Как планировать дела по методу ALPEN и всё успевать

Что такое метод ALPEN

Это ещё один способ планировать дела так, чтобы гарантированно всё успевать и при этом не сойти с ума от нагрузки. Его придумал немецкий профессор экономики и эксперт по тайм‑менеджменту Лотар Зайверт.

Автор метода разделил его на пять составляющих. Первые буквы в названии шагов в итоге сложились в немецкое слово ALPEN (по‑русски «Альпы»):

A — cоставление списка задач (Aufgaben);

L — оценка необходимого времени (Länge schätzen);

P — планирование буферного времени (Pufferzeiten einplanen);

E — приоритизация задач (Entscheidungen treffen);

N — подведение итогов (Nachkontrolle).

Суть метода заключается в том, чтобы понимать, каким задачам действительно стоит уделить время, а какие можно оставить на потом. А кроме того, реалистично оценивать время, которое придётся потратить, и не забывать о том, что работа без перерывов — путь к выгоранию.

По сути метод ALPEN — это сочетание блочного планирования с матрицей Эйзенхауэра из классического тайм‑менеджмента.

Как планировать дела по методу ALPEN

Составьте список

Выпишите все‑все дела, которыми вам хотелось бы заняться сегодня. Именно выпишите: в бумажный блокнот, заметочник или планировщик на телефоне.

Соблазн составить список в уме, конечно, велик, но ресурсы человеческой «оперативной» памяти не безграничны. По некоторым данным, она может хранить одновременно до четырёх задач или объектов.

Не тратьте время на то, чтобы в начале приоритизировать дела — просто записывайте всё, что приходит в голову. Список наверняка получится пугающе внушительным. Ничего страшного, так и должно быть.

Оцените, сколько нужно времени

Тот, кто хоть раз пробовал планировать дела, почти наверняка наступал на любимые грабли новичков в тайм‑менеджменте: составил список из 15 задач, но в итоге не сделал и половины, потому что они, оказывается, физически не умещаются в рабочий день. В итоге расстроился и забросил все эти новомодные техники управления временем.

Чтобы такого не происходило, нужно понимать временные затраты. Подумайте, сколько минут или часов займёт каждое дело из вашего списка. Будьте максимально реалистичны. Опирайтесь на прошлый опыт и не забывайте о своих особенностях, если, например, вы быстро устаёте или поддаётесь прокрастинации. Нужно помнить, что заниматься всеми этими делами вам, а не воображаемому сверхчеловеку.

Когда закончите расчёты, запишите предполагаемое время возле каждого пункта.

Запланируйте буферное время

Ещё одна типичная ошибка — планировать дела одно за другим. Такая стратегия, во‑первых, не учитывает, что человеку нужно делать перерывы, а во‑вторых, приводит к тому, что все планы рискуют посыпаться из‑за одной небольшой задержки или форс‑мажора.

Встреча продлилась чуть дольше намеченного времени, подрядчик чуть позже отдал заказ, кто‑то из коллег опоздал, вы попали в пробку, ребёнок долго одевался в детском саду — и всё, следующие дела приходится переносить, а то и вовсе отменять и перекраивать весь день. Обычно это очень злит и расстраивает.

Поэтому важно после каждой задачи внести в план так называемое буферное время, то есть такое, которое вы ничем не занимаете.

Если что‑то пойдёт не так, эти пустые слоты помогут справиться с остальными делами. А если никаких форс‑мажоров не случится, вы используете буферное время для того, чтобы передохнуть: выпить кофе, прогуляться, почитать книжку или просто посидеть в тишине. Ну и, наконец, можно посвятить это время дополнительным задачам или личным проектам.

Размеры буферных блоков нужно определять самостоятельно. В идеале, согласно методу ALPEN, они должны составлять до 40% рабочего времени.

Приоритизируйте задачи

На этом этапе обычно становится понятно, что с учётом необходимого времени и буферных блоков список дел, который человек составил сначала, физически невозможно одолеть за сутки. Поэтому нужно определить приоритеты и выбрать, какие задачи оставить, а какие отменить или перенести.

Для этого подойдёт классический инструмент — матрица Эйзенхауэра. По ней все задачи из списка условно разделяются на четыре категории:

1. Важные и срочные. Ими нужно заняться в первую очередь.
2. Важные, но несрочные. Таким можно уделить время после того, как разберётесь с первой группой.
3. Срочные, но неважные. Их лучше делегировать или сделать в третью очередь после важных, чтобы не посвятить им весь день и не попасть в ловушку срочности.
4. Несрочные и неважные. Эти стоит вычеркнуть, передать кому‑то или отложить в долгий ящик.

Таким образом ваш список существенно сократится и станет куда более близким к реальности.

Подведите итоги

В конце дня откройте ежедневник и задайте себе несколько вопросов:

• Что удалось сделать, а что нет?
• Времени хватило на все запланированные задачи?
• Я правильно оценил(-а) необходимое время или в следующий раз нужно закладывать больше?
• В моём плане было достаточно буферного времени, чтобы компенсировать форс‑мажоры и успевать отдыхать?
• Я успеваю заниматься и важными, и срочными делами, чтобы не срывать дедлайны, но при этом не погрязнуть в рутине?
• Что можно сделать, чтобы в следующий раз план был для меня более комфортным?

Когда ответите на них, перенесите задачи, которыми не успели заняться, на следующий день. И составьте новый план с учётом «работы над ошибками».