5 способов делать всё сегодня, чтобы успевать больше завтра

1. Переосмыслите свой распорядок дня

Найдите и устраните все факторы, на которые тратится ваше драгоценное время. Начните отслеживать, как вы используете рабочие часы и минуты. Благо существуют инструменты, которые помогают собирать личную статистику с ваших гаджетов.

Учтите: каждый раз, когда вы на что-то отвлекаетесь, у вас уходит 23 минуты на повторное сосредоточение на рабочих задачах. Это огромный расход времени. Поэтому перед тем, как заняться делами, вы должны минимизировать любое отвлечение. Очистите рабочий стол, настройте расписание режима «Не беспокоить», поотвечайте на все сообщения прежде, чем погрузиться в работу с головой.

2. Найдите время своего пика продуктивности

Знаете ли вы, в какое время дня ваша продуктивность максимальна? Если никогда не задумывались об этом, неудивительно, что вы ничего не успеваете.

Для большинства людей пик продуктивности приходится на период с 8 до 12 часов утра. Кроме того, те, кто раньше встаёт, меньше склонны к прокрастинации.

Определите свой собственный график, учитывая, в какое время дня вы наиболее энергичны и активны. Все самые сложные задачи, для которых нужна стопроцентная концентрация, должны быть исполнены, когда ваша энергия достигает пика. Так вы будете добиваться большего, затрачивая меньше времени.

3. Получайте максимальную отдачу

Рассматривайте время не как данность, а как ресурс, который вы вкладываете в создание продукта. Оцените его реальную стоимость и решите, стоит ли делать X, если оно займёт у вас хотя бы 30 минут.

Оптимизация вашей работы сэкономит ресурсы и силы и даст больше свободного времени завтра. Вот что для этого нужно делать:

• Планируйте. Решите, что нужно непременно сделать сегодня, а что может и подождать. Попробуйте организовать график так, чтобы сделать меньше дел, но сконцентрироваться при этом только на самых важных задачах.
• Автоматизируйте. Пусть компьютер, смартфон и веб-сервисы делают за вас всё, что только можно. Тратите много времени, чтобы разгрести почту? Настройте фильтры. Заполняете множество одинаковых электронных форм? Поручите это специальному механизму в браузере или парольном менеджере. Используйте сервисы для автоматизации всего и вся вроде IFTTT. Всё это высвободит очень много ценного времени.
• Делегируйте. Если вы не можете автоматизировать какую-то задачу, но её выполнение сопряжено для вас с большими затратами времени или неудобствами — поручите её помощникам, коллегам или вообще отдайте на аутсорсинг. Это позволит сосредоточиться на действительно важных вещах, которые вы в силах сделать сами.
• Пользуйтесь календарём. Лучший способ организовать работу — сохранять все задачи в календарь. Дело в том, что он даёт более наглядное визуальное представление о времени, чем обычные списки дел.

Применяйте всё перечисленное, и если сможете сэкономить по паре часов в сутки — то считайте, что у вас в неделе появился лишний день.

4. Ограничьте ваше рабочее время

Пересмотрите свой распорядок. Если вы работаете больше восьми часов в день, ограничьте себя шестью часами и попытайтесь выполнить задачи в течение этого времени.

Работа заполняет время, отпущенное на неё. Это всем известно, что явствует из пословицы: «Чем больше времени, тем больше дел».

Сирил Норткот Паркинсон

Военный историк, писатель, автор книги «Закон Паркинсона»

Установив лимит, вы будете вынуждены сосредоточиться на исполнении наиболее важных задач. Расставьте приоритеты и работайте более эффективно, затрачивая меньше времени. Заодно освободите большую часть дня, чтобы успеть отдохнуть и лучше подготовиться к дню завтрашнему.

5. Отказывайтесь от маловажных дел

Большинство людей тратит много времени на маловажные дела: например, на бесконечные звонки коллег или бессмысленные совещания. При этом не делается ничего полезного, а время уходит.

Если вы получаете огромное количество поручений в день, то должны научиться выбирать и отсеивать бесполезные, чтобы сосредотачиваться только на приоритетных.

Для получения результата важно не только выбрать, на чём сфокусироваться, но и понять, что нужно игнорировать.

Питер Брегман

Бизнес-консультант, автор книг о саморазвитии и тайм-менеджменте

Научитесь говорить «нет». Многим из нас неудобно отказывать окружающим, потому что мы не хотим разочаровывать их. Поэтому используйте более мягкие формы отказа: например, можно сообщить собеседнику, что у вас просто не хватает времени посвятить себя его поручению, и он скорее всего поймёт вас.

Говорите «да» только самым важным задачам. Берегите своё время. Можете считать его своим инвестиционным портфелем.