6 способов автоматизировать свой бизнес и перестать контролировать каждый шаг сотрудников

1. Перейдите на электронный документооборот

Бумажные документы требуют много места. Их не всегда удобно искать, к тому же нужный договор может потеряться или случайно попасть в чужие руки. Кроме того, приходится тратить деньги на оргтехнику, бумагу для печати, услуги почты или курьера. Автоматизация поможет избежать этих проблем. Любой сотрудник сможет быстро найти нужный документ в программе, поработать с ним и отправить адресату, который мгновенно получит файл.

Сервисы документооборота позволяют отслеживать изменения, внесённые в документ, и хранить несколько его версий на случай, если понадобится оригинал. А ещё к каждому файлу можно настроить доступ конкретных сотрудников.

За юридическую сторону вопроса переживать не придётся. Чтобы документ имел правовую силу, можно настроить квалифицированную электронную подпись. Её получают в аккредитованном удостоверяющем центре.

2. Попробуйте чат‑боты

Когда пользователи пишут в мессенджерах, они готовы ждать ответа в среднем 45 секунд. Задержка может привести к потере клиента. Но содержать штат сотрудников, которые будут круглосуточно обрабатывать запросы, дорого. Выручит чат‑бот — виртуальный собеседник, который ответит на общие вопросы. Например, подскажет часы работы офиса или сориентирует по цене.

С чат‑ботом вы не упустите заявки, поступающие в нерабочие часы. А ещё сэкономите время сотрудников, которым не придётся постоянно обрабатывать однотипные запросы. Ответы на них можно добавить в сценарий бота. Когда клиент напишет стандартный вопрос, программа распознает ключевые слова и выдаст ответ. Кроме того, вы можете настроить бот так, чтобы он попросил e‑mail клиента. Так вы пополните базу для рекламных рассылок.

Создать чат‑бот поможет специальный конструктор, например Botmother или Salebot. Они подходят для всех популярных соцсетей и мессенджеров, в том числе Telegram, «ВКонтакте»‎ и «Одноклассники»‎.

3. Автоматизируйте продажи

Даже небольшому отделу продаж нужна CRM‑система. Если каждый сотрудник будет вести список клиентов в отдельном документе, вы можете легко потерять контакты при увольнении продавца. К тому же труднее проверить работу менеджера — негде посмотреть информацию о количестве звонков и встреч, договорённостях с клиентами.

CRM‑система позволит построить воронку продаж и контролировать путь клиента от его первого контакта с компанией до закрытия сделки. Вы поймёте, чем руководствуется человек, когда решает купить продукт, и сможете ненавязчиво стимулировать его интерес. В CRM можно хранить все данные о клиенте и фиксировать процесс коммуникации — звонки, письма, сообщения в мессенджерах. Если сотрудник уйдёт в отпуск или на больничный, другому менеджеру не составит труда восстановить информацию.

Кроме того, в системе легко планировать работу. Например, поставить напоминание, чтобы позвонить в обещанные сроки или выставить счёт. Так и вы, и ваши сотрудники будут уверены, что не потеряют клиентов из‑за несоблюдения договорённостей.

4. Настройте интеграцию между приложениями

Она поможет не вносить одну и те же информацию в несколько программ. Вы будете точно знать, что ничего не потеряется, а сотрудникам из разных отделов будет проще вести совместную работу.

Автоматизировать процесс передачи данных можно при помощи специальных приложений, например сервиса Albato. Он позволяет настроить интеграцию между CRM‑системой, мессенджерами, программами аналитики и другими приложениями. Вы можете выбрать из списка нужные сервисы и указать, какие данные хотите передавать. Допустим, настроить его так, чтобы он отправлял лиды из соцсетей в CRM‑систему.

5. Внедрите PLM‑систему

PLM расшифровывается как Product Lifecycle Management — жизненный цикл продукта. Под ним понимается вся совокупность процессов от изучения потребностей клиентов до утилизации использованного изделия. PLM‑система позволяет объединить максимум данных о продукте — его создании, продвижении, продажах. Все отделы на предприятии будут работать в единой среде, и передавать информацию станет проще. К тому же через PLM‑подход легче увидеть потери. Например, перепроизводство или излишнее перемещение материалов между подразделениями.

Такие программы скоро появятся и в России. Например, сейчас в разработке находится проект первой IT‑платформы для управления бизнесом, который позволит наладить PLM‑подход. Программа рассчитана на компании, работающие на рынке товаров народного потребления, — производителей продуктов питания, одежды, парфюма или галантереи. Запуск первого этапа намечен на 2023 год, а в полном объёме платформа заработает в 2025‑м.

6. Используйте приложения для рекрутеров и HR

Поиск специалистов тоже можно автоматизировать. Допустим, с анализом резюме справится алгоритм на основе искусственного интеллекта. Он отберёт подходящих кандидатов по заданным компанией параметрам и проведёт первичное интервью по телефону или даже видео. В последнем случае программа запишет на видео ответы соискателя и оценит их при помощи модели машинного обучения. Кроме того, она может проверить личные качества кандидата: доброжелательность, открытость новому опыту и другие. Такую задачу можно доверить, например, программе «Север.ИИ».

Некоторые программы подходят для адаптации сотрудников. В первый день на новичка сваливается много информации, и он может легко запутаться или что‑то забыть. Чтобы этого не случилось, используйте чат‑бот, который будет отвечать на общие вопросы. Благодаря ему новый сотрудник не будет чувствовать себя неловко, переспрашивая пароль от Wi‑Fi или пытаясь узнать, в каком отделе взять рабочий ноутбук.