О личной эффективности

Марина Сафонова

Редактор, продюсер. Интересы: личная эффективность, управление процессами и собой.

Обожаю читать посты про личную эффективность. Решила написать про свои принципы тоже.

Планирование

Все задачи я делю на два вида: личные и рабочие.

У личных может быть три уровня срочности:

• Сегодня или срочно. Такие задачи заношу в приложение Clear на телефоне. Он всегда под рукой. Проверяю утром и вечером.
• На неделе. Такие записываю в Молескин. Проверяю несколько раз в неделю. Заметила, что в последнее время пользуюсь им меньше всего, пользы осталось мало, только ритуал.
• Отдаленные во времени. Это обычно не задачи, а цели. Их заношу в Эверноут в виде списков.

У рабочих два уровня срочности:

• Сегодня. Эти задачи записаны на листе бумаги и постоянно перед глазами. Сделанное — вычеркиваю.
• Не сегодня. Заношу в Гугл-календарь.

Стараюсь придерживаться принципа «сделать завтра» и после того, как составила список утром, все входящие задачи переносить на следующий рабочий день.

Когда я работала на Телеканале Дождь, моя должность называлась «продюсер по планированию». Я действительно обожаю планировать вообще все: выходные, отпуск, меню на неделю, бюджет, покупки и так далее. Это главное, что позволяет избежать факапов. Лучше ничего не придумали.

Списки

Как вы уже поняли, я обожаю все записывать. У меня есть список планов на год, на месяц, на жизнь, на день; список того, что я хочу прочитать, что я уже прочитала, что я хочу сделать на Бали, что я хочу приготовить и так далее.

Чаще всего я заглядываю в свой список дел на месяц. Он живет в Эверноуте. По такому списку удобно отслеживать, чем занимался. Нет ощущения, что в очередной раз просрал лето. Удобно планировать следующие месяцы. Смотришь на список и сразу понимаешь, можно ли запланировать на сентябрь курсы первой помощи МЧС или точно не успеешь совместить с остальными планами.

Списки помогают помнить все, держать баланс между личным и рабочим, не входить в режим аврала и решать задачи вовремя.

Итоги года

Каждый месяц я подвожу итоги: чем занималась, что сделала, что чувствовала, о чем переживала. Из этих итогов потом вырастают итоги года. Веду обычный документ в Гугл Докс, пишу в него 1 числа каждого месяца. Такие итоги у меня есть с 2011 года. По ним очень удобно отслеживать собственный прогресс. Перечитываю итоги, например, за 2013 год, и понимаю, какая же фигня меня тогда волновала.

Такие итоги — готовая автобиография.

Чеклисты привычек

Есть такая штука, чеклисты привычек. Они полезны, когда чувствуешь, что ничего не успеваешь. Суть в том, чтобы составить чеклист всего, что надо не забыть сделать за день, и каждый день отмечать, что сделано, что не сделано. С одной стороны, такой чеклист — это такой идеальный день, который хочешь прожить. С другой, две недели заполненного чеклиста наглядно покажут, какие сферы проседают, а с какими все в порядке. Еще чеклист помогает привести рутину в порядок, когда чувствуешь, что совсем обленился.

Лучше всего про чеклисты написал Всеволод Устинов. Я пользуюсь его шаблоном таблицы привычек в Гугл Таблицах.

Я не веду чеклисты постоянно. Но это очень полезная практика на небольшой срок, например, на месяц. Я стараюсь делать это раз в сезон. Обычно у меня там пункты вроде «Послушать 20 минут лекции», «Почитать книгу», «Провести время с Игорем». Но в этом августе я сильно расширяла список привычек, даже выделила темы: еда, красота, спорт, образование, дом. Так много всякой бытовухи появилось, потому что я сменила работу, стала проводить на ней гораздо больше времени и почувствовала, что ничего не успеваю. С чеклистом это ощущение «все вокруг горит» пропадает.

Принцип 2 минут

Из всей системы GTD (Getting Things Done) лучше всего работают две вещи: лист со списком задач (о нем писала выше) и принцип двух минут. Если на какую-то задачу требуется две минуты — не откладывайте ее и не вписывайте в список, а сделайте прямо сейчас.

Я заметила, что огромное количество процессов стопорится, потому что люди откладывают на потом двухминутные дела. Сделать запрос, ответить на письмо, поставить задачу — куча всякой мелочи, которая очень быстро вылетает из головы. На прошлой работе, разгребая трелло-доски, которые остались от предыдущего продюсера, я нашла карточку с задачей «Сделать карточку с задачами для X».

Принцип 20 минут

Этот принцип перевернул мою жизнь, серьезно. Раньше я постоянно не могла найти время на то, чтобы посмотреть курс лекций, пройти курс на Кодекадеми или пропись по каллиграфии. Все эти дела висели мертвым грузом в списке целей на год. Пока я не начала делать все это по 20 минут в день.

Это то же самое, что и принцип «есть слона по кускам». Просто каждый день обязательно 20 минут смотришь лекцию. Или кодишь. Или читаешь Набокова. Таким способом я посмотрела все 25 лекций стэнфордского курса Human Behavioral Biology профессора Роберта Сапольски и прошла JavaScript на Кодекадеми.

Теперь я буду смотреть гарвардский курс лекций про счастье Тал Бен-Шахара.

Я, например, не могу смотреть длинные видео без перерывов и начинаю скучать от любой однообразной работы. Мне помог принцип 20 минут — меняешь занятие, не скучаешь, дело движется. Разумеется, это не относится к срочным задачам.

Для рабочих задач удобно ставить в браузере приложение Помодоро (у меня стоит Simple Pomodoro для Хрома) и засекать 20 или 25 минут (25 там стоит по дефолту).

7:30 am club

Однажды я три месяца не работала. Тогда я просыпалась в 12, не успевала сходить в спортзал, не могла найти время на лекции, зато каждый вечер играла в Симс — и чувствовала себя неудачником. Сейчас я встаю в 7:30 утра, прихожу не раньше 21:00, отлично себя чувствую и все успеваю.

Дисциплина облагораживает.

Бюджет

Всегда, ВСЕГДА откладывайте деньги. С любой пришедшей вам суммы минимум 10% → на отдельный счет. Вот статья Люды Сарычевой, которая мотивировала меня делать это регулярно.

Остальной бюджет планируйте. Мне помог принцип, по которому нужно не считать прошлые траты, а планировать будущие. На этом построена программа You Need A Budget (YNAB), про которую лучше всего написал Глеб Калинин. Еще примерно так же работает таблица Тинькофф-журнала, она же Poor Man’s Budgeting Spreadsheet.

Я пользуюсь адаптированной таблицей. В день зарплаты я перевожу часть на накопительный счет, на который, кстати, капает процент, остальное распределяю в графах таблицы. Есть повторяющиеся одинаковые траты: телефон, педикюр, проездной, обеды на работе. Есть обязательные траты месяца, например, в августе я беру дополнительные занятия с инструктором по вождению, на это выделена отдельная сумма. Есть желания, на которые я выделяю определенную сумму. И есть «оперативные расходы» — это бюджет на ежедневные мелкие траты, которые заранее не запланируешь.

Еще один простейший лайфхак, которым пользуются далеко не все — карта с кэшбэком. Заведите себе такую, они сейчас есть во всех нормальных банках. Каждые пару месяцев у меня накапливается 3000 виртуальных рублей, которые можно превратить в настоящие рубли. Небольшие деньги, но не лишние.

Бытовуха

Я просто ненавижу, когда дома грязно. За незаправленную постель убиваю, не могу лечь спать, если в раковине гора посуды. Быт съедает много времени. Я заказываю Qlean примерно раз в сезон, но шерсть двух кошек в квартире накапливается до критического уровня дважды в неделю.

Быт невозможно автоматизировать полностью. Посудомойку приходится загружать и разгружать. Стиралку тоже. Робот-пылесос — полная лажа. В общем, я просто каждый день отвожу по 15 минут на какую-нибудь зону в квартире, и в результате имею более-менее равномерно загрязненный дом всю неделю.

Но для мытья полов и окон — только Qlean, иначе это слишком много времени сожрет.

Одной строкой

• Выходные — не для работы, а для семьи и личных дел.
• Главное правило коммуникации: «Не знаешь — спроси».
• Спи как следует.
• На работе никаких эмоций. Это просто очередная рабочая ситуация, которую надо решить.
• Бесят эти пидарасы? Ты их тоже.
• Научись «гасить» себя, когда нервничаешь, накручиваешь, додумываешь за других. Это касается всех эмоциональных интровертов, которые варятся в себе и легко додумывают всякую херню, которая на самом деле существует только в их голове.
• Все эмоции только у тебя в голове.
• Оптимизируй. Едешь на работу полтора часа? Читай. Так я прочитала «Тихий Дон». Дважды.
• Если задача требует 2 минут — просто сделай ее (не устану повторять).
• Чтобы в Покете не скапливались завалы, читай каждый день понемногу.
• Сохраняй важные тексты, которые не хочешь потерять. Я использую Дииго.
• Учись новому. Напиши список всего, что хочешь посмотреть, прочитать, чему научиться. Начни с 20 минут в день. У тебя мало времени.
• Определи, что раздражает в повседневной жизни, и избавься от раздражителей.
• Если что-то тебя парит, причина может крыться вообще в другом.
• Если напал приступ тоски и лени, разреши себе весь день протупить. Обычно на следующий день встаешь с приливом сил, и все в руках искрится.
• Если вы интроверт, возможно, приступ уныния наступил из-за недостатка общения. Иногда это не так-то просто понять. Встреча с другом и вечер социализации отлично перезагружает.
• Сравнивай себя только с собой.