Ловушка годового мышления: как в неё не попасться и правильно спланировать время

В издательстве «МИФ» вышла книга «12 недель в году». В ней практикующие бизнес‑тренеры и консультанты Брайан Моран и Майкл Леннингтон рассказывают, как с пользой распоряжаться своим временем. Мы публикуем отрывок о том, почему годовой план не работает и чем можно его заменить, чтобы добиться лучших результатов.

Большинство людей (да и компаний) никогда не испытывает недостатка в новых идеях. Возьмём, например, маркетинг, продажи, снижение затрат или улучшение качества обслуживания. Везде идей больше, чем можно эффективно внедрить. Все сложности происходят не от отсутствия знаний, а от их неправильного применения.

Вы не сможете создать репутацию на том, что вы собираетесь сделать.

Генри Форд

Американский промышленник и бизнес-магнат

Одним из препятствий для людей и компаний, которые хотят добиться хороших результатов, становится составление годовых планов. Как ни странно, годовые цели и планы часто оказываются барьером для эффективной деятельности. Это не означает, что годовое планирование не имеет положительных сторон. Они есть. С годовым планом работать лучше, чем без каких‑либо ориентиров. Однако процесс его выполнения сам по себе ограничивает эффективность.

Проработав с клиентами много лет, мы обнаружили интересную зависимость. Большинство из них верили, сознательно или нет, в то, что их успехи или неудачи определяются достижениями в течение года. Наши клиенты определяли годовые цели, составляли годовые планы и часто разбивали их на квартальные, ежемесячные, иногда ежедневные. Затем они измеряли успех на основе прошедшего года. И попадали в ловушку, которую мы называем годовым мышлением.

Откажитесь от годового мышления

В основе такого мышления лежит негласный принцип: впереди ещё целый год, хватит времени, чтобы успеть сделать запланированное. В январе кажется, что декабрь очень далеко!

Мы начинаем год с большими целями, но к концу января обычно уже понимаем, что немного отстаём от графика. Нам это, конечно, не очень нравится, но это нас не слишком беспокоит. С чего бы? У нас впереди ещё целых 11 месяцев, и мы сможем уложиться в сроки, правда? В конце марта мы тоже немного отстаём, но опять не слишком беспокоимся. Почему? Мы снова думаем, что времени ещё достаточно. И мы привыкаем к этому. С такими мыслями мы живём весь год.

Мы ошибочно считаем, что времени ещё очень много, и действуем соответственно. У нас нет чувства времени, мы не думаем, что важны каждые неделя, день или момент. На самом деле эффективная деятельность должна быть ежедневной и еженедельной!

Ещё одно заблуждение, связанное с годовым мышлением: мы тешим себя мыслью, что чуть позже резко улучшим результаты. Например, в конце сентября или в октябре произойдёт чудо, и наша производительность существенно вырастет. Но если мы сами не можем повысить её в течение недели, как можно обещать, что будем добиваться этого в течение года?

А правда в том, что важна каждая неделя! Каждый день! Каждая минута! Мы должны чётко осознавать, что работаем каждый день и каждую неделю, а не раз в месяц или квартал. Годовое мышление скорее мешает эффективной работе. Чтобы повысить производительность, нужно перестать планировать на год вперёд. Не мыслите в годовом масштабе, сосредоточьтесь на меньших отрезках времени.

Мы живём и достигаем успеха именно здесь и сейчас! А годовое мышление приводит к вере в то, что можно безболезненно отложить важные дела на потом. «Попозже сделаем». «Попозже добьёмся того, что было запланировано».

Здесь вы можете поспорить: дескать, почти все организации работают на основе годового плана и им всё удается. Уверяем, выполнение плана совсем не означает, что эти компании добиваются всего, на что они действительно способны.

У нас были клиенты — успешные компании, — которые повышали производительность на 50% в течение каких‑то 12 недель. Вот пример: мы помогли крупному брокеру с миллиардным оборотом удвоить продажи за полгода. Это невозможно сделать на основе годового плана! Как бы хорошо ни работали люди или компании, они будут эффективнее, если откажутся от годового планирования.

Откажитесь от такого образа мышления и сами увидите, что будет дальше.

В конце года случаются чудеса

Вы наверняка видели рекламу или слышали объявления о «лучших предложениях» в конце года. Такое агрессивное продвижение товаров и услуг приносит свои плоды, а потому типично для многих отраслей.

Если вы когда‑либо сталкивались с «предновогодней гонкой», то знаете, как быстро все стараются закончить проекты и завершить важные дела. Что вас ждёт: успех или неудача? Ответ на этот вопрос определяется последними двумя месяцами. Но чаще всего резкая вспышка активности плавно затухает к концу года.

Так постоянно происходит в страховой и финансовой отраслях. Для многих компаний и их сотрудников декабрь традиционно становится лучшим месяцем года, а IV квартал часто даёт 30–40% годовых продаж. Какие только чудеса ни происходят, когда у людей есть цель и скоро конец года!

Во многих отраслях конец года — время выхода из спячки. Активность повышается, а сотрудники сосредоточены на своих задачах. Не имея возможности тратить время впустую, предвкушая годовые бонусы, они фокусируются на важных проектах и рыночных возможностях. Они забывают обо всём, что напрямую не относится к ближайшим важным целям.

В это замечательное время все только и обсуждают эффективность. Руководители компаний думают о достижении результатов и проводят совещания, на которых изо всех сил мотивируют подчинённых к достижению результатов.

Что такое конец года? Почему люди ведут себя в ноябре‑декабре совсем иначе, чем летом? Из‑за окончания отчётного периода. В большинстве случаев он заканчивается 31 декабря.

Конец года — ориентир для измерения успехов или неудач. Это условная линия финиша, к которой все хотят прийти, чтобы быть не хуже других. И именно это даёт ощущение необходимости своевременных действий.

И у свободных художников, и у наёмных работников ноябрь и декабрь — горячая пора. Нельзя тратить время попусту. Понимая, что оно уходит, люди начинают решать самые сложные и неприятные задачи, которые откладывались в долгий ящик весь год.

К тому же у всех возникает возбуждение, обусловленное ожиданием нового года. Независимо от того, как вы работали в этом году, вы надеетесь, что в следующем всё будет намного лучше. Если год был тяжёлый, вы сможете начать заново. Если же вы хорошо поработали, то вас ждут новые профессиональные высоты. В любом случае новый год приносит много надежд и радужных ожиданий.

Конец года — волнующее и продуктивное время. Последние 5–6 недель уходящего года, наверное, самое замечательное время. Всех сотрудников переполняет энтузиазм, они стараются сделать всё возможное для достижения прекрасных результатов. Но проблема в том, что вся эта «продуктивная работа» продолжается несколько недель. А было бы замечательно, если бы энергия, сосредоточенность на достижении целей и все положительные изменения сопровождали нас каждую неделю, в течение всего года. И это возможно! Наша книга и методика разделения времени на периоды помогут вам в этом.

Периодизация

Методика деления времени на периоды впервые появилась в спорте, и её целью было улучшение результатов. Её принцип — сосредоточенность на одном действии или отработка отдельных движений. В спорте периодизация — схема каждой тренировки в течение установленного времени, как правило, 4–6 недель. По истечении этого периода спортсмен переходит к следующей тренировке. Так достигаются высшие результаты в каждой отдельной дисциплине. Эту технику впервые применили восточноевропейские спортсмены при подготовке к Олимпиадам в 1970‑е годы. Деление на периоды и сегодня широко распространено в спорте.

Мы являемся тем, что постоянно делаем. Совершенство, следовательно, не действие, а привычка.

Аристотель

Греческий философ

Оценив полезность методики периодизации и её благотворное влияние на наших клиентов, мы превратили её в инструмент для достижения успехов в бизнесе и жизни. Мы разработали 12‑недельную систему, которая позволяет сосредоточиться на важных факторах, влияющих на повышение дохода и упорядочение личной жизни. В этой книге рассказано, что важно сделать сегодня для того, чтобы достичь долгосрочных целей.

Здесь используется структурированный подход, который полностью меняет ваш образ мышления и действий. Важно понимать, что результаты, которые вы получаете, становятся прямым следствием ваших действий. А ваши действия отражают ваше мышление, лежащее в их основе. Именно оно определяет результат. Иными словами, ваше мышление помогает применять на практике ваши знания.

В итоге ваши действия всегда совпадают с образом мыслей. Когда вы сосредоточиваетесь на изменении своих действий, то улучшаете результаты работы, но если ход ваших мыслей меняется, то меняется и остальное. Ваши действия напрямую зависят от новоприобретённых моделей мышления. Так достигается резкое улучшение результатов. Прорыв не начинается с действий, он создаётся в мыслях. [...]

12 недель = 1 год

Забудьте о понятии «год», ведь вы уже знаете об ошибках, связанных с «годовым мышлением». Переосмыслим значение слова «год»: теперь он будет длиться не 12 месяцев, а всего 12 недель. Да, именно так. Нет больше четырёх времён года — это понятие устарело. Теперь ваш год состоит из 12 недель, сменяется новым 12‑недельным годом и так далее до бесконечности. Каждый такой период самостоятелен — это ваш год.

Подумайте об истинном смысле 12‑недельного года. Возбуждение, энергия, сосредоточенность — всё, что вы ощущаете в декабре, теперь будет с вами постоянно. Предновогодняя гонка наблюдается не раз в 12 месяцев, а постоянно. Помните, почему в ноябре и декабре люди ведут себя иначе? Они знают, что 31 декабря будут подводить итоги уходящего года — оценивать собственные успехи или неудачи. Как мы говорили выше, это условная дата, но, поскольку она означает конец календарного года, в этот день неплохо подвести итоги. В этой дате нет ничего волшебного — мы сами наделяем её особыми свойствами. У некоторых наших клиентов финансовый год заканчивается 30 июня, и их сотрудники работают ударными темпами весь июнь, чтобы закрыть год с сильными показателями. На самом деле дата не так важна: просто есть некоторая точка во времени, когда игра заканчивается и мы объявляем об успехе или поражении.

Методика 12‑недельного года устанавливает новую дату «конца игры» для вас, чтобы вы могли ощутить свой успех (или неудачу). Самое замечательное здесь то, что дата его окончания всегда понятна и вы не упустите её из виду.

Такова природа человека: мы начинаем иначе себя вести, когда приближается дедлайн. Мы не тянем время, не занимаемся ненужными делами и сосредоточиваемся только на главном.

12‑недельный год сразу даёт понять, что вы ничего не делаете. В конце концов, сколько неудачных недель должно быть в нём, чтобы в итоге он получился успешным? Вы не можете себе позволить более 1–2 неудачных недель, и каждый день автоматически становится важнее.

12‑недельный год позволяет сосредоточиться на неделе, более того, на каждом дне — именно в рамках дня происходит действие. Отложить важные дела на потом, думая, что до конца года ещё далеко, — непозволительная роскошь. Эффективная работа не делается ежемесячно, ежеквартально или раз в полгода — она делается ежедневно и даже ежечасно. 12‑недельный год даст вам возможность ощутить важность каждого дня.

Отныне вы будете ожидать наступления нового года каждые 12 недель. Если раньше кто‑нибудь ставил перед собой амбициозную цель и к III кварталу становилось понятно, что её невозможно достичь, провал не позволял нормально работать дальше. Но человеку (или компании) не свойственно падать духом, если что‑то не получается, до октября. В 12‑недельном году такой настрой исключён. Каждые 12 недель вы начинаете всё заново — встречаете Новый год! И если у вас что‑то не получилось в прошлом году, соберитесь с силами и начните заново. А если год был хорошим, то вы сможете закрепить ощущение успеха. В любом случае каждые 12 недель вас ожидает новый этап в жизни.

12‑недельный год всё меняет! Как и в конце календарного года, каждые 12 недель вы отдыхаете, отмечаете успехи и «перезагружаетесь». Это может быть трёхдневный уикенд или недельный отпуск — важно, что у вас есть время отдохнуть, собраться с силами и набраться энергии. Успешным людям свойственно смотреть вперёд, но они не всегда могут в полной мере оценить то, что уже сделано. 12‑недельный год даст вам минимум в четыре раза больше возможностей заметить и отпраздновать ваши успехи и достижения.

В 12‑недельном году не удастся прыгнуть выше головы, и вы убедитесь в том, что каждая неделя на счету. [...]

Выбросьте свой годовой план

Как только у вас появится чёткая картина желаемого будущего, вам будет необходим план, чтобы его достичь. Представьте себе: вы с семьёй в отпуске, едете в автомобиле через всю страну — и у вас нет карты. Согласны, что это не лучшая ситуация?

План достижения ваших личных и профессиональных целей ещё важнее, чем наличие карты местности в машине. К сожалению, многие тратят больше времени на планирование путешествий, а не на обозначение чётких приоритетов в бизнесе.

Действия в соответствии с планом имеют три основных преимущества.

1. Снижение вероятности ошибок.
2. Экономия времени.
3. Сосредоточенность на цели.

Планирование позволяет продумывать все шаги заранее, чтобы идти к цели. Вы оцениваете возможные ошибки на бумаге, что снижает вероятность их появления в жизни.

Исследования показали, что планирование значительно сокращает затраты времени и сил. Звучит парадоксально, не так ли? На самом деле у многих возникает ощущение бездействия, если они постоянно не занимаются работой. Правда в том, что время, потраченное на план, наиболее продуктивно.

Наконец, планирование, как и хорошая карта, помогает сосредоточиться на цели. Это очень важно, потому что иначе вас постоянно что‑нибудь будет отвлекать и сбивать с курса. План же будет вас возвращать к стратегически важным делам.

12‑недельное планирование

Мы не знаем подхода лучше, чем 12‑недельное планирование, которое во многом превосходит годовую модель. Не будем упоминать квартальное планирование как производное от годового. В 12‑недельном плане каждая неделя самостоятельна и каждые 12 недель вы встречаете новый год, дающий возможность улучшить результаты.

12‑недельное планирование существенно отличается от годового в трёх важных аспектах. Во‑первых, оно более предсказуемо. Чем дальше вы углубляетесь в будущее, тем меньше у вас возможностей что‑либо предугадать. В долгосрочных планах предположения накладываются друг на друга. Если вы умеете предсказывать будущее, позвоните — мы с радостью поговорим с вами об акциях, которые когда‑нибудь принесут состояние!

Именно поэтому годовые планы чаще всего предполагают наличие конкретной цели. Точность прогноза итогов 12‑недельного плана намного выше. С большой долей уверенности вы сможете определить, какие действия нужно выполнить в ходе каждой недели — и так в течение всех 12 недель. Таким образом, 12‑недельный план может быть ориентирован как на числовые показатели, так и на действия. Он позволяет поддерживать тесную связь между вашим действием сегодня и результатами в будущем.

Во‑вторых, 12‑недельный план чётко сфокусирован. Большинство годовых планов подразумевает многозадачность, поэтому их выполнение под вопросом. Причина многозадачности в том, что вы пытаетесь поместить в них всё запланированное на предстоящие 365 дней. И неудивительно, что вы теряетесь и сбиваетесь с курса. Часто вы просто не можете учесть все задачи!

Возможностей всегда больше, чем можно использовать. При 12‑недельном планировании можно хорошо выполнить несколько задач, а не распыляться попусту. За 12 недель вы сможете закончить три дела, но они будут для вас самыми важными и вы не будете отвлекаться на мелочи. План позволит сосредоточиться на нескольких основных целях и даст достаточно энергии и сил для своевременных действий.

В‑третьих, у 12‑недельного плана принципиально иная структура. Наш опыт показывает, что большинство планов пишется с негласной целью просто создать хороший план. Часто они помещаются в красивую папку, и на этом их выполнение заканчивается.

Определяем цели

Смысл планирования в том, чтобы помочь вам определить и выполнить те несколько важных задач, которые необходимы для достижения конечной цели. Если планирование не помогает лучше работать, то оно вам не нужно. К сожалению, большинство планов пишется без учёта их выполнения. Способность эффективно действовать напрямую зависит от структуры и содержания плана. В грамотном плане не слишком много сложных задач и не слишком мало конкретных деталей, необходимых для их решения. Он должен начинаться с определения конечной цели. Она, в свою очередь, предопределит ваш успех в 12‑недельном году. А он уже позволит двигаться вперёд к получению желаемого долгосрочного результата.

Если вы не знаете, куда идёте, то точно придёте не туда, куда хотели.

Йоги Берра

Американский спортсмен, игрок Главной лиги бейсбола

Как только вы поставили себе цели на 12 недель, необходимо выбрать тактику действий. Проще всего разбить 12‑недельную цель на части. Например, если вы хотите за этот период заработать 10 тыс. долларов и похудеть на 5 кг, то следует отдельно определить тактики получения дохода и потери веса.

Тактика — ежедневные действия, ведущие к цели. Она должна быть конкретной, выполнимой, включать даты выполнения задач и распределять ответственность. Позже мы подробнее расскажем о том, как написать эффективный план.

12‑недельный план должен быть построен таким образом, чтобы тактические действия, завершённые вовремя, означали достижение целей. Но нужно помнить: чтобы не упустить из виду долгосрочные цели, надо привести ваш 12‑недельный план в соответствие с ними.

12‑недельный план — мощный инструмент. Он позволяет сосредоточиться на том, что необходимо здесь и сейчас. Не забывайте, что он не является частью годового плана — это уже «годовое мышление», оно осталось в прошлом.

12 недель — достаточно длинный срок для того, чтобы выполнить задуманное, но при этом достаточно короткий, чтобы оставалось ощущение необходимости своевременных действий. Для тех, кто умеет работать, 12‑недельный план — пошаговая инструкция, которая не вводит в заблуждение, не позволяет медлить и требует мгновенных действий.

Одна неделя – одна задача

Долгосрочные результаты достигаются за счёт каждодневных действий. По словам сэра Уильяма Ослера, основателя Школы медицины Джонса Хопкинса, его успех в том, что он просто успевает всё вовремя. Он говорит: «Мы планируем наперёд, но действуем каждый день». Чтобы добиться успеха, необходимо согласовать ежедневные действия с долгосрочными планами, стратегией и тактикой. В итоге вы получите значительно больше контроля над своими действиями, что намного важнее контроля над результатом. Результаты — следствие ваших действий. Вот почему так важно составлять планы, которые учитывают не только количественные показатели, но и конкретные действия.

Ничто не даётся просто так, какими бы сильными и страстными ни были ваши мечты. Миром управляют только действия. Как мы уже говорили, видение будущего определяет конечную цель и общее направление движения к ней. Оно даёт мотивацию, но само по себе, без действия, это всего лишь мечта. А правильные действия превращают мечту в реальность.

И здесь нас часто поджидает неудача. Да, многие мечтают об улучшениях в жизни. Но этого мало. И не важно, чего вы хотите: зарабатывать больше денег, найти новую работу, встретить друзей, похудеть на несколько килограммов, влюбиться, стать хорошим игроком в гольф, быть хорошим родителем или просто приятным в общении человеком.

Недостаточно одного желания измениться. Нужно работать над ним, причём постоянно и последовательно. Как сказал однажды древнеримский философ Тит Лукреций Кар, «вода камень точит». Последовательное решение важных задач, необходимых для достижения цели, — ключ к получению желаемого.

Ваши действия сегодня создают ваше будущее. Хотите заглянуть в него? Изучите свои действия, они его предскажут. Хотите узнать о своём будущем здоровье? Посмотрите, что вы едите и какую физическую форму поддерживаете. Хотите предсказать дальнейшую семейную жизнь? Посмотрите на ваши отношения с супругом или супругой. Хотите предсказать карьеру или будущий доход? Нет ничего проще — проанализируйте, чем вы занимаетесь каждый рабочий день. Ваши действия всё расскажут!

Недельный план

Еженедельный план — мощный инструмент, который превращает 12‑недельный план в ежедневные и еженедельные действия. Он упорядочивает дела, которые необходимо завершить в течение недели, и помогает сосредоточиться на задачах, стоящих перед вами. Это как игра, которую нужно пройти за неделю. Он помогает не сбиться с пути и не упустить важное. Еженедельный план помогает организовать действия таким образом, чтобы вы контролировали как краткосрочные задачи, так и долгосрочные цели, которые важны для вас. Он обеспечивает сосредоточенность на продуктивной работе каждую минуту и не даёт отвлечься.

Отправная точка для эффективного еженедельного плана — 12‑недельный план. Он содержит описание всех тактических действий, выполнение которых приведёт к успешному достижению целей на 12 недель. На каждое тактическое действие отводится одна неделя, и это помогает чётко выполнять план, разбивая его на простые ежедневные действия. Еженедельный план — производная от общего 12‑недельного, по сути, его 1/12.

Чтобы продуктивно работать с планом, нужно потратить первые 15–20 минут в начале каждой недели на оценку того, что было сделано на предыдущей, и составить план действий на текущую. А в первые 5 минут каждого дня стоит просмотреть еженедельный план, чтобы определить, чем вы будете заниматься сегодня.

12‑недельный год помогает почувствовать ценность каждой недели и тем самым поддерживает должный уровень сосредоточенности. Год теперь равен 12 неделям, месяц — неделе, а неделя — дню. Теперь важность и влияние каждого дня очевидны! Еженедельный план мотивирует вас и даёт возможность сделать несколько дел очень хорошо, а не сразу много, но с потерей качества. Это залог того, что вы сможете получить максимальную отдачу от своих усилий.

Еженедельный план помогает отслеживать стратегию, правильно расставлять приоритеты, следить за достижением долгосрочных целей и выполнением краткосрочных задач, а также оценивать ваши действия, привязанные к временным рамкам. Он позволяет сосредоточиться на тех деталях, которые помогут достичь 12‑недельных целей. А они, в свою очередь, дадут возможность приблизиться к своему видению будущего. В результате действия и цели совпадают.

Чтобы извлечь пользу из этого инструмента, необходимо всегда иметь его под рукой и работать с ним ежедневно. Каждый день должен начинаться с работы над еженедельным планом. Сверяйтесь с ним несколько раз в день. Если вы запланировали какое‑то действие именно на этот день, не уезжайте с работы до тех пор, пока оно не выполнено. Этот подход гарантирует еженедельное выполнение всех важных задач и соблюдение разработанной вами тактики. [...]

В «12 неделях в году» описана методика, которая позволяет работать короткими этапами и успевать сделать за год в четыре раза больше других. Книга будет интересна тем, кто хочет научиться эффективно планировать дела, сохраняя при этом мотивацию и решительность.