Как перейти на удалёнку и не облажаться: 10 советов

1. Создайте единое рабочее пространство для всех сотрудников

Не перекладывайте это на подчинённых, иначе налаженные процессы превратятся в хаос, когда сотрудники не видят работу друг друга и не понимают, кто за что отвечает. В результате тормозятся элементарные задачи, работники теряют вовлечённость, а эффективность труда стремится к нулю.

Вот минимальный набор инструментов, которые могут вам пригодиться:

• Таск‑менеджер. С ним удобно ставить задачи, следить за загруженностью отделов и каждого сотрудника.
• Общий календарь. Он поможет вести график отпусков и отгулов, а ещё планировать важные события вроде созвонов с клиентами или коллегами, чтобы не приходилось лично напоминать о них участникам встречи.
• Мессенджер для решения срочных вопросов. Можно создать общий чат для всей компании и чатики поменьше для отдельных команд и проектов.
• Облачные хранилища данных и решения для работы с документами. Пригодятся для совместной работы во время созвонов, да и поделиться ссылкой проще, чем отправлять документы и тяжёлые файлы по почте или в мессенджере.

2. Держите связь с теми, кто работает дома

Удалёнка не повод забыть о дисциплине и перейти на свободный график, когда на рабочие дела время выделяется по принципу «сделаю, но потом». На общем собрании расскажите сотрудникам о новом формате работы и установите границы рабочего дня: например, с 9 до 18 часов каждый должен быть на связи, а об отгулах нужно предупреждать хотя бы за пару дней.

Хоть вы все и работаете удалённо, но по‑прежнему остаётесь одним коллективом. Делитесь новостями компании, регулярно (хотя бы раз в неделю) рассказывайте о выполненных задачах и новых планах, публично отмечайте успехи отделов. Наконец, не забывайте поздравлять сотрудников с днём рождения. Это поможет поддержать командный дух, а подчинённые не будут чувствовать себя забытыми и брошенными на произвол судьбы.

3. Введите правила общения в чатах

Чаты — инструмент удобный, но со своими минусами. Постоянный поток сообщений отвлекает не меньше, чем болтовня соседей по офису, поэтому есть смысл разграничить общение и завести отдельные чаты для срочных вопросов и разного рода разговоров, не относящихся к делу. И этот чат можно с чистой совестью замьютить и перечитать после окончания рабочего дня.

Не используйте чаты для решения сложных задач, когда нужно узнать мнение всех членов команды. На выходе вы получите уйму сообщений, а к единому и устраивающему всех решению так и не придёте. Лучше договоритесь о созвоне, а в чате зафиксируйте, к чему в итоге пришли.

И постарайтесь не создавать лишний шум: не дробите одно сообщение на десяток в стиле «Привет. Тут это. Задача новая». Уважайте чужое время и не заставляйте собеседника постоянно отвлекаться на оповещения.

4. Регулярно проводите видеозвонки с командой

Во‑первых, это поможет держать руку на пульсе и перераспределять нагрузку, если один сотрудник захлёбывается в задачах, а другой страдает от безделья. Во‑вторых, это хороший инструмент для отслеживания настроения подчинённых: всё-таки короткие сообщения в чатах не передают интонацию, а во время личной беседы можно выяснить, что кого беспокоит.

Не устраивайте созвоны для галочки. Планируйте содержание каждой беседы, заранее оповещайте всех участников, о чём пойдёт речь, а по итогам создавайте протокол встречи: что решили, какие задачи поставили и кто отвечает за их выполнение. Чтобы следить, как дела у компании, не обязательно устраивать всеобщий созвон каждую неделю. Сотрудники могут регулярно общаться только со своими руководителями, а уже они отчитаются перед вами.

5. Составьте чёткий регламент работы

У каждого сотрудника должен быть доступ ко всей информации, которая может понадобиться во время работы. Это особенно важно для новичков: их нужно ввести в курс дела, а адаптация на удалёнке может занять больше времени, чем при живом общении в офисе. Чтобы новый сотрудник не потерялся в потоке информации, назначьте ему куратора, который сможет ответить на любые вопросы о том, как устроена жизнь и работа компании.

В идеале база знаний о работе компании должна быть устроена таким образом, чтобы, даже в случае если ключевые сотрудники заболеют или уйдут в отпуск, процессы не застопорились. Создайте документы, в которых предельно подробно объясняется, что делать в типичных рабочих ситуациях, и разместите их в открытом доступе.

6. Фиксируйте все поручения в задачах

Это правило стоит применять не только во время вынужденной удалёнки. Не полагайтесь на устные договорённости: нет поставленной задачи — не будет и результата.

Вот простые правила, с которыми задачи будут решаться качественно и в срок:

• Чётко формулируйте поручение. Не заставляйте подчинённых играть в экстрасенсов или по слову выуживать дополнительную информацию. Сотрудник должен сразу понять, чего от него хотят.
• Назначайте ответственных и исполнителей. Иначе есть риск, что подчинённые будут бесконечно перекидывать задачу друг на друга, а в итоге ею никто так и не займётся.
• Ставьте сроки. Задачу, которую нужно сделать «когда‑нибудь», скорее всего, не выполнят никогда.
• Отвечайте на вопросы и давайте обратную связь. Так вы укрепите доверие в коллективе и повысите вероятность успешного выполнения задачи.

7. Автоматизируйте рутинные процессы

В офисе всё просто: если надо написать заявление на отпуск, сотрудник идёт к эйчару, берёт готовую форму, заполняет и отдаёт на подпись. В самоизоляции привычные вопросы превращаются в проблему: один работник хочет взять отгул, а другому требуется срочно подписать счёт на оплату, нужна подпись руководителя, а взять её негде — не домой же к нему ехать.

Выход тут один: искать способы отказаться от бумажного делопроизводства и перевести всю работу с важными бумагами в электронный вид.

8. Создайте понятную и прозрачную систему контроля

Возможно, вас будут одолевать подозрения, что сотрудники занимаются дома чем угодно, только не работой. Разумеется, контроль нужен, но важно сохранять здравый смысл. Если постоянно дёргать подчинённых и спрашивать, как дела с их проектами, быстрее работать они не станут, зато постоянно будет копиться напряжение, которое рано или поздно выльется в конфликт.

Договоритесь с руководителями отделов, что каждое утро они будут собирать у сотрудников информацию о текущей загрузке, а при необходимости передавать её вам. Контролируйте не процесс, а результат. Так, масштабные проекты можно разбить на несколько этапов с чётким результатом и ограничением по времени, чтобы решать возникающие проблемы по мере поступления.

9. Переведите отдел продаж в CRM

CRM — это автоматизированная система управления отношениями с клиентами. Проще говоря, это специальное программное обеспечение, которое фиксирует все контакты с клиентом от первого звонка до продажи.

На удалёнке CRM становится настоящим спасением для отдела продаж. Она позволяет свести к минимуму человеческий фактор: менеджеры не погрязнут в рутинных операциях, не забудут об отдельных клиентах и всегда будут в курсе, на каком этапе находится каждая сделка и каким должен быть следующий шаг. А руководитель может отследить эффективность работы каждого специалиста и при необходимости перераспределить нагрузку.

10. Общайтесь с клиентами через CRM

Ситуация: стационарный телефон остался в офисе, но беседовать с клиентами как‑то нужно. И контролировать общение тоже — иначе сложно будет понять, почему сорвалась перспективная сделка. Выручит CRM со встроенной телефонией: она позволяет подключать не только голосовые каналы общения, но и чаты на сайте и в мессенджерах. Отвечать на письма и сообщения удобно сразу в CRM, а вся история взаимодействия с клиентом сразу попадает в его карточку.