7 советов тем, кто ничего не успевает

1. Разделите работу на отдельные этапы

Процессы в бизнесе бывают непрерывными, регулярными и разовыми, масштабными и достаточно короткими. Но любой из них можно разбить на этапы или итерации.

Какие конкретно, зависит от специфики вашего бизнеса. Самый универсальный подход может выглядеть так: «Подготовка» — «Выполнение» — «Контроль результатов» — «Обратная связь». Возможно, вы включите в эту цепочку этап «Отложить на потом», и это совершенно нормально. Главное — представлять полную картину и не забывать о договорённостях и обещаниях.

В эффективном планировании помогают техники управления проектами. Для небольших команд и малого бизнеса удобны гибкие методологии (тот самый Agile). Вам может подойти что‑то из этого:

• Scrum — одно из самых популярных воплощений Agile‑принципов. Все задачи собираются в бэклоге, работа над проектом делится на спринты, для каждого из которых отбирается посильный объём задач с учётом сложности. Итог каждого спринта — работоспособный продукт, который улучшается раз за разом.
• Канбан — интерактивная карта занятости. Её можно составить для себя лично или для небольшой команды. Нужна доска и стикеры. Доску делят на три столбца, обозначающих основные этапы: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Можно также добавить колонки для несрочных или побочных задач. Каждую часть доски нужно заполнять стикерами, которые мигрируют из колонки в колонку по мере работы.
• Six sigma (6 сигм) — техника, в которой проект разбивается на этапы. Каждый этап в свою очередь делится на пять шагов: определение, измерение, исследование, разработка и контроль. Подход отлично функционирует в разработке программного обеспечения и производстве любого масштаба: от пошива одежды до создания ювелирных изделий под заказ.

2. Определите приоритеты и чёткие дедлайны

Решать задачи по мере их поступления не всегда эффективно и выгодно. Тем более что новые задачи появляются постоянно — и порой совершенно внезапно.

Объять необъятное невозможно, даже если работать круглосуточно и полностью отдаваться любимому делу. С другой стороны, всегда есть соблазн делать то, что нравится, а остальное задвигать в дальний угол.

Главный ресурс вашего бизнеса — вы сами. И ресурс этот не бесконечен. Осознание этого поможет вам определять приоритеты и честно устанавливать жёсткие дедлайны. Держите в голове так же и то, что заниматься бизнесом «для души» — роскошь. И если ваша цель — результат и выгода, то на первое место стоит ставить именно их, а не удовольствие.

Организовывать и систематизировать задачи удобно в таск‑менеджерах: когда всё перед глазами, точно ничего не забудете и не пропустите. Например, в новом сервисе Workzen это устроено так: вы добавляете задачу в разделе «Планирование» (кнопка «+» в левом верхнем углу экрана), указываете описание и дедлайн.

Добавленные задачи автоматически сортируются. В результате вы видите, что нужно сделать сегодня, завтра и позднее, а также какие задачи уже просрочены. Сортируйте дела по дате или по порядку добавления, а нужные ищите по словам из описания.

А если привяжете задачи к клиентам и карточкам товара — получится не просто набор электронных стикеров, а удобная и понятная интерактивная система.

Попробовать Workzen

3. Составьте список постоянных дел

Многие действия повторяются регулярно. Это, например, заказ и приём товара, подготовка магазина к открытию, инвентаризация, расчёт зарплаты, звонки клиенту, чтобы рассказать, как продвигается работа. Однажды всё это начинает отнимать слишком много времени.

Часто на некоторые задачи, которые кажутся не первоочередными, просто нет времени. Некогда разобрать документы или обновить ПО, посчитать остатки на складе или найти новых поставщиков. Такие дела накапливаются, пожирают ваше время, деньги и нервы.

Выход есть: просто наведите в этом всём порядок. Звучит проще, чем есть на самом деле, но это можно сделать за один вечер. Составьте список регулярных дел в планере или календаре и напишите напротив каждой задачи, как часто её нужно выполнять и сколько времени она занимает.

А процесс планирования можно оптимизировать, если перевести его в цифровой формат. Здесь снова пригодится канбан‑доска, и сделать её можно даже в «Google Таблицах». Распределите в колонке «Сделать» задачи в порядке убывания важности с обозначением дат или составьте список для каждого дня на отдельных листах. Это помогает равномерно распределить нагрузку или назначить дела на те дни, когда другой работы поменьше.

С такой таблицей вы всегда будете в курсе, какой объём рутинных задач уже выполнен и какова ваша загрузка прямо сейчас. Даже если вы не на рабочем месте, доску со списком дел всегда можно открыть с телефона.

В Workzen тоже есть возможность создать канбан‑доску и в наглядной форме представить, что именно и когда нужно делать. Можно просматривать и выполненные задачи (это мотивирует двигаться вперёд).

4. Делегируйте

Вы — единственный руководитель бизнеса, а значит, ваше время бесценно. Есть задачи, которые можете выполнить только вы. Но их не так много, остальное же можно и нужно делегировать. Даже если технически вы можете и сами отремонтировать компьютер, помыть полы или отвезти заказы, это слишком дорого обойдётся вашему бизнесу.

Легче станет, если вы будете точно знать, сколько стоите в час. Например, в месяц ваша чистая прибыль составляет 100 000 рублей. Для удобства представим, что в месяце 20 рабочих дней по 8 часов. Значит, вы зарабатываете 625 рублей в час. Сравните теперь эту сумму со стоимостью работы клинера, курьера и других специалистов, которым можно было бы поручить кое‑какие вопросы.

Задачи, которые точно стоит делегировать:

• трудозатратные и не приносящие радости;
• требующие грубой силы;
• однообразные и рутинные.

Что именно можно делегировать:

• обслуживание техники;
• доставку, отправку, упаковку;
• ведение бухгалтерии;
• юридическое сопровождение;
• разовые задачи, которые вряд ли повторятся.

Что лучше не делегировать:

• принятие важных для бизнеса решений;
• стратегическое планирование;
• контроль выполнения важных этапов;
• найм персонала.

Конечное решение, безусловно, всегда за вами. Многое зависит от специфики бизнеса.

5. Упростите общение с клиентами

Ваши клиенты — это ваши работодатели. Но часто на них приходится тратить чересчур много времени.

Происходит это по двум причинам:

1. Вы изначально предоставляете слишком мало информации или не можете сразу ответить на все вопросы клиента.
2. Информация о заказчиках у вас в трёх разных мессенджерах, заметках на смартфоне, блокноте и стопке визиток.

Чтобы получать меньше одинаковых вопросов, обновите сайт и социальные сети, расскажите подробнее о своих товарах и услугах, добавьте фото и видео. Создайте также форму обратной связи, чтобы успеть подготовиться к разговору с клиентом.

Продвинутый уровень: закажите чат‑бота. Он сможет автоматически отвечать на сообщения в мессенджерах.

А чтобы эффективнее общаться с клиентами, держите их контакты в одном приложении или сервисе. К примеру, Workzen позволяет свести все коммуникации в одну точку, а добавление новой карточки клиента занимает минимум времени.

Информацию о клиентах можно связывать с задачами и заказами. Таким образом, вы всегда будете во всеоружии: в Workzen легко найти и данные людей, и цены, и дедлайны, и товары, и документы.

6. Анализируйте свою работу

Эффективность любого бизнеса — величина непостоянная. Иногда мы превосходим собственные ожидания, иногда ошибаемся. Чтобы сделать шаг вперёд, стоит вернуться назад и проанализировать, что сделано, а что нет.

Даже если вы работаете на себя и никто не требует от вас KPI, стоит ставить чёткие цели и достигать определённых результатов. Если же реальность не совпала с ожиданиями, нужно остановиться и понять, что пошло не так.

Нередко эффективность бизнеса падает не по вашей вине. К примеру, товар не доставили вовремя, ваш партнёр заболел, клиентов в праздники стало меньше. Это не ваши ошибки, но в следующий раз можно и минимизировать риск повторения. Например, найти нескольких поставщиков, подключить аутсорсинговую компанию, заранее заказать рекламу в социальных сетях.

Самое главное — не выгореть и не разочароваться в бизнесе, который пошёл на спад. Всё в ваших руках. Сделайте выводы, запишите на свой счёт тысячу очков опыта и двигайтесь дальше.

7. Запланируйте отдых

Отдых крайне важен, особенно когда работаешь на себя. Если вы отдаётесь любимому делу в режиме 24/7, ваших ресурсов не хватит надолго.

Лучше не рисковать. Запланируйте отдых заранее, делайте выходные, разрешайте себе отвлекаться на работу в отпуске, только если случился серьёзный форс‑мажор.

А если вы вынуждены работать, когда другие отдыхают? Вам же лучше. Объявите среду и четверг личными днями свободы и сэкономьте на путешествии в низкий сезон. Не пытайтесь работать, когда выручка вряд ли покроет затраты. Лучше отдохните и накопите сил, чтобы на пике сезона сорвать джек‑пот.

В конце концов, ваша цель — бизнес ради прибыли, а не ради самого бизнеса. А чтобы достичь этого, нужно правильно планировать рабочие процессы, постепенно оптимизировать и улучшать своё дело так, чтобы в итоге хорошо и много отдыхать.