Как стать продуктивнее: советы от создателя сервиса Asana

За время своей работы в качестве программиста и руководителя проектов Джастин на собственном опыте узнал, какое огромное значение имеет правильная организация, и много усилий приложил для изучения этого вопроса. В результате он понял, что эффективность любой деятельности зависит от множества параметров и требует оптимизации сразу по трём направлениям: упорядочение вашего окружения, вашего разума и собственно процесса работы.

Оптимизация окружающей обстановки

Избегайте любых отвлечений

Начнём сразу с главного: мультизадачность вредит вашей производительности!

Да, ваши ощущения могут вас обманывать, и вы можете чувствовать себя при одновременной работе над несколькими задачами просто гением продуктивности. Но на самом деле это не так, и многочисленные научные исследования доказывают это. Многократные постоянные переключения между задачами действительно замедляют работу!

Поэтому первое и самое важное — это фокус.

• Включите на своём мобильном телефоне режим «Не беспокоить».
• Закройте все окна и вкладки браузера, которые не связаны с текущей задачей.
• Если вам необходимо отправить письмо, то не переходите после этого к просмотру непрочитанной корреспонденции.
• Отключите уведомления о новых письмах на своём компьютере.
• Выйдите из всех чатов.

Ищите состояние потока

Если вас постоянно отвлекают и весь ваш день состоит из мешанины встреч, звонков и разговоров с коллегами, то очень трудно обрести то особое состояние, которое называют потоком. Именно в этом состоянии достигается наилучшая производительность и приходят решения даже самых сложных задач.

• Выделите специальное время для встреч и совещаний. Пусть все ваши коллеги знают, что к вам лучше обращаться только в это время.
• Если это возможно, то предложите руководству вашей компании выделить один день в неделю, когда не будет проводиться ни одного совещания.
• Отслеживайте свою производительность в разное время дня. Старайтесь распределять задачи в соответствии со сделанными наблюдениями.

Осваивайте рабочие инструменты

Если ваша основная работа связана с компьютером, то каждый раз, когда вы тянетесь рукой к мыши, вы теряете несколько секунд и выходите из состояния потока. Учите и применяйте самые необходимые сочетания горячих клавиш, которые не только сэкономят вам время, но и позволят меньше отвлекаться.

• Горячие клавиши присутствуют не только в любой программе, но и в большинстве веб-приложений. Многие из них идентичны, так что, выучив одно сочетание клавиш, вы сможете применять его постоянно.
• Используйте программу SizeUp для быстрого упорядочивания окон на рабочем столе.

Оптимизация разума

Всё, что вам необходимо знать о правильной мотивации и вовлечённости, вы найдёте в книгах американского журналиста и писателя Тони Шварца. Из них вы узнаете, что на самом деле следует управлять не временем или задачами, а своей энергией.

Делайте регулярные перерывы

Здравый смысл подсказывает нам, что чем больше времени мы проводим за работой, тем больше мы сделаем. Но это совсем не соответствует действительности. Люди не роботы, нам нужно время для восстановления и отдыха. Исследования показывают, что небольшой перерыв каждые 90 минут позволяет значительно увеличить вашу общую продуктивность.

Медитируйте

Здесь о пользе медитации всё уже написано.

Заботьтесь о своём теле

• Пейте воду. В начале каждого дня я ставлю пять высоких стаканов воды на свой стол. Я выпиваю их все до конца дня. Их вид не даёт мне забыть о необходимости больше пить.
• Правильно питайтесь. Обильный обед с избытком углеводов может стать настоящей катастрофой для вашей производительности.
• Занимайтесь спортом. Кардиотренировки, по крайней мере два раза в неделю, дадут вам дополнительный прирост энергии.
• Короче говоря, убедитесь, что вы используете своё свободное время не для того, чтобы вредить себе, а наоборот, чтобы восстанавливать и увеличивать запас своей энергии.

Найдите причины прокрастинации и устраните их

Мы прокрастинируем обычно не из-за того, что патологически ленивы, нет. Обычно причина заключается в том, что стоящая перед нами задача вызывает у нас какой-либо скрытый (или явный) дискомфорт. Избежать этого можно следующими способами:

• Постарайтесь честно признаться себе, в чём состоит причина ваших проволочек и откладываний. Запишите на бумаге, что конкретно вам не нравится в вашей работе или текущей задаче.
• Разбейте задачу на несколько лёгких шагов и выполняйте их по очереди.
• Если вы не в состоянии заставить себя выполнить какое-либо дело в настоящий момент, то переходите к другому, более лёгкому и приятному, а не сбегайте тут же бесцельно листать ленту Facebook*. В таком случае ваша работа будет хоть как-то двигаться, а не стоять на месте.

Оптимизация процесса

Составьте ясный план работы. Чётко распределите в нём все свои задачи по важности и срочности. Именно точная приоритизация дел является ключом к продуктивности.

• Не начинайте выполнение работы, пока все последующие шаги не станут для вас кристально ясными и понятными.
• Начните с главного. Определите, в чём состоит ваша цель. Почему вы хотите её добиться? Какие шаги необходимы для её достижения? Кто отвечает за каждый шаг? В каком порядке должны выполняться действия?

Соберите команду. Некоторые люди предпочитают работать в одиночку, но большие дела так не делаются.

• Найдите товарища по команде, с которым вам будет легче всего сотрудничать. Иногда встречаются задачи, над которыми можно биться несколько дней в одиночку, но они же будут завершены за пару часов с помощью партнёра. «Парное программирование» является распространённым приёмом в разработке программного обеспечения, но это может быть применено и для всего остального.
• Если вы всё же предпочитаете работать самостоятельно, то проводите иногда короткие совещания с самим собой. Можно прямо в текстовом редакторе или журнале задавать себе вопросы о том, над чем вы сейчас работаете, с какими трудностями столкнулись, какие задачи вам предстоит решить. Формулировка и запись ответов на эти и другие вопросы здорово помогают посмотреть на процесс как бы со стороны.
• Назначайте и публично озвучивайте дедлайны. Если вы уверенно сказали перед всеми, что закончите эту работу к пятнице, то вам придётся из кожи вон лезть, чтобы не прослыть пустословом.
• Отслеживайте прогресс выполнения каждой задачи. Разумеется, как создатель сервиса Asana, я рекомендую для организации индивидуальной и командной работы именно его.
• Оставляйте время в конце каждого дня для подведения итогов. Постарайтесь честно оценить для себя ваши текущие достижения и неудачи. Делайте выводы из допущенных ошибок.

Перечисленные выше советы и трюки по отдельности значат слишком мало, чтобы в один миг сделать вас самым продуктивным человеком на свете. Но все вместе они выстраиваются в мощную систему, которая поможет вам работать во много раз эффективнее.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.