Как извлечь максимум пользы из рабочего времени: 7 простых советов

Роберт Поузен (Robert Pozen)

Экс-председатель совета директоров MFS Investment Management, старший преподаватель бизнес-школы при Массачусетском технологическом институте, автор книг о продуктивности.

1. Измеряйте продуктивность по результатам, а не по часам

Мы оцениваем, насколько продуктивно прошёл рабочий день по отработанным часам. Но такой подход устарел. Вместо этого смотрите на результаты труда.

«Часы не лучший показатель проделанной работы, — говорит Поузен. — Вы когда-нибудь тратили три недели на статью, которая плохо получилась? А три дня на статью, которая получилась очень хорошо? В каком случае вы потратили время более продуктивно?»

2. Распределите свои цели по важности

Наверняка у вас есть главные цели на неделю и год. Рассортируйте их в зависимости от важности. Обычно мы этим пренебрегаем.

Подумайте, отражают ли ваши цели то, что вам нравится, и то, что вы умеете? Какая причина стоит за каждым вашим действием и целью? Насколько они соответствуют потребностям вашей организации?

3. Не переживайте из-за мелочей

Всегда находятся мелкие дела, которые отнимают много времени и сил, например разбор писем. Большинство проверяет входящие каждые пять минут. Но это мешает сосредоточиться на работе. Заходите в почту раз в пару часов и смотрите только на тему и отправителя.

Также Поузен советует прочитывать письмо всего один раз. Откройте его и решите, нужно ли на него отвечать. Если да, ответьте сразу же. 80% писем обычно не требуют ответа.

Если вы обязаны выполнить какое-то нудное дело, не прокрастинируйте. Разбейте его на несколько лёгких шагов и начните с самого простого. Закончив его, вы испытаете прилив энергии и быстрее справитесь со следующими.

4. Работая над важным проектом, начинайте с конца

Чаще всего мы тратим целую неделю на сбор информации и общение с людьми. А потом пытаемся быстро собрать всё это воедино и сделать какое-то заключение. Поузен считает такой подход неэффективным. Если долго ждать, у вас наберётся много лишних данных, вы просто запутаетесь.

Не ждите окончания проекта, чтобы прийти к каким-то выводам. Потратьте день-два на изучение материалов и сформулируйте предварительные выводы. В процессе работы внесите правки, а затем подведите окончательный итог.

5. Давайте себе время подумать

Не занимайте делами каждый час своего дня. Обязательно оставляйте время на размышления. Делайте перерывы, чтобы подумать и напомнить себе о своих целях. Старайтесь, чтобы день не проходил в бесконечных совещаниях или мелких делах.

6. Будьте предсказуемым

Будучи президентом, Барак Обама всегда брал в поездки несколько синих костюмов. Так ему не нужно было каждый раз думать, что надеть. Последуйте его примеру и будьте предсказуемым.

Исключите из своего распорядка переменные, например, что надеть или что съесть на завтрак. Не тратьте время на лишние решения, особенно по утрам.

7. Не задерживайтесь на работе допоздна

Многие задерживаются на рабочем месте, чтобы не показаться бездельниками. Даже если они действительно много сделали за день. Но ведь вы не знаете, чем заняты другие коллеги. Может, они весь день играли в видеоигры.

Конечно, бывают экстренные случаи, когда нужно задержаться, но не делайте этого каждый день. Ответьте на все сообщения перед выходом с работы, чтобы за ужином о них не думать. А дома расслабьтесь и проведите несколько часов с семьёй. Выключите электронные устройства. Не отвечайте на звонки и не читайте рабочую почту.