Как планировать совещания, чтобы сделать их эффективными

Можно не любить совещания, но проводить их всё равно придётся. Это важная часть рабочего процесса в любой компании. Один из способов сделать встречи более полезными и быстрыми — тщательно планировать их. С этим может помочь книга доктора экономических наук Ольги Демьяновой «Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата».

С разрешения издательства «Альпина PRO» Лайфхакер публикует отрывок из второй главы.

Сами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже необходимы и являются управленческим атрибутом власти. Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных и нерезультативных посиделок.

Наиболее распространённые типы совещаний:

• еженедельные;
• стратегические;
• рабочие;
• отчётные;
• планёрки;
• мозговые штурмы;
• деловые беседы и встречи;
• летучки.

Все эти типы можно объединить в четыре основные группы:

1. по продолжительности: быстрые (до 30 минут) и затяжные (более одного часа);
2. по количеству участников: до 10 человек и более;
3. по цели: рабочие, политические и информационные;
4. по времени проведения: запланированные и незапланированные.

Планирование совещаний: обязательные атрибуты

Что нужно планировать:

• цели;
• повестку дня;
• список приглашённых;
• график;
• информационные материалы;
• ответственного за ведение протокола;
• регламент выступлений.

В первую очередь руководитель должен учитывать цели совещания. Это стартовая точка повестки дня и списка участников, времени и регламента.

Основные цели совещаний:

1. Новая информация — для информационного совещания:

• важные новости и изменения в политике;
• обсуждение планов и стратегий;
• краткосрочное прогнозирование;
• презентация новых продуктов и подходов;
• обсуждение бюджета;
• кадровые вопросы.

2. Контроль событий и принятие оперативных решений — для регулярных совещаний:

• основные риски и сложности;
• параметры для оценки прогресса;
• оценка ключевых процессов и необходимые изменения;
• обсуждение происходящего: что идёт хорошо, что требует улучшения;
• ключевые уроки и результаты действий;
• координация усилий;
• коммуникации.

3. Мотивация— творческие совещания, выработка новых подходов и командообразование:

• побуждение к действию;
• принятие коллективных решений;
• чествование индивидуальных и коллективных успехов.

Таким образом, цель влияет на тип совещания и модель его организации. Например, информационные совещания отличаются многочисленностью участников и продолжительностью во времени. Регулярные носят плановый характер, по времени они более быстрые и с ограниченным количеством участников. Творческие совещания требуют особой подготовки: организация мебели (как правило, отдельных столов), чай, кофе и неофициальная обстановка; не требуют соблюдения дресс‑кода.

Матрица Эйзенхауэра для ранжирования вопросов к совещанию

Необходимо помнить, что совещание — это площадка, на которой принимаются важные решения и преодолеваются проблемы. Матрица Эйзенхауэра — поле, где собираются все проблемы и вопросы. Они ранжируются по степени важности и срочности.

Квадрат A: важные и срочные дела

Квадрат важных и срочных дел должен быть пустым или малочисленным. Это будет свидетельствовать, что вы соблюдаете сроки выполнения. Если таких дел много — это признак неорганизованности. Примеры дел, которые можно вписывать в квадрат:

• дела, непосредственно касающиеся ваших функциональных обязанностей и влияющие на вашу результативность;
• дела, невыполнение которых может создать проблемы;
• дела, относящиеся к здоровью и психологическому климату в коллективе;
• дела, влияющие на безопасность коллектива;
• дела, результаты которых необходимо согласовать или презентовать своему руководству.

Квадрат B: важные, но несрочные дела

Когда поручения или дела не имеют срочности и нет конкретики, когда они должны быть выполнены, исполнитель сам назначает тайминг. В этот квадрат входят все дела, которые относятся к вашему функционалу на предприятии, дела, которые вы делаете на регулярной основе, и, как правило, их выполнение привязано к общему графику на предприятии (например, подготовка итоговой отчётности). К таким делам можно отнести и исследовательские поручения, которые требуют определённого времени, но объём трудозатрат неясен до момента выполнения. Задачи первого и второго квадратов должны постоянно мониториться, и поэтому целесообразно вносить их в повестку совещаний.

Квадрат C: срочные, но неважные дела

Это отвлекающие дела. Нередко они просто мешают сосредоточиться на важных задачах и снижают эффективность. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

В этот квадрат стоит вписывать:

• навязанные кем‑либо со стороны встречи или переговоры;
• обсуждение вопросов, которые могут решить подчинённые;
• обсуждение вопросов, не связанных с бизнесом;
• обсуждение отвлечённых тем.

Квадрат D: несрочные и неважные дела

Дела этой категории не продвигают вас в проектах, но отвлекают от работы над ними.

• не приносят совсем никакой пользы;
• полезно не заниматься ими вообще;
• «пожиратели времени».

По каждой цели руководитель ставит следующие вопросы:

• Кто обладает информацией и знаниями, касающимися рассматриваемого вопроса?
• Чьи интересы затрагивает этот вопрос?
• От кого зависит принимаемое решение?
• Кому нужно знать информацию, которая будет обсуждаться?
• Кто будет реализовывать принятые решения?

При планировании совещаний по проекту можно использовать методику 99/50/1.

Руководитель организует встречи в трёх важных точках проекта:

• на старте — для погружения всех участников в темп проекта и для командообразования группы;
• на промежуточном этапе — для обсуждения результатов проделанной работы и дальнейших корректировок, если это необходимо;
• на финише, когда остаётся реализовать 1% общего объёма, — для предварительного подведения итогов.

Такой тайминг позволит эффективнее использовать время на совещаниях.

Повестка дня

Повестка дня — план задач, которые нужно решить на совещании. Необходимо чётко определить время выступления каждого, отвести отдельное время на обсуждение и обратную связь от всех участников.

При планировании временного регламента совещания важно учесть следующее:

• важность вопроса, выносимого в повестку дня;
• регламент каждого выступления;
• перерывы, если они необходимы;
• 20% времени на дополнительную важную информацию.

Повестка дня рассылается всем участникам совещания.

Необходимо тренироваться в проведении быстрых и результативных совещаний!

Ваши временные ориентиры:

Список приглашённых

Оптимальное количество участников быстрых совещаний — 5–7 человек. Состав от 8 до 12 человек допустим, если руководитель совещания обладает навыками фасилитатора.

Для генерации идей, постановки целей и летучек идеальный состав — не более 15 человек.

В компании Google существует негласное правило — максимальное количество участников не более 10.

В компании Amazon — правило «двух пицц»: на совещании должно быть столько человек, сколько можно накормить двумя пиццами.

Есть правило 8–18–1800:

• не более 8 человек — решение рабочих вопросов;
• не более 18 — мозговой штурм, коллективное решение проблем;
• до 1800 человек — информирование и возможность пообщаться.

Исследование, проведённое фирмой Bain and Company, говорит, что в группах, принимающих решения, добавление каждого участника сверх семи приводит к снижению эффективности примерно на 10%.

Непосредственно ответственные лица обязаны участвовать в совещаниях.

В компании Apple указывают имя ответственного исполнителя напротив каждого пункта совещания. Таким образом, каждый сотрудник имеет чёткую зону ответственности в рамках назначенного поручения.

Если вы часто организуете совещания, эта книга точно пригодится: Ольга Демьянова предлагает к изучению 16 методик и четыре инструмента, которые помогут повысить эффективность всех участников таких собраний.