Как работать меньше, а сделать больше

Казалось бы невозможно, правда? Всех нас постоянно убеждают, что для того, чтобы больше сделать, нужно больше работать. Как работать меньше, а сделать больше? Десятичасовой рабочий день принесет Вам больше плодов, нежели чем коллегам, работающим семь часов. Однако это не всегда так. Для достижения результата нужно качество, а не количество, по-этому вполне возможно работать меньше, а получать в итоге лучший результат.

Это не просто, и для этого нужен качественный, а не количественный подход. Нужно думать творчески, чтобы найти более эффективные способы работы, но для начала нужно быть открытым к тому, что Ваши методы работы не эффективны. Только после того, как Вы признаете это, можно начинать искать способы увеличения эффективности своей работы. Приведу несколько рекомендаций для начала поиска.

Правило 80/20 (принцип Парето)

20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Старайтесь свести к минимуму эти 80% непродуктивного времени и усилий. Вот несколько советов:

• Урезайте время на просмотр электронной почты, освободившиеся минуты инвестируйте в более значимые проекты.
• Научитесь говорить людям, попусту отнимающим Ваше время, “нет”. Во время работы старайтесь общаться только с людьми, от которых напрямую зависит результат работы, сведите количество пустопорожних разговоров к минимуму.
• Уделите большую часть своего времени именно самому делу. Установите суть, и работайте над ней, не отвлекайтесь на детали.

Закон Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что "работа будет заполнять все время, имеющееся для ее завершения". Это значит, что сколько бы не выделяли себе времени для задачи, она съест его все без остатка, будь то неделя или два дня, а результат будет тот же. Можно сказать и по другому: если не ставить себе сроки, то задание будет выполняться вечно. По-этому всегда ставьте себе жесткие сроки, культивируйте в себе желание завершить проект к сроку. Вот несколько применений закона Паркинсона:

• Установите таймер на 90 минут, чтобы закончить небольшой проект. Когда таймер даст о себе знать, продолжайте работать над проектом, зная, что время идет. Чем быстрее завершите – тем лучше.
• Не работайте над проектом в целом. Разделите его на несколько мелких заданий, определите время для каждого из них, и работайте над отдельными заданиями, а не над проектом вообще.

Управление энергией

Рациональное использование энергии, в отличие от времени, заставляет вас думать о результатах. Работая более интенсивно в течение короткого периода времени, можно добиться большего, нежели чем работая целыми днями, уставая и отвлекаясь.Вот несколько идей:

Очередность работы

Выделяйте для себя зоны интенсивного внимания и полного покоя. Чередуйте их.

Убийство проектов

Это экстремальный метод сохраняет энергию целенаправленной и здорово экономит время. Суть его в том, чтобы не растягивать задачи, которые для реализации требуют несколько часов, на несколько дней с перерывами. Садитесь и закончите ее в один присест. Убейте ее.

Отдых, здоровье и развлечения

Не забывайте, что Вы не раб, по-этому давайте себе отдых, но только тогда, когда Вы действительно в нем нуждаетесь. Научитесь честно отделять лень от усталости.

Используйте только острые инструменты

Это как в той старой притче про двух лесорубов. Им обоим на конкурсе лесорубов выдали инструменты. Первый быстро схватил свой топор и побежал рубить, думая, что главное – это время. А второй спокойно сел, и начал точить свой топор. Когда время уже подходило к концу, первый был уверен, что выиграет, ведь он все время рубил. Однако второй под конец встал, и своим острым топором управился намного лучше за оставшееся время. Мораль? Не используйте ржавые инструменты. Пользуйтесь эффективными методами, программами, быстрыми компьютерами, в конце концов они сэкономят Вам время и усилия, а высвободившееся время потратьте на что-то другое.

Правило цифр

Предположения являются крупной тратой времени. Не стройте предположений относительно того, сколько Вы сделали, сколько осталось сделать – всегда смотрите на реальные цифры. Разбейте работу на составляющие, и отмечайте сделанное по мере выполнения. В этом случае Вы всегда будете знать точно, сколько Вы сделали. Меняющийся ползунок выполнения задания – лучший стимулятор сделать еще. Перед долгосрочным проектом делайте тесты, пробные варианты. Измеряя время, затраченное на тест, Вы сможете экстраполировать его результаты, вычислив время, которое реально потребуется на выполнение всего проекта.

Правило качества времени

Как оценить, какой проект сколько требует времени? Какому проекту уделять больше внимания? Попробуйте для себя проделать следующее: попробуйте работать с электронной почтой 30, 60 и 90 минут в день. Сравните результаты. Если Вы увидите, что за 30 минут будет готово 50% заданий, за 60 минут работы Вы сделаете 90% задач, а за 90 минут – 95%, выберите для себя наилучшее соотношение время/качество, и придерживайтесь его в дальнейшем. Для меня очевидно, что более 60 минут тратить уже невыгодно.

Возможно у Вас есть свои идеи – поделитесь!