Как оформлять командировки и не страдать: 7 полезных фишек «OneTwoTrip для бизнеса»
1. Заказывайте всё для командировки в одном окне
В подготовке к служебной поездке главное — оптимизация. Сначала нужно составить маршрут и найти билеты по приемлемой цене — желательно без вылета в 4 утра. Потом забронировать номер в отеле с удобным расположением и конференц-залом. Для этого обычно приходится побегать между вкладками, сравнивая разные предложения. Терпения на скрупулёзные подсчёты хватает не всем. В итоге поездка может влететь компании в копеечку.
В сервисе для организации командировок «OneTwoTrip для бизнеса» можно найти всё необходимое в одном месте: выбрать отель, наиболее подходящие билеты на поезда, самолёты, автобусы и даже заказать такси. Сервис работает с более чем 2 миллионами объектов размещений, включая отели и апартаменты, 800 авиакомпаниями и лоукостерами по всему миру. Ещё «OneTwoTrip для бизнеса» предлагает групповые поездки, берёт на себя организацию трансфера и визовые вопросы. Всё это позволяет экономить время и сразу резервировать оптимальные варианты.
2. Экономьте деньги компании
Бронируя проживание и дорогу через «OneTwoTrip для бизнеса», можно сократить командировочные расходы. Например, когда в городе проходит крупный ивент, ценники на гостиницы могут взлетать. На платформе найдутся скидки до 30% — такие щедрые оферы предлагают отельеры, с которыми у «OneTwoTrip для бизнеса» заключены прямые контракты.
Ещё одна полезная для экономии опция — настройка тревел-политики. Многие компании регулируют размер суточных, лимиты на проезд, проживание и организационные траты для сотрудников разного уровня. Например, руководители отделов могут бронировать четырёхзвёздочные отели, а линейные специалисты — трёхзвёздочные. Эти параметры можно настроить в личном кабинете. Если командированный работник будет самостоятельно заниматься организацией поездки, «OneTwoTrip для бизнеса» покажет ему только те варианты, которые не выйдут за рамки бюджета.
3. Оплачивайте билеты и отели в любой точке мира в рублях
Эта опция важна для компаний, чьи сотрудники летают за границу. С недавних пор в оформлении таких поездок стало много подводных камней. Иностранные авиакомпании и сервисы бронирования жилья не дают оплатить заказы российскими картами. «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет оформлять поездки за границу без мудрёных схем. Рассчитаться можно рублями и теми же способами, которые работают в пределах России: корпоративной картой, оплатой по выставленному счёту, депозитом или овердрафтом по запросу.
4. Компенсируйте часть расходов бонусами
Подключить и использовать «OneTwoTrip для бизнеса» можно бесплатно, а ездить в деловые путешествия получится, оставаясь в плюсе. Чем чаще вы оформляете командировки, тем больше экономите: всё дело в программе лояльности для постоянных клиентов. Механизм такой: вы оплачиваете поездку — часть расходов возвращается бонусами на личный счёт. Их можно потратить на новые бизнес-путешествия и значительно сэкономить.
Бонусы начисляются по итогам месяца, а использовать их нужно в течение года. Можно списывать небольшие суммы в счёт каждой новой поездки и ощущать прилив дофамина порционно, а можно накопить и потратить всё разом — например, на билет. Однако минимум 100 рублей всё-таки придётся оплатить с помощью депозита или корпоративной карты.
5. Выгружайте все чеки в нужном виде
Компенсации после командировки — отдельная головная боль бухгалтерии. Например, отель может принимать оплату только наличными и не выписывать документы по форме, которая нужна. Потом в офисе выясняется, что бумаги не подходят. Иногда в отчёты попадают фиктивные чеки, с помощью которых работники пытаются получить больше денег, чем было потрачено. Посадочные талоны и другие финансовые бумаги вообще теряются в суматохе перелётов и рабочих встреч. А ведь бухгалтеру необходимо как можно быстрее подколоть их к общей отчётности.
«OneTwoTrip для бизнеса» избавляет компанию сразу от двух проблем:
- Работник не платит самостоятельно и не собирает чеки. Сервис проводит онлайн-оплату любыми способами: депозитом, переводом с корпоративного счёта, овердрафтом или по факту оказанных услуг. Командированному остаётся только следить за личными расходами вроде обеда в аэропорту или такси, чтобы получить компенсацию.
- Подтверждающие документы сразу приходят в личный кабинет. Бухгалтер может сам скачать их в любой момент, не бегая за сотрудником.
6. Интегрируйте в сервис 1С компании и забудьте о сборе закрывающих документов
Даже если чеки реальны, счета за проживание выписаны по форме, а сотрудник довёз все документы до офиса, бумаги ещё нужно загрузить в систему бухгалтерского учёта. С «OneTwoTrip для бизнеса» делать это вручную не придётся, потому что сервис легко интегрируется в систему «1С: Бухгалтерия». Настроить синхронизацию можно в любой момент через расширение в программе.
7. Не переживайте, что сотрудник останется без помощи в случае форс-мажора
Мероприятие перенесли, самолёт задержался, в отеле овербукинг, и человеку нужно найти новое жильё — нештатных ситуаций, которые сложно разрулить удалённо, хоть отбавляй. В «OneTwoTrip для бизнеса» это учли. Например, вносить изменения в брони рейсов можно в личном кабинете прямо со смартфона — удобно, если вы застряли в аэропорту.
Изменить даты заселения, скорректировать данные сотрудника или быстро подобрать другой отель тоже можно удалённо. Для этого стоит лишь обратиться в службу поддержки: написать письмо на электронную почту или сообщение в чате в личном кабинете, указав номер заказа и новую информацию. Кстати, помощь команда оказывает 24/7, так что ждать начала рабочего дня или подстраиваться под часовые пояса не придётся.
Не важно, сколько сотрудников трудятся в штате компании и какой бюджет выделен на деловые поездки. С «OneTwoTrip для бизнеса» оформлять командировки получится быстро, просто и выгодно. Онлайн-сервисом воспользовались уже более 12 тысяч компаний. Среди клиентов платформы — «ВкусВилл», Zolla, «Фонд Хабенского», «Гемотест», VC.RU, «Лэтуаль». Подключайтесь к «OneTwoTrip для бизнеса» и сократите расходы на командировки до 30%.
