Как отправлять сотрудников в командировки без бумажной волокиты: личный опыт
Проблема № 1. Неповоротливая система согласования
Каждая поездка — это куча переписок, в которых я выступаю посредником. На пересылку сообщений тратится много времени, к тому же есть шанс запутаться и ошибиться, особенно когда летит несколько человек.
Однажды я неправильно поняла сотрудника и согласовала билет не на тот рейс. Он был невозвратным, поэтому компании пришлось потратиться на второй билет, с верной датой, и потерять около 10 тысяч рублей.
Как решить проблему
Коротко: автоматизировать процесс.
С этой задачей справляются сервисы для онлайн-бронирования поездок — я тестировала OneTwoTrip for Business. С его помощью можно планировать командировки, покупать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать отели. За подключение и использование сервиса не нужно платить.
Сервисом могут пользоваться не только руководитель и офис-менеджер, но и все сотрудники компании. Лимита на количество пользователей нет, поэтому я сразу загрузила в профиль Лайфхакера на OneTwoTrip for Business данные всех ребят, которые ездят в командировки. Добавлять можно вручную или из файлов XLS и CSV. Для этого в разделе «Сотрудники» есть кнопка «Импорт».
При добавлении пользователя можно сразу ввести данные российского и заграничного паспортов, чтобы не забивать их каждый раз заново.
Для каждого сотрудника можно задать командировочный лимит и ограничить права доступа. Например, установить лимит на один заказ и выбор отеля до трёх звёзд. Когда работник увольняется, его профиль блокируется. Он не сможет зайти в личный кабинет, но вся история и отчётность по нему останется.
Это значительно упростило мою работу: сотрудник может сам зайти в личный кабинет под своим паролем, выбрать нужный рейс и отель и забронировать их, не оплачивая. Чтобы согласовать билеты, не нужно отправлять скрины в Telegram: директор как администратор видит брони и заказы всех сотрудников в разделе «Заказы».
Проблема № 2. Большие расходы
Мы стараемся заранее планировать поездки, чтобы покупать билеты дешевле. Правда, получается это не всегда.
Как решить проблему
Коротко: экономить на билетах и отелях, покупая их через онлайн-сервис организации командировок.
OneTwoTrip for Business гарантирует, что авиабилеты для представителей компаний стоят столько же или дешевле, чем для физических лиц.
Экономия достигается за счёт большого оборота и прямого контрактинга с авиакомпаниями и отелями.
Сайт предлагает около 2 миллионов вариантов размещения на разный бюджет: отели, апартаменты, хостелы. Более чем у 1 000 самых популярных из них есть собственные взаимосвязи с OneTwoTrip for Business. Если нужного клиенту объекта нет в системе, сервис может заключить с ним контракт по запросу.
Если планы подтвердятся и поездку одобрят, билеты можно купить в два клика. Если нет — просто отменить бронь. Все карты лояльности авиакомпаний действуют, поэтому можно продолжать копить мили. Сервис устраивает акции с банками: например, может вернуть кешбэк бонусами за покупки по корпоративной карте.
Проблема № 3. Долгое оформление билетов и выставление счетов
Когда билеты и отель согласованы с руководителем, я связываюсь с авиакомпанией и отелем, чтобы получить счёт на оплату. У каждой организации свои правила оплаты для юридических лиц: где-то нужно писать на электронную почту, где-то заполнить Excel-файл с реквизитами компании, где-то — форму на сайте. Бывало, что мне приходилось неоднократно звонить на горячую линию, чтобы получить документы. На это уходит немало времени, и оформление билетов иногда затягивается на несколько дней. Некоторые компании и вовсе не выставляют счета на юрлицо. В таких случаях приходится отказываться от покупки и искать другой рейс или отель.
Как решить проблему
Коротко: оплачивать билеты и отель одним счётом на сайте сервиса для организации бизнес-поездок.
На OneTwoTrip for Business я и другие работники, у которых есть соответствующий доступ, могут бронировать и оплачивать билеты и отель так же просто, как и физлица. Весь процесс занимает 2–3 минуты: заходишь в личный кабинет, забиваешь дату и место назначения и выбираешь нужный рейс. Данные паспорта и номер бонусной карты вводить не нужно, они подгрузятся автоматически при выборе сотрудника из списка.
Кроме того, можно составить сложный маршрут или организовать поездку более гибко. Например, лететь одним днём разными авиакомпаниями: утром из Ульяновска в Москву «Аэрофлотом», а вечером обратно на «Победе». Это допускается, потому что онлайн-сервис может «склеить» в одном заказе билеты разных авиаперевозчиков. При самостоятельной организации поездки в таком случае понадобилось бы больше времени: переписка с двумя авиакомпаниями, два счёта на оплату, в два раза больше закрывающих документов.
Оплачивать билеты и отель можно двумя способами: с депозита и с помощью корпоративной банковской карты. Я использую депозит — его нужно пополнить заранее на любую сумму, выставив счёт из раздела «Аккаунт». Покупка происходит сразу же, а не только в часы работы банка.
При любой проблеме можно связаться со службой поддержки сервиса. Она работает круглосуточно и предоставит помощь, даже если форс-мажор возник вечером или в выходные.
Проблема № 4. Закрывающие документы
Командировка не заканчивается покупкой билетов и бронью отеля. Гораздо больше сил нужно, чтобы подготовить закрывающие документы. Их нужно запрашивать по отдельности у авиакомпании и отеля, которые присылают их исключительно в бумажном виде. Часто отправления не доходят по почте и теряются. Обнаруживается это в отчётный период, поэтому приходится срочно искать контакт того, кто может продублировать закрывающие документы.
Как решить проблему
Коротко: поручить формирование закрывающих документов OneTwoTrip for Business.
В OneTwoTrip for Business с инвойсами и отчётами всё гораздо проще. Каждый месяц мы получаем акт на все услуги и счёт-фактуру для гостиниц с НДС, каждый квартал — акт сверки. Все инвойсы и отчёты хранятся в разделе «Документы». Можно настроить, кто из сотрудников имеет к ним доступ — секретарь, бухгалтер, руководитель. Документы не имеют ограничения по сроку хранения в личном кабинете и доступны в любой момент.
Что в итоге
Организация командировок через OneTwoTrip for Business экономит деньги и время. Сервис позволяет:
- отказаться от долгих переписок с авиакомпаниями и отелями;
- согласовывать поездки напрямую с руководителем;
- бронировать самые выгодные варианты перелётов и проживания;
- оформлять билеты и отель за 2–3 минуты в одном месте;
- оплачивать билеты, не дожидаясь выставления счёта;
- упростить подготовку и хранение закрывающих документов.
