Как не дать письмам завалить вас с головой

Простой разбор писем не исправит ситуацию, если почтовый ящик похож на переполненный чулан, дверцу которого открываешь с зажмуренными глазами — лишь бы ничего не посыпалось. Нужно менять свой подход к работе с почтой. Тогда то время, которое обычно уходит на нескончаемый поток новых сообщений, вы сможете потратить эффективнее — на выполнение более важных задач.

Чтобы сдвинуться с мёртвой точки, сначала задайте себе два вопроса:

1. Почему вам приходит много писем?
2. Что мешает вам быстро их разбирать?

Основываясь на своих ответах, приступайте к решению проблемы и попутно пользуйтесь несколькими полезными советами.

Принимайте решения

Завал в почтовом ящике может указывать на проблемы с принятием решений. Многие люди просто не желают брать на себя ответственность. Откладывают требующие ответа вопросы на потом, чтобы решить всё в более спокойной обстановке. Или находят себе другие оправдания, лишь бы не отправлять ответное письмо сейчас.

Чтобы не начинать каждый мейл с извинений за то, что вы припозднились с ответом, что письмо затерялось среди других или попало в спам (а на самом деле оставалось безмолвным укором во входящих, терпеливо ожидая момента, когда же вы откроете его снова), работайте над собой: принимайте решения.

Возьмите за правило, открыв письмо, сразу же выполнять то, что оно от вас требует, и сразу же писать ответ. И не нажимать на крестик, пока мейл не будет отправлен.

Избавляйтесь от лишнего

От получения некоторых писем можно запросто себя избавить:

1. Отпишитесь от ненужных рассылок, на которые вы уже давно перестали обращать внимание. Это дело нескольких секунд и пары кликов: в ящике больше не будут копиться непрочитанные письма с рекламными материалами.
2. Отключите оповещения от социальных сетей и различных веб-сервисов.
3. Перенаправьте письма, которые вы получаете на личную почту от клиентов, в другой ящик, указав адрес на сайте своей компании. Другой выход — создать отдельную форму обратной связи.

Словом, сделайте всё возможное, чтобы почта не стала чёрной дырой, которая без разбора затягивает в себя всё: и нужное, и ненужное.

Настройте фильтры

Если рассылки нужны, чтобы узнавать о лучших материалах любимых СМИ или скидках в интернет-магазинах, их можно оставить. Но убрать из папки с живыми входящими с помощью фильтров. Почтовый сервис, используя их, будет сам направлять письма в нужные папки.

Основой для фильтрации может быть адрес отправителя или, например, ключевые слова, содержащиеся в теле письма. Всё зависит от того, какого рода письма вы хотели бы убрать из основной почтовой папки.

Найдите другой менеджер задач

Почтовый ящик не должен заменять вам классический список задач в записной книжке или приложение-планировщик. Как только вы получаете письмо, а вместе с ним ещё и новое дело, перенесите его из почты в свой to do list.

Диктуйте ответы

Если ответы даются вам с трудом из-за того, что не нравится сам процесс написания писем, пойдите другим путём. Попробуйте использовать функцию диктовки: техника сама запишет то, что вы хотите сказать. А наименее консервативным людям из вашего списка контактов можно и вовсе отвечать с помощью видеозаписей, вложенных в письмо.

Открывайте почту по графику

Совет актуален не для всех, ведь зачастую на связи нужно быть в режиме 24/7. Однако некоторым он всё же может пригодиться.

Отведите для работы с почтой определённые промежутки времени в течение дня. Тогда и отвечайте разом на все пришедшие за время вашего отсутствия письма.

Не превращайте почту в записную книжку

Телефонные номера, пароли, адреса — всё это должно не храниться в недрах почтового ящика, а быть под рукой: в записной книжке, в списке контактов в смартфоне, на стикерах, расклеенных на рабочем месте. Переносите нужную информацию из почты туда, где вам будет легче её найти: постоянно пользоваться поиском по письмам всё же не очень удобно.

А ещё не отправляйте письма-заметки себе. Многие делают это, записывая в мейл информацию, которую нужно запомнить. Добавляют во вложения картинки, которые хочется сохранить. Копят в почте письма со ссылками на статьи, которые хочется прочитать позже, когда появится время.

В результате подобных писем становится так много, что они теряют свой смысл. К ним потом так и не возвращаются, потому что они сдвигаются вниз по списку — и скоро забываются.

Для хранения красивых фотографий используйте Tumblr или Pinterest, а заметки пишите в специальных приложениях.

Следуя этим правилам, вы сможете поддерживать порядок в своём почтовом ящике и оптимизировать временные затраты на работу с почтой.