6 советов, как эффективно управлять удалённой командой

Команда нашего стартапа работает удалённо, и сотрудники разбросаны по всему миру — от Вьетнама до Турции. Кажется, организовать всех нереально: не видно, чем занят каждый и какое у него настроение. Но у нас получилось.

Отталкиваясь от своего опыта, я написал гайд, как разложить всё по полочкам, организовать и мотивировать сотрудников на удалёнке. Делюсь им с вами.

1. Проговаривайте договорённости и закрепляйте их

«На берегу» проговорите с каждым работником правила:

• Со скольки и до скольки вы работаете.
• Когда нужно быть на связи.
• Можно ли обращаться с рабочими вопросами в нерабочее время.

В процессе обсуждайте спорные моменты и фиксируйте договорённости в базе знаний. Иначе, если замалчивать проблемы, сотрудник начнёт выгорать.

Из практики: нам важно, чтобы люди постоянно учились и развивались. И мы раз за разом напоминали об этом команде, но сталкивались с сопротивлением.

Оказалось, ребята не знали, что могут делать это в рабочее время и что мы оплачиваем обучение. Теперь учатся все: проходят курсы по дизайну и даже по писательскому мастерству.

2. Планируйте

Определяйте вместе с сотрудниками задачи на ближайшее время и ориентир на будущее. Для этого проводите мозговые штурмы и выбирайте приоритетные идеи.

Например, мы в начале каждого месяца созваниваемся с редактором и вместе составляем контент-план на следующий месяц. Сотрудник предлагает список тем для материалов, я как руководитель — советую, что стоит взять в работу, а что лучше докрутить.

Для качественного планирования важно, чтобы человек представлял объём задач и свои ресурсы. Если такого понимания нет, ему стоит проследить за своей продуктивностью. Поможет табличка: в одну колонку записывается задача, в другую — приблизительное время, которое ушло на решение. Так сотрудник сможет обращаться к своему опыту и при планировании ставить реалистичные дедлайны.

Важно, чтобы у задач были смыслы и цели — что вы делаете и зачем. Только в этом случае у сотрудников будет чёткое понимание своей работы, а у проекта — вектор развития.

3. Организуйте задачи

Часто стартапы работают только внутри мессенджера. Мы тоже так начинали, но быстро осознали, что Telegram недостаточно и такое общение приводит к хаосу и непониманию, кто что сделал.

Поэтому лучше использовать таск-трекер и визуализировать задачи на канбан-доске. Вот как это сделать:

• Добавьте задачи на виртуальную доску.
• Распределите их по нескольким столбцам, например «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Согласовано».
• К каждой задаче назначьте ответственного и поставьте дедлайн.
• По мере выполнения перемещайте карточки по столбцам.

Важно прописывать задачи подробно и понятным языком — так, чтобы понял коллега и вы сами, когда вернётесь к ней.

Для организации канбан-доски можно использовать любой удобный сервис. Мы, например, работаем в Notion. Сервис доступен в России, бесплатен для небольшой команды (до 10 сотрудников) и прост в работе.

В сервисе мы настроили систему фильтров так, чтобы легко можно было переключаться между сотрудниками и видеть, какие задачи в работе, какие готовы, а какие — подвисли.

Доску должна вести вся команда. Каждый отвечает за свои таски и постоянно их обновляет. Да, это отнимает рабочее время, но зато всё под контролем. Первое время сотрудникам может быть непривычно пользоваться инструментом. Продолжайте напоминать, что это важно, пока команда не адаптируется.

4. Не превращайте чаты в свалку

Чтобы поддерживать связь в небольшой команде, достаточно обычного мессенджера. К примеру, мы собрали все рабочие чаты в одной папке в Telegram.

Организовать общение крупной компании сложнее: количество чатов будет расти, их нужно более тонко группировать. И здесь пригодятся корпоративные решения вроде Hangouts, «Пачки», VK Teams или Myteam.

Следите, чтобы общение велось только по делу. А для обсуждения планов на пятницу или фотографий котиков можно выделить отдельный чат — такие флудилки хороши для сплочения команды.

5. Рассеивайте иллюзии

Когда все работают в офисе, кажется, что настроения команды ясны. Но это иллюзия. Ещё больше иллюзий рождается на удалёнке, ведь при таком формате мало личных контактов. Мы не знаем, как проходит день сотрудника, какие у него сложности, сколько времени занимает то или иное дело.

Поэтому задача лидера — не просто запрашивать отчёты о проделанной работе, а рефлексировать вместе с командой, развеивать белые пятна и искать точки роста для бизнеса.

Для этого мы регулярно проводим:

• Командную встречу в конце недели. Обсуждаем, кто что сделал, что получилось и какие есть проблемы.
• Ретроспективу с частью команды в конце месяца. Смотрим на результаты и обсуждаем, что можем улучшить. Если есть статистика по месяцу — это поможет.
• Встречи 1 + 1 по запросу. Ребята могут в любой день созвониться с руководителями и спросить совета. Мы считаем, что вместо того, чтобы попытаться решить то, в чём у тебя недостаточно опыта, всегда лучше посоветоваться с коллегой. Не оставляйте сотрудников наедине с собой — будьте на связи и поддерживайте их.

Идеальная длительность созвона — до часа. За это время команда не успеет устать и спокойно продолжит работу.

6. Ведите базу знаний

Не держите всю информацию в голове: это отнимает силы и делает вас незаменимым в плохом смысле слова. Если только вы знаете, как что-то работает, то не сможете передать задачу и уйти в отпуск.

Прописывайте шаблоны, инструкции, чек-листы, фиксируйте полезные контакты, эмпирический опыт. Храните всё в одном месте, чтобы было легко найти данные.

Это упрощает коммуникацию, ускоряет работу и позволяет не повторять ошибок. Сотрудникам не придётся постоянно дёргать друг друга — ведь всё уже разложено по папкам, например в Notion.