Как сшивать документы правильно

Зачем нужно прошивать документы

Это помогает сохранить бумаги в целостности, систематизировать их для хранения в офисе, передачи в архив или отправки в различные госорганы (например, на проверку или в качестве отчётности). Как правило, эта процедура требуется для бухгалтерской, кадровой, нотариальной, уставной и других видов документации.

Перед тем, как браться за нитку с иголкой, стоит уточнить правила и требования к формированию дела для определённой ситуации. Если документы сшиты неправильно, архив, госучреждение или другая организация может их попросту не принять.

Что нужно сделать перед сшиванием документов

Эти шаги нужно сделать вне зависимости от типа выбранной прошивки.

Подготовьте документы

Прежде всего, проверьте все бумаги на наличие нужных подписей и печатей. Убедитесь, что на них не осталось скоб, зажимов или скрепок. Сложите все листы в правильном порядке и посчитайте их. В некоторых случаях понадобится дополнительно пронумеровать их, сделать обложку и составить опись. Так что заранее уточните в организации, куда вы будете сдавать документы, список требований к оформлению.

Старайтесь аккуратно складывать все листы, иначе пачка будет смотреться некрасиво, а выбившиеся страницы помнутся.

Запаситесь инструментами

Сшить документы можно с помощью минимального набора средств. Кстати, заведите для него отдельную коробку, чтобы в случае необходимости всё нужное было под рукой. Вам понадобятся:

• Толстая длинная иголка. Обычные для шитья будут в этом деле бесполезны: они тонкие, хрупкие и легче ломаются.
• Канцелярское шило. Оно поможет сделать ровные проколы даже в толстой пачке бумаг.
• Дырокол.
• Нитки. Подойдут прочные хлопчатобумажные или синтетические — из лавсана или капрона.
• Клей.
• Кусок плотного картона или деревянная подложка, чтобы в процессе сшивания бумаг не повредить стол.
• Струбцины — специальные зажимы, которые пригодятся для фиксации толстых пачек бумаг.

Как сшивать документы в два прокола

Это самый простой и быстрый способ.

Отступите 10 см сверху и 1–2 см от левого края документа. Сделайте отверстие сквозь всю пачку бумаг с помощью толстой иглы или шила, а затем ещё одно на 6–10 см ниже. Ещё удобнее использовать дырокол.

Отрежьте нитку длиной в 20–30 см, проденьте её в отверстия с лицевой стороны и завяжите прочным узлом на изнанке. Вырежьте из бумаги прямоугольник размером примерно 2х8, 3х5 или 5х6 см (в зависимости от типа документации и требований принимающей организации). Наклейте его поверх узла и концов ниток.

На приклеенном прямоугольнике напишите «Всего прошито и пронумеровано», укажите общее количество листов цифрами и прописью в скобках. Поставьте подпись с расшифровкой так, чтобы она немного выходила за края прямоугольника. А в случае необходимости также поставьте печать.

Как сшивать документы в три прокола

Сделайте 3 отверстия в пачке документов, отступив 1–2 см слева и 12 см сверху. Расстояние между проколами должны быть около 3 см. Их можно сделать иголкой или шилом, а если бумаг много, на помощь придёт дырокол.

Проденьте нитку в иголку и начните прошивать документы с тыльной стороны. Отправной точкой будет центральное отверстие, а дальше ведите иглу по указанной схеме.

Подтяните нитки, чтобы они плотно стянули листы, и свяжите их в узел. Затем поверх наклейте прямоугольник из бумаги размером 2х8, 3х5 или 5х6 см (в зависимости от типа документации и требований принимающей организации). На нём сделайте заверительную надпись и укажите количество прошитых листов, подставьте подпись с расшифровкой и, если нужно, печать организации.

Как сшивать документы в четыре прокола

Этот метод будет особенно кстати, если нужно сшить толстую пачку документов. Нитки будут надёжно держать листы по всей высоте подобно книге.

Отступите сверху документа 2 см и 1–2 см слева. Сделайте один прокол иглой или шилом, а затем ещё три, двигаясь вниз с шагом в 8 см, либо воспользуйтесь дыроколом.

Отрежьте нитку длиной не менее 50 см и проденьте её в толстую длинную иголку. Начните прошивать стопку с тыльной стороны и двигайтесь по схеме, нарисованной на картинке.

Свяжите концы ниток плотным узлом на тыльной стороне. Поверх приклейте прямоугольник из бумаги размером примерно 2х8, 3х5 или 5х6 см. На нём укажите, сколько листов прошито, поставьте подпись с расшифровкой и печать, если нужно.