Как перестать отвлекаться каждые 5 минут и сосредоточиться на важных задачах

Гиперфокус — это умение посвятить своё время и внимание какому-то одному вопросу или проекту. В книге «Гиперфокус: как я научился делать больше, тратя меньше времени» Крис Бэйли рассказывает, сколько дел нужно запланировать на день, чтобы успешно завершить начатое, как выбрать из списка задач самые важные и устранить всё, что отвлекает от выполнения задуманного.

Мы публикуем отрывок из третьей главы «Сила гиперфокуса», которая поясняет, как войти в состояние гиперфокуса и правильно выбрать то, на чём стоит сосредоточиться.

Четыре стадии гиперфокуса

В любой отдельно взятый момент вы сосредоточены либо на внешней среде, либо на мыслях у себя в голове, либо на том и другом одновременно. Если вы заняты только внешней средой, это означает, что вы живёте в режиме автопилота. Вы переходите в это состояние, пока ждёте сигнала светофора или бесконечно переключаетесь между одними и теми же приложениями в смартфоне. Если вы заняты только собственными мыслями, то погружаетесь в мечты. Это может случиться, если вы решили пройтись без телефона, задумались о чём-то под душем или отправились на пробежку.

В этом отношении гиперфокус предшествует состоянию, которое Михай Чиксентмихайи называет «поток», — когда мы полностью погружены в своё дело и время летит гораздо быстрее. Как объясняет Чиксентмихайи в книге «Поток», в этом состоянии «всё остальное, как нам кажется, не имеет значения». Это ещё одна причина, по которой абсолютно необходимо сосредоточиться только на одном: шансы войти в состояния потока растут экспоненциально, когда за наше ограниченное внимание не конкурируют несколько объектов. Гиперфокус — процесс, который вводит нас в поток.

Как войти в состояние гиперфокуса

Согласно научным исследованиям, сконцентрировавшись, мы проходим через четыре стадии. Сначала мы сосредоточены (и продуктивны). Потом, если мы сами не переключимся на что-то другое и если нам не помешают, мысли начинают разбредаться. На третьей стадии мы замечаем, что задумались о посторонних вещах. До этого момента может пройти немало времени, особенно если у нас нет привычки регулярно проверять, что же заполняет пространство внимания. (В среднем мы замечаем, что задумались о посторонних вещах, примерно пять раз в час.) И на четвёртой стадии мы возвращаемся к изначальному объекту внимания.

Четыре стадии гиперфокуса основаны на этой схеме.

Чтобы войти в состояние гиперфокуса, необходимо:

1. Выбрать продуктивный или значимый объект внимания.
2. Устранить как можно больше внешних и внутренних отвлекающих факторов.
3. Сосредоточиться на выбранном объекте внимания.
4. Постоянно возвращаться к этому объекту и вновь фокусироваться на нём.

Принять решение, на чём мы планируем сосредоточиться, — самый важный шаг, ведь чем продуктивнее и осмысленнее задача, тем продуктивнее и осмысленнее становятся ваши действия. Например, если вы решите сосредоточиться на обучении нового сотрудника, автоматизации повторяющегося действия или мозговом штурме по выпуску нового товара, вы будете бесконечно более продуктивными, чем при работе в режиме автопилота.

Та же идея применима и в домашнем кругу: чем осмысленнее объект вашего внимания, тем осмысленнее и вся ваша жизнь. Мы получаем преимущества от гиперфокуса, формируя очень простые намерения — например, полностью погрузиться в разговор с любимым человеком или максимально насладиться семейным ужином. Мы больше узнаём, больше запоминаем и лучше анализируем свои действия. В результате наша жизнь приобретает больше смысла.

Следующий шаг — устранить как можно больше внутренних и внешних отвлекающих факторов. Есть простая причина, по которой мы становимся их жертвами: в какой-то момент отвлекающие факторы становятся более привлекательными объектами внимания, чем дела, которыми нам действительно стоит заниматься. Это справедливо и на работе, и дома. Оповещения о новых письмах, которые появляются в углу монитора компьютера, обычно соблазняют нас больше, чем работа, которой мы занимаемся в другом окне, а телевизор за спиной собеседника в пабе становится привлекательнее собственно разговора.

С отвлекающими факторами гораздо проще разобраться заранее — к тому времени, когда они появляются, часто уже слишком поздно защищать от них своё намерение. Внутренние помехи тоже необходимо нейтрализовать — в том числе произвольные (и порой постыдные) воспоминания и мысли, которые возникают в голове, когда мы стараемся сосредоточиться, умственное сопротивление непривлекательным задачам (таким как заполнение налоговой декларации или уборка в гараже) и просто тяга подумать о разных вещах, когда мы хотели бы сосредоточиться на одной.

В-третьих, гиперфокус становится возможен, когда мы концентрируемся на выбранном объекте внимания в течение заранее заданного срока. Это значит, что у нас есть план погрузиться в работу на известный срок, одновременно удобный и возможный для нас. Чем тщательнее мы поработаем над двумя первыми этапами, тем лучше и увереннее справимся с задачей на этой стадии.

Наконец, в-четвёртых, гиперфокус нужен для того, чтобы вернуть внимание к изначальному объекту, когда ум начинает блуждать. Я ещё не раз повторю это утверждение, потому что оно входит в число важнейших идей этой книги: по данным исследований, наши мысли разбегаются в стороны в течение 47% времени. Другими словами, если мы бодрствуем 18 часов, то в течение лишь восьми из них погружены в текущие задачи. То, что мысли уходят в сторону, это нормально, но важно вернуть их назад, чтобы тратить время и внимание на объекты, которые находятся перед нами.

Кроме того, на возвращение к текущей задаче после того, как нас отвлекли или перебили, уходит 22 минуты. И если мы сами отвлеклись или прервались, то нам требуется уже 29 минут, чтобы вернуться к работе над исходным заданием.

Но пока не стоит слишком переживать по этому поводу — позже мы обсудим это подробно.

Идею гиперфокуса можно обобщить в одном предложении: во время работы удерживайте внимание на одном важном и сложном его объекте.

Выбираем, на чём сосредоточиться

Внимание без намерения — трата энергии впустую. Вниманию всегда должно предшествовать намерение — более того, они прекрасно сочетаются. Сформулировав намерение, можно решить, как стоит потратить время; сосредоточив внимание на задаче, мы способны эффективно с ней справиться. Лучший способ стать продуктивнее — выбрать, чего хочешь достичь, прежде чем начать работу.

Формируя намерения, важно помнить, что не все рабочие задачи равноценны. Некоторые позволяют добиться невероятно многого от каждой потраченной минуты. Сюда входят такие цели, как планирование основных задач, которые вы хотите выполнить в течение дня, обучение нового сотрудника, пришедшего в команду месяц назад, и работа над книгой, которую вы собираетесь написать уже несколько лет. Эти задачи попадают в категорию «необходимых» и «целенаправленных», которые мы обсудили в главе 1. Если соотнести работу в этих секторах с необязательными и отвлекающими делами, такими как посещение бесполезных встреч, чтение лент в социальных сетях и постоянная проверка электронной почты, нетрудно увидеть, что продуктивнее. Если не выбирать, на какие секторы тратить время, — включается режим автопилота.

Это не значит, что нельзя как-то выйти из положения, действуя в режиме автопилота. Реагируя на все поступающие рабочие задачи, можно держать под контролем большинство из них и оставаться достаточно продуктивным, чтобы не потерять работу. Но автопилот не позволяет значительно продвинуться в работе. Подозреваю, вам платят не за то, чтобы вы, как сортировщик на почте, по мере поступления направляли письма, беседы и сообщения в мессенджерах в нужных направлениях. Нам иногда приходится это делать, как и реагировать на поступающие непредвиденные запросы. Но при любой возможности надо активно выбирать, на что вы хотите потратить время и внимание.

Исследуя внимание и намерения в течение нескольких лет, я разработал несколько повседневных упражнений, которые помогают поставить перед собой цель. Вот три моих любимых упражнения.

1. Правило трёх

Если вы уже знакомы с моими текстами, этот раздел, наверное, можно пробежать по диагонали. Если нет, разрешите мне представить «Правило трёх». Начинайте день с выбора трёх задач, которые хотите завершить к вечеру.

Я проделываю это каждое утро — с тех пор, как много лет назад услышал об этом правиле от Джея Ди Майера, директора по переходу на цифровые технологии Microsoft. Правило выглядит обманчиво просто. Определяя в начале дня всего

три главных для вас задачи, вы добиваетесь нескольких целей. Вы решаете, что сейчас важно и что неважно — ограничения, наложенные правилом, показывают, что имеет для вас первостепенное значение. Кроме того, правило обеспечивает вам некоторую гибкость действий в пределах дня. Если он забит встречами, это, возможно, определит их объём и содержание, а свободный день можно посвятить более важным и не таким срочным делам. Если возникнут непредвиденные обстоятельства и проекты, можно будет пересмотреть очерёдность новых и уже сложившихся планов. Поскольку три задачи хорошо помещаются в пространство внимания, вы относительно легко сможете вспомнить изначальные намерения.

Обязательно держите три главные задачи на виду — я записываю их на большой белой доске в кабинете или, если я в отъезде, над списком дел на день, который программа OneNote синхронизирует между моими гаджетами. Возможно, вам будет полезно назначить три задачи на неделю, а также выбрать три ежедневных не относящихся к работе дела — например, не вспоминать о работе во время ужина, зайти вечером в спортзал или собрать чеки для налоговой декларации.

2. Задачи с максимальными последствиями

Второе правило при определении намерений, которое мне очень помогает, — решить, какие дела в списке моих задач имеют максимальные последствия.

Если вы привыкли составлять список дел (а я горячо это рекомендую и ниже расскажу, какую пользу это может принести), задумайтесь на секунду о том, какие последствия может иметь каждое из них — как кратковременные, так и долговременные. Главные задачи в этом списке — те, которые приведут к самым значительным положительным последствиям.

Ещё один способ оценить ситуацию: решая, что нужно сделать, думайте не только о немедленных последствиях своих действий, но и о влиянии второго и третьего порядка. Например, вы решаете, стоит ли заказать на десерт торт «Муравейник». Немедленным последствием этого решения будет удовольствие от поедания сладкого. Но последствия второго и третьего порядка могут оказаться весьма печальными — например, вы потом будете ужасно себя чувствовать, или наберёте вес, или нарушите предписанный режим питания.

Это сильная идея, которую стоит хорошо усвоить, особенно потому, что многие важные задачи часто не относятся к тем, которые кажутся наиболее срочными и продуктивными в конкретный момент. Например, составление справочника для новых сотрудников может показаться не таким полезным делом, как ответ на десяток электронных сообщений, однако справочник сократит время адаптации новых сотрудников, вызовет у них ощущение радушного приёма и повысит продуктивность. А значит, это задача с максимальными последствиями. Такими задачами могут быть автоматизация повторяющегося процесса, который вас раздражает, распределение ролей в текущем проекте или подготовка программы, которая позволит сотрудникам делиться знаниями.

Это упражнение хорошо работает в сочетании с распределением дел по четырём группам. Как только вы расставите их в сектора необходимого, целенаправленного, отвлекающего и малозначимого, спросите себя: какие из необходимых и целенаправленных дел могут запустить цепную реакцию?

3. Ежечасный сигнал к осознанности

Определить три намерения на день и отдать приоритет задачам с самыми важными последствиями — отличный способ действовать целенаправленно каждый день и каждую неделю. Но уверены ли вы, что действуете осознанно в каждый момент времени?

Когда речь идёт о продуктивности, эти моменты имеют первостепенное значение — бесполезно ставить себе цели и формулировать задачи, если вы ничего не делаете для их воплощения в течение дня. Мой любимый способ контролировать, что я придерживаюсь своих целей, — как можно чаще проверять, чтó занимает моё пространство внимания. Это позволяет понять, сосредоточен ли я на важных вещах, которые имеют серьёзные последствия, или соскользнул в режим автопилота. Для этого я использую ежечасный сигнал к осознанности.

Одна из ключевых идей «Гиперфокуса» — не слишком упрекать себя, если вы всё же заметили, что ваши мысли где-то блуждают. Это неизбежно, поэтому рассматривайте такие моменты как возможность оценить своё самочувствие и наметить дорогу к следующей задаче. По данным исследований, мы с большей вероятностью замечаем, что отвлеклись, если вознаграждаем себя за это.

Если мы хоть в чём-то похожи, ежечасный сигнал к осознанности покажет, что, как правило, вы не заняты ничем важным или имеющим долговременные последствия. Это нормально — и даже ожидаемо.

Важно то, что вы сможете регулярно проверять, чтó сейчас занимает пространство вашего внимания. Настройте ежечасный сигнал на телефоне, в часах или на другом устройстве — и это будет самая продуктивная помеха в течение вашего дня.

Когда прозвучит ежечасный сигнал, спросите себя:

• Был ли ваш ум занят посторонними мыслями, когда прозвучал сигнал к осознанности?
• Вы работаете на автопилоте или заняты осознаваемой задачей? (Со временем, когда ситуация с осознанностью будет улучшаться, это даст массу поводов почувствовать удовлетворённость.)
• Погружены ли вы в продуктивную деятельность? Если да, сколько времени вы провели, сосредоточившись на ней? (Если это был солидный промежуток времени, не дайте сигналу к осознанности сбить вас с курса — продолжайте работать!)
• Какая из задач, над которыми вы могли бы сейчас работать, имеет максимальные положительные последствия? Работаете ли вы над ней?
• Насколько заполнено ваше пространство внимания? Если оно уже переполнено, есть ли у вас дополнительные ресурсы внимания?
• Мешают ли вашему гиперфокусу какие-то отвлекающие факторы?

Вы не обязаны отвечать на все эти вопросы — выберите три или два, которые кажутся вам максимально полезными и позволят вновь сосредоточиться на важных вещах. Если отвечать на них каждый час, качество внимания повысится по всем трём направлениям: вы сможете лучше фокусироваться, потому что заметите отвлекающие факторы на горизонте и предупредите их влияние; вы будете чаще замечать, что мысли ушли в сторону, и сможете снова сосредоточиться; со временем вы станете проводить за целенаправленной работой бóльшую часть дня.

Когда вы только начнёте это практиковать, то, возможно, обнаружите, что часто переходите в режим автопилота, отвлекаетесь и тратите время на незначимые и сбивающие с курса вещи. Ничего страшного! В такие моменты надо изменить траекторию мыслей и перейти к более продуктивной задаче, справившись с отвлекающими факторами, которые вам помешали. Если вы заметите, что вас регулярно отвлекают одни и те же вещи, составьте план решения проблемы. (Мы займёмся этим в следующей главе.)

Выберите один рабочий день на этой неделе и попробуйте настроить ежечасный сигнал. Поначалу он может раздражать, но со временем у вас появится ценная новая привычка. Если вам не нравится идея сигнала, попробуйте использовать иные внешние стимулы, которые заставят посмотреть, чтó занимает пространство вашего внимания. Я больше не пользуюсь ежечасным сигналом к осознанности, хотя поначалу этот метод оказался для меня самым эффективным. Сейчас я несколько раз рассматриваю пространство внимания в заранее определённые моменты: каждый раз, когда иду в туалет, когда отправляюсь за водой или чаем или когда звонит телефон. (Я отвечаю после нескольких звонков, осознав, чтó у меня на уме.)

Крис Бэйли — канадский писатель и создатель проекта A Life of Productivity. После окончания университета он целый год посвятил изучению продуктивности. За это время Крис пообщался с десятками специалистов, прочёл множество научных статей и поставил на себе несколько экспериментов, чтобы понять, как можно выжать максимум из своих возможностей. Каждый день Крис писал отчёт о том, что ему удалось узнать в своём блоге. В книге «Гиперфокус: как я научился делать больше, тратя меньше времени» он делится техниками и упражнениями, опробованными на себе.