Как сделать совещания продуктивными

Всякий кто работает в достаточно большой компании знает, что на всевозможные встречи может уходить чересчур много драгоценного времени. Как проводить совещания, чтобы они были продуктивными и эффективными.

• повестка должна быть ясной

  Что вы будете обсуждать? Нужны ли вам новые идеи или вы хотите обсудить старые? Подготовьте повестку заранее и следуйте ей.

• приглашайте только действительно необходимых участников

  Этим вы устраните кучу задержек и белого шума.

• объявите цели совещания

  С чем вы хотите выйти из переговорной? Я уверен, что чаще вовсе не с удовлетворением от хорошей дискуссии. Нужен результат.

• подготовьте участников заранее

  Если тема достаточно сложна для короткой встречи, заранее распространите материалы к ней. Если выступать будут участники - тем более они должны прийти подготовленными.

• сделайте совещание коротким

  Сделать это можно разными давно известными способами: регламент, time-boxing, ведущий...

• записывайте ключевые замечания и решения

  Каким образом записывать - неважно, это может быть как листок с кривым почерком, так и диктофон. Важно, чтобы информация не потерялась, вы её использовали, а решения были донесены до всех заинтересованных.

• создайте список заданий и назначьте их

  Каждое совещание должно заканчиваться списком задач, которые нужно выполнить, иначе зачем всё это было нужно?

• отслеживайте выполнение и сообщайте о его ходе

  Это уже не относится непосредственно к совещаниям, но регулярное отслеживание хода выполнения заданий побудит участников серьёзнее подходить к будущим встречам и не тратить попусту ни своё ни ваше время.

8 Ways to Avoid Unproductive Meetings [ Jay White ]