт «Показывать кнопку „Отправить и архивировать“ в ответе». Так вы сэкономите время. Ведь если вы уже ответили на письмо, нет смысла хранить его во «Входящих», не так ли? Нажмите на кнопку отправки, и письмо автоматически переместится в архив.

И вот ещё важная вещь:

Не используйте электронную почту как чат. Нет ничего хуже, чем плодить длиннющие цепочки Reply из постоянно цитирующихся писем. Если вам нужно поговорить, используйте мессенджер, чат в Slack или свяжитесь по телефону. Электронная почта для этого не приспособлена.

Айтекин Тэнк

3. Ответили — архивируйте

Главное правило метода Inbox Zero: ваша папка «Входящие» — это не то место, где нужно хранить почту. Все электронные письма в почтовом ящике должны быть обработаны сразу. Читайте их одно за другим и либо отвечайте и архивируйте, если сообщение требует ответа, либо просто архивируйте, если сообщение ответа не требует.

Если вы не можете сразу ответить на какое-нибудь письмо, есть два варианта:

• Сохраните его в вашем приложении-органайзере. Это может быть Evernote, OneNote или какой-нибудь менеджер задач. Установите дату, чтобы программа напомнила вам написать ответ в нужный момент.
• Если вы можете сразу написать ответ, но адресат должен получить его через некоторое время, воспользуйтесь функцией отложенной доставки в Gmail. То же самое умеют Outlook, Thunderbird и другие клиенты.

4. Just do it

Всё по заветам великого и могучего Дэвида Аллена. Если письмо требует действия, которое займёт несколько минут, просто сделайте это прямо сейчас. Не копируйте письмо в список дел. Не оставляйте его в папке «Входящие».

Если вам нужно сделать платёж, просто сделайте его прямо сейчас. Если вам нужно отправить отзыв коллеге, отправьте сразу. Если дело займёт пару минут, нет смысла его откладывать.

Айтекин Тэнк

5. Используйте быстрые клавиши

Быстрые клавиши значительно сокращают время на обработку электронной почты. С ними вам не придётся водить курсором мыши туда-сюда. Тэнк рекомендует запомнить и использовать три хоткея:

• Клавиша E позволяет быстро архивировать сообщение. Прочитали, нажали E, архивировали. Всё просто.
• Клавиша R используется для быстрого написания ответа. Если нужно ответить на письмо, нажимаем её, вводим ответ, жмём Enter.
• Клавиша F пересылает полученные письма другим адресатам.

Я не думаю, что вам понадобятся какие-то другие хоткеи. В Gmail я использую только три быстрые клавиши. Для всего остального есть мышь. Но перечисленные хоткеи позволяют вам быстро выполнять три самых распространённых действия с электронной почтой, так что они значительно сэкономят время.

Айтекин Тэнк

6. Настройте фильтры

Фильтры электронной почты — невероятно удобный инструмент, который делает кучу работы за вас. Достаточно настроить их один раз, и они сэкономят вам немало времени.

Если в вашем Inbox вы регулярно обнаруживаете маловажные письма (уведомления интернет-сервисов, автоматические рассылки и так далее), то либо отпишитесь от них, либо настройте фильтры, чтобы такие письма архивировались автоматически.

7. Inbox пуст — закройте почту

Когда вы пытаетесь сосредоточиться на работе, нельзя постоянно отвлекаться на электронную почту. Так что придерживаемся правила: когда папка «Входящие» пуста, закройте вкладку Gmail или почтовый клиент и забудьте о почте на ближайшие несколько часов. Просто займитесь работой.

Отключите все уведомления о входящих электронных сообщениях. Они очень отвлекают.

Вы можете снова открыть почту через несколько часов, обработать скопившиеся там сообщения, а затем опять вернуться к работе. Цель метода Inbox Zero — заставить себя не отвлекаться на входящие письма. Вы должны управлять своим почтовым ящиком, не он вами.

Айтекин Тэнк

Если вы опробовали технику Inbox Zero и готовы рассказать, что у вас получилось, или хотите предложить метод получше — напишите в комментариях.