Почему нужно подсчитывать бытовые расходы, даже если у вас маленький бизнес

Мелкие расходы и нерегулярные траты очень часто не учитывают, но в сумме за год они соизмеримы с постоянными расходами. Постоянные расходы фирмы — налоги, зарплата, аренда. Эти суммы закладывают в бюджет в первую очередь.

Возьмём для примера фирму из пяти человек в Великом Новгороде.

• Офис площадью 30 м² со стоимостью аренды 400 рублей за м² — 12 000 рублей в месяц.
• Если коммунальные расходы не включены в аренду, то добавится ещё около 2 000 рублей на воду и электричество.
• Интернет и телефония — по тысяче рублей на каждый пункт.
• В офисных центрах в кабинетах установлена сигнализация, поэтому дополнительно охрану мы не закладывает в расчёты, но если вам будет нужно, пультовая охрана стоит около 3 000 рублей в месяц.
• Пять сотрудников с зарплатой 30 000 рублей. В сумме это 195 300 рублей: 150 000 рублей + 30,2% (или 45 300 рублей) отчислений:
  • 22% — в Пенсионный фонд;
  • 2,9% — в Фонд социального страхования;
  • 5,1% — в Фонд обязательного медицинского страхования;
  • 0,2–8,5% — взносы по травматизму (чем выше класс риска, тем больше ставка; веб-студия, например, заплатит минимум).
• Предположим, оборот фирмы — 500 000 рублей в месяц. Тогда по упрощённой системе налог в размере 6% от дохода — 30 000 рублей.

Всего получаем 241 300 рублей постоянных расходов за месяц.

У некоторых компаний ещё заложен ежемесячный бюджет на маркетинг, но в маленьком бизнесе эта статья расходов часто носит случайный характер. Об остальных тратах обычно и вовсе забывают, из-за чего к концу месяца денег попросту может не хватить. Разберёмся, сколько денег уходит на бытовые нужды компании и почему их стоит планировать.

Что относится к бытовым расходам

1. Канцелярские товары

Часто трат на мелкие письменные принадлежности не замечают, покупая их «между делом».

• Бумага — 500 рублей в месяц.
• Блокноты — 1 000 рублей в квартал (~333 рубля в месяц).
• Ручки — 2 000 рублей в год (~166 рублей в месяц).
• Доски (магнитные, пробковые) — 3 000 рублей в год (250 рублей в месяц).
• Маркеры — 200 рублей в месяц.

Итого: около 1 450 рублей в месяц, 17 400 рублей в год.

2. Айдентика, сувениры

Затраты на их изготовление стоит относить к маркетинговым расходам, если они выделены в бюджете. Если нет — тоже можно отнести к бытовым.

• Визитки — 1 000 экземпляров, 1 000 рублей в год.
• Буклеты, флаеры — 1 000 экземпляров, 3 000 рублей в год.
• Кружки, футболки — 10 комплектов, 2 000 рублей в год.
• Календари, значки, магниты, брелоки — 100 штук на выбор, 1 000 рублей в год.

Итого: ~580 рублей в месяц, 7 000 рублей в год.

3. Перекусы

Речь не о полноценной еде, бизнес-ланчи чаще всего каждый оплачивает сам. Но если у вас корпоративный обед включён в социальный пакет, учтите и его, разумеется.

• Вода — 10 бутылей (18,9 л) в месяц по 150 рублей, всего 1 500 рублей.
• Сливки или молоко — 1 000 рублей в месяц (одна упаковка за 100 рублей на три дня).
• Кофе и чай — 3 000 рублей в месяц.
• Печенье — 1 000 рублей (1 кг на три дня).
• Фрукты (яблоки, бананы, груши) — 3 000 рублей в месяц (1 кг в день).

Итого: 9 500 рублей в месяц, 114 000 рублей в год.

4. Ремонт и обслуживание

Ремонт компьютеров, помещения, мебели, обслуживание оргтехники. Это требуется не слишком часто, выходит не очень дорого, но всё же.

• Заправить принтер раз в месяц — 300 рублей.
• Ремонт сантехники раз в полгода — 2 000 рублей.
• Ремонт (или чистка, или небольшое улучшение) компьютеров раз в год — 2 000 рублей на каждый компьютер. Предположим, что их в фирме пять.
• Ремонт (или покупка, если ремонт нерационален) мебели — 3 000 рублей в год.

Итого: ~1 700 рублей в месяц, 20 600 рублей в год.

5. Транспорт

Если персонал добирается на работу самостоятельно, к расходам предприятия относить это, конечно, не нужно. Но вы или коллеги ездите на встречи и другие мероприятия, в магазины или склады. Фиксируйте расходы на бензин (а также на мойку и стеклоочиститель, если поездка далёкая) и такси.

• Поездки по городу — 15 в месяц, одна поездка — 200 рублей, всего 3 000 рублей в месяц.
• Поездки в другой город раз в месяц — 1 000 рублей.

Итого: 4 000 рублей в месяц, 48 000 рублей в год.

6. Логистика

Сюда включаем разного рода доставку.

• Доставка договоров по городу пять раз в месяц по 150 рублей, всего 750 рублей в месяц.
• Доставка договоров в другой город два раза в месяц за 250 рублей, всего 500 рублей в месяц.
• Доставка сувениров партнёрам четыре раза в год за 2 000 рублей, всего 8 000 рублей в год.
• Доставка мебели в офис или другие курьерские услуги — 600 рублей в год.

Итого: ~2 000 рублей в месяц, 23 600 рублей в год.

7. Обучение

• Курсы повышения квалификации за 3 000 рублей для каждого сотрудника раз в год — 15 000 рублей в год.
• Вебинары один раз в полгода для всех — 2 000 рублей в год.
• Литература для офисной библиотеки — одна книга за 300 рублей раз в три месяца, 1 200 рублей в год.

Итого: ~1 500 рублей в месяц, 18 200 рублей в год.

8. Программное обеспечение

Даже если вы в основном пользуетесь бесплатным ПО, специализированные коммерческие программы всё равно иногда необходимы. Это тоже статья расходов вашей компании, не нужно выделять деньги на требуемый софт из кармана руководителя.

Предположим, что на компьютерах Linux, а вместо Microsoft Office — OpenOffice, то есть за привычный офисный софт компания не платит. Скорее всего, потребуется хотя бы одна программа для дизайнера, или SEO-специалиста, или бухгалтера, или видеомонтажёра, или маркетолога. Она может стоить от 1 000 рублей в год до 5 000 рублей в месяц. Возьмём среднюю сумму — 2 500 рублей в месяц, 30 000 рублей в год.

9. Мероприятия

Вы можете организовать мероприятие сами: мастер-класс, семинар, конференцию, дегустацию, презентацию (часть расходов окупится партнёрскими взносами). Или принять участие в чужом событии — концерте, квизе, городской празднике, на выставке или ярмарке. Тысяч десять разово выделить придётся.

Даже если на вашем мероприятии все спикеры согласятся выступить бесплатно, а в качестве ведущих и модераторов выступят ваши сотрудники, вам нужно:

• арендовать зал — 15 000 рублей;
• организовать кофе-брейк — 5 000 рублей;
• выпустить раздаточные материалы — 3 000 рублей;
• оформить помещение — 4 000 рублей;
• заплатить за рекламу события — 10 000 рублей.

Итого: 37 000 рублей за мероприятие раз в год. Партнёры и спонсоры могут частично покрыть стоимость, поэтому предположим, что затраты нашей фирмы составили 15 000 рублей.

Сведём суммы по всем пунктам в месяц и год.

Почти 25 000 рублей в месяц — это примерно как содержать на полставки одного штатного сотрудника (с учётом отчислений «штатник» на фултайме обходится в 39 000 рублей), а 300 000 в год — это как подержанный седан. Такие расходы стоит регламентировать. Распишите ваши траты по предложенным позициям. Перемещать нужные суммы из одной статьи расходов в другую можно, а общий бюджет, заложенный в месяц на бытовые нужды, превышать не стоит. Месяца через три найдёте закономерности и сможете планировать точнее.

Что поможет сэкономить

1. Внимательный анализ расходов

Это первый способ экономить. Понимая, на что уходят деньги, их гораздо легче контролировать.

• Заведите таблицу, куда будете заносить расходы. Введите рубрики («Канцелярия», «Еда», «Обучение» и прочее) и маркируйте траты.
• Назначьте ответственного, чтобы деньгами распоряжался один человек. С ним остальные будут согласовывать все расходы (или даже брать у него подотчётные деньги).
• Собирайте и храните все чеки. Так вы сможете перепроверить сумму или уточнить статью расходов.
• Заведите корпоративную карту и оплачивайте всё, что можно, картой или по договору на счёт — так можно избежать путаницы с наличными деньгами и чеками.

2. Нормирование

Не стоит бояться трат на мелкие расходы, главное — понимать, что они есть. Ведите учёт и закладывайте их в бюджет, тогда в нужный момент деньги будут.

Посчитайте средние расходы за месяц и в дальнейшем ограничьте траты этой суммой, если она вас устраивает. Если очевидна растрата и перерасход, урежьте.

3. Выбор закупаемых ресурсов и поставщиков

Посмотрите, что можно покупать дешевле без потери в качестве (канцелярские принадлежности, продукты, которые долго хранятся), и договоритесь о скидке как постоянному покупателю. Или даже купите всё нужное оптом.

Сувениры и раздаточные материалы бывают разного уровня. Примерно вдвое можно уменьшить расходы, если выбрать продуманные, а не «шикарные» варианты: визитки из обычного картона со стильным дизайном вместо роскошного крафтового материала с тиснением, например.

Экономить на еде или нет — вопрос политики фирмы. Можно ограничиться минимумом запасов: вода, чай, кофе и печенье для гостей.