Эффективность по-японски! Что такое канбан и какие принципы этого метода могут быть полезны вам

Что это такое

В переводе с японского термин означает «рекламный щит, вывеска». И это отлично отражает его суть. Эта система управления бизнесом позволяет визуализировать рабочий процесс и разбить его на разные этапы. Если правильно всё делать, можно получать нужный результат точно в срок — без горящих дедлайнов и выгоревших сотрудников.

Как появился канбан

Концепцию канбан разработал и впервые применил японский автогигант Toyota. В 1959 году фирма начала тестировать эту систему и уже в 1962‑м перевела на неё всё своё производство. Началось всё случайно: инженеры завода Toyota в Америке начали путешествовать по стране и сильно впечатлились менеджментом местных супермаркетов. Запасы товаров пополнялись сразу, как только пустели полки, и не зависели от поставок. Такая организация работы вдохновила менеджеров пересмотреть работу предприятия в целом и склада в частности. В ход пошли сигнальные карточки, и сотрудники смогли самостоятельно контролировать производственный процесс.

Как система выглядит на практике

Допустим, Toyota считает план продаж на год, разбивает его на месяцы и получает среднесуточный объём выпуска автомобилей. Менеджеры по продажам договариваются с дилерами о реализации. Склад в это время уже знает, сколько готовых машин нужно произвести, и готовит карточки для каждого цеха. В них указано, сколько запчастей нужно изготовить, их номер, ответственный цех и дальнейшая цепочка. По мере готовности одни карточки снимаются и выпускаются другие с указанием новых деталей.

Благодаря такому «карточному конвейеру» происходит поэтапная сборка автомобиля. При этом обеспечивается точность во всём: и в количестве необходимых деталей, и в объёме производства, и в продажах. Всё делается тогда, когда нужно, и склад не работает на формирование лишних запасов. К тому же такая философия позволяет находить дефекты на каждом из этапов работы. Ведь если разбивать большую задачу на несколько мелких, становится легче контролировать процесс и выявлять недочёты на каждом этапе.

Основные принципы канбан

Метод канбан считается удобным, потому что включает в себя всего несколько принципов.

Визуализация

Для начала нужно создать доску — виртуальную или реальную — и посвятить её нужной задаче. Процесс разбивается на этапы, которые размещаются один за одним в виде карточек. Самая простая схема канбан может состоять из трёх шагов: что нужно сделать, что находится в работе на данный момент и что уже выполнено. Но количество этапов может быть любым — столько, сколько нужно для производства.

Баланс

Многим знакомо чувство, когда дела настилаются друг на друга и превращаются в огромный снежный ком. Чтобы так не случалось, нужно чётко определить, сколько задач вы, ваш сотрудник или отдел могут качественно решить в имеющиеся сроки. План на неделю, месяц, квартал должен быть реалистичным.

Действие

Канбан учит, что не нужно постоянно планировать. Важно доводить дела до конца. Поэтому в приоритете — невыполненные задачи. Чтобы побыстрее решить накопленное, можно подключить других сотрудников или пересмотреть использование ресурсов.

Последовательность

Чтобы канбан работал, нужно следовать ему не день и не два. Сверяйтесь с карточками на доске и не перескакивайте резко с одной задачи на другую. Важно соблюдать принцип от «частного к общему» и сохранять спокойствие.

Совершенствование

Канбан позволяет понять, сколько задач находится внутри процесса и на каком этапе они стопорятся. Это позволяет своевременно находить дефекты в работе и устранять их.

Для каких сфер подходит канбан

Метод взяли на вооружение не только в автомобильной промышленности. Канбан настолько универсален, что его легко внедрить в практически любую сферу. Сегодня это один из самых популярных способов организации работы в IT. Его также успешно применяют в строительстве, HR, ретейле, закупках и даже в банковской сфере.

Кроме того, канбан можно даже использовать для разграничения личных и рабочих задач. И даже для ведения семейного бюджета и планирования отпусков.

Как внедрить его в работу

Всё предельно просто: нужны доска и карточки. Можно по старинке использовать большую белую доску, которая наверняка есть в каждом офисе. Сотрудники смогут приклеивать на неё стикеры с задачами и следить за процессом.

Можно обратиться к виртуальным инструментам. Например, Trello — интуитивно понятный и удобный сервис (к тому же бесплатный). Он доступен не только на компьютере, но и в виде мобильного приложения, что позволяет всегда быть в курсе дел. Есть ещё одна программа — Kaiten, с бесплатным 14‑дневным тестовым периодом. В ней учтён один из главных принципов канбан — последовательность. Каждому сотруднику можно дать ограниченное число задач: он не сможет повесить на доску новые, пока не завершит старые.