Как сэкономить на онлайн-кассе и не нарушить 54-ФЗ

У предпринимателей осталось меньше месяца, чтобы обзавестись онлайн-кассой — так постановил закон 54-ФЗ. В первую очередь он касается владельцев малого бизнеса, а им особенно важно не тратить лишние деньги на терминал и его обслуживание. Мы разобрались в вопросе вместе с экспертами из МТС — больше года назад компания объединилась со стартапом «Лайтбокс» и начала выпускать свои онлайн-кассы. Прочитайте и выберите выгодный для себя вариант, прежде чем наспех что-то покупать.

Сколько стоит онлайн-касса

Для примера мы взяли смарт-терминал — современное, функциональное и удобное в обращении устройство. Это один из трёх основных видов касс, разрешённых к использованию, наряду с автономными кассами и фискальными регистраторами.

Автономные кассы дешевле — они стоят от 5 000 до 8 000 рублей. Но это не так выгодно, как кажется: законы регулярно обновляются и уточняются, всё больше товаров получают обязательную маркировку, всё больше реквизитов появляется в чеках. Автономная касса рано или поздно не сможет выполнять необходимые функции, и вам придётся выкладывать деньги за новое оборудование.

В расчётах мы учитывали стоимость фискального накопителя на 36 месяцев. Такой вариант закон предписывает использовать предпринимателям на патенте и ЕНВД — это большинство тех, кто в 2019 году переходит на онлайн-кассы.

Обязательные расходы

• Смарт-терминал: средняя цена по рынку — от 11 000 рублей.
• Фискальный накопитель: 10 000 рублей.
• Квалифицированная электронная подпись: от 1 500 рублей на один год. Подпись нужна, чтобы заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать фискальный накопитель в налоговой. Если вы не будете регистрировать кассу по новому адресу или покупать новый фискальный накопитель, в следующий раз подпись понадобится только через три года.
• Договор с оператором фискальных данных: на один год в среднем 3 000 рублей. ОФД — это посредник, который передаёт данные онлайн-кассы в налоговую. Работать с ним обязывает закон.
• Подключение кассы к ОФД, регистрация в налоговой и настройка: от 2 000 до 3 500 рублей, в среднем — 2 750 рублей. Можете подключить кассу сами, но только если уверены, что справитесь без ошибок. При регистрации надо вводить серийные номера кассы и накопителя, при настройке — регистрационный номер и ИНН. Ошибётесь в одной цифре — придётся покупать новый фискальный накопитель.

Что ещё может понадобиться

• Обновление программного обеспечения. Требования к торговле периодически меняются. Например, недавно НДС повысили с 18% до 20%, а онлайн-кассы перевели на формат фискальных данных 1.05. Чтобы работать в соответствии с законодательством, нужно регулярно обновлять программы для касс. У многих производителей касс эта услуга платная — от 1 000 до 2 000 рублей в год, для расчётов возьмём среднее значение — 1 500 рублей. МТС обновляет программное обеспечение автоматически и бесплатно.
• Консультации техподдержки. Самостоятельно разобраться с работой онлайн-кассы может быть сложно. Хорошо, если на связи есть специалист, который поможет решить возникающие вопросы. Условия технической поддержки у производителей касс различаются: она бывает платной или бесплатной, работать круглосуточно или только в определённое время. У МТС поддержка круглосуточная и бесплатная.
• Сервисное обслуживание. Можно обойтись и без него, но своевременная замена деталей продлит срок жизни кассы. Для обслуживания нужны специалисты на местах, обычно этим занимаются региональные партнёры производителей касс. Сервисное обслуживание стоит в среднем 800 рублей в месяц, за год набегает 9 600 рублей.
• Товароучётная система. Хоть закон и не предписывает использовать её, подключить такую систему всё же стоит. Она нужна для правильного учёта товаров, автоматизации торговых процессов, оптимизации ассортимента и упрощения контроля за работой магазина и продавцов. Система помогает следить за остатками в магазине и вовремя делать закупки, она формирует отчёт о продажах и показывает, какие товары покупают лучше или хуже. По мнению экспертов МТС, работа с товароучётной системой позволяет увеличить прибыль на 10–15%. У МТС такая система стоит 500 рублей в месяц — за год получится 6 000 рублей (за лицензию).

Сколько стоит онлайн-касса, если брать её в аренду

Кассу можно не покупать, а взять напрокат. Вы получаете технику, набор программного обеспечения и дополнительные услуги: настройку и подключение кассы, сервисное обслуживание и помощь техподдержки.

Часто такую услугу предлагают банки, которые хотят, чтобы предприниматели открыли у них счёт и подключили эквайринг — оплату с помощью карт. К примеру, у «МТС Банка» можно арендовать кассу за 1 250 рублей в месяц, если вы перейдёте на расчётно-кассовое обслуживание банка и подключите торговый эквайринг.

Если привязываться к банку вы не хотите, возьмите кассу в аренду у производителя. МТС предлагает в аренду разные смарт-терминалы. Например, «MТС Касса 5″» умеет сканировать штрих-коды и печатать чеки, способна сутки работать без подзарядки и подходит для стационарной и мобильной торговли.

МТС предлагает два тарифа: «Эконом» и «Бизнес». На тарифе «Эконом» вы получаете в аренду онлайн-кассу и фискальный накопитель, программное обеспечение для работы кассы и товароучётную систему. В стоимость входит договор с оператором фискальных данных на один год, консультационно-техническая поддержка и быстрая замена в случае поломки.

Абонентская плата — 1 700 рублей в месяц, за год получится 20 400 рублей. К этой сумме придётся добавить стоимость электронной подписи, регистрации и настройки кассы — ещё примерно 4 250 рублей.

Тариф «Бизнес» включает полное обслуживание кассы: её установят, настроят, подключат товароучётную систему, а если устройство сломается, быстро его заменят. Кроме того, в тариф входит консультационно-техническая поддержка, сервисное обслуживание, замена ФН и перерегистрация. Вам нужно будет оформить квалифицированную электронную подпись, остальное специалисты из МТС сделают под ключ. Аренда по этому тарифу стоит 2 300 рублей в месяц.

Что входит в тариф «Бизнес»

Вы получаете полный набор оборудования, программного обеспечивания и услуг, чтобы работать в соответствии с законом:

• онлайн-касса;
• фискальный накопитель;
• договор с ОФД на 1 год;
• быстрая замена кассы, если она выйдет из строя;
• программное обеспечение для кассы;
• товароучётная система;
• техническая поддержка;
• ежегодная замена фискального накопителя;
• регистрация кассы в налоговой и у оператора фискальных данных;
• ежегодная перерегистрация кассы, в том числе и в случае поломки;
• подключение терминала для оплаты картами;
• установка и настройка кассы;
• инструктаж персонала по работе с кассой;
• сервисное обслуживание;
• консультация о работе с продуктами «МТС Касса».

Что в итоге

Вам стоит купить онлайн-кассу, если:

• Вы готовы вложить крупную сумму в покупку и настройку оборудования. Хорошая новость: большие расходы потребуются только на первом этапе, дальше платить придётся меньше.
• Вы точно знаете, какая касса вам нужна. Возможно, вы уже изучили рынок и выбрали подходящую модель.

Вам стоит взять онлайн-кассу в аренду, если:

• Прямо сейчас нет свободного времени или денег на выбор и покупку кассы. С арендой вы можете не тратиться на первую попавшуюся или самую дешёвую кассу, а протестировать несколько моделей и понять, какая всё-таки вам нужна.
• Вы не хотите останавливать бизнес из-за поломки кассы. Без кассы торговать нельзя. Если арендованная касса выйдет из строя, новое устройство вам привезут в течение одного-двух дней.
• Вы хотите посвящать время только бизнесу и не отвлекаться на обслуживание кассы. С арендованным устройством вы можете положиться на производителя: он берёт на себя активацию, регистрацию и ремонт кассы, а со всеми вопросами о работе аппарата поможет техподдержка.
• У вас сезонный бизнес. Нет смысла переплачивать, если касса нужна всего несколько месяцев в году. Аренда поможет решить вопрос с хранением кассы и её переподключением.
• Вы только начинаете бизнес. Если вдруг он не взлетит, вам не придётся жалеть о деньгах, потраченных на покупку кассы.

Стоимость минимального набора оборудования, которое нужно, чтобы работать по закону, сопоставима с годовой абонентской платой за арендованную кассу с полным сервисным обслуживанием. У МТС за те же деньги вы получаете современный и удобный смарт-терминал с сервисным обслуживанием и полной версией товароучётной системы, которая поддерживает маркировку товара, работу с ЕГАИС и ФГИС «Меркурий».

С арендой проще планировать расходы: вы знаете, что каждый месяц нужно платить 2 300 рублей, и больше ни о чём не беспокоитесь. Если касса у вас в собственности, могут быть сюрпризы: когда память фискального накопителя закончилась раньше, чем срок его службы, придётся отдавать 10 000 рублей за новый, снова получать электронную подпись и подключать его, разумеется, тоже за деньги.

Ремонт купленной кассы займёт минимум пару недель — всё это время бизнес будет простаивать. К тому же стоимость ремонта непредсказуема: например, замена экрана может обойтись в 70% цены кассы. С обслуживанием арендованной кассы проблем не будет: если она сломается, её быстро заменят на новую, чтобы бизнес работал без перерывов.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.